Kontrola celno-skarbowa jest oficjalnym działaniem organów Krajowej Administracji Skarbowej, mającym na celu kompleksową weryfikację przestrzegania przepisów celnych, podatkowych, dewizowych oraz przeciwdziałanie przestępstwom skarbowym takim jak przemyt czy wyłudzenia podatkowe. Jej główne cele to:

• Zapewnienie legalności i prawidłowości obrotu towarowego na rynku krajowym i międzynarodowym,
• Monitorowanie i eliminowanie nielegalnych praktyk gospodarczych np. przemytu, fałszowania dokumentów, niewłaściwego ewidencjonowania sprzedaży,
• Zapewnienie wpływów budżetowych przez skuteczne egzekwowanie należności podatkowych i celnych,
• Ochrona interesów finansowych państwa oraz uczciwych przedsiębiorców.

Kontrola ta jest jednym z podstawowych narzędzi walki z nadużyciami w obszarze prawa gospodarczego i skarbowego.

Kontrola może rozpocząć się w dwóch trybach:

• Standardowo wszczęcie następuje z urzędu na podstawie oficjalnego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, które jest doręczane kontrolowanemu podmiotowi. Data doręczenia stanowi moment rozpoczęcia kontroli,
• W sytuacjach nagłych, gdy istnieje uzasadnione podejrzenie naruszenia przepisów i potrzeba pilnej interwencji, kontrola może być rozpoczęta od razu po okazaniu legitymacji służbowej funkcjonariusza. W takim przypadku upoważnienie musi zostać doręczone najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych od rozpoczęcia kontroli.

Warto podkreślić, że kontrola celno-skarbowa może zostać przeprowadzona często bez uprzedniego zawiadomienia, co odróżnia ją od niektórych innych postępowań kontrolnych.

Kontrola może być przeprowadzona w różnych lokalizacjach związanych z działalnością kontrolowanego:

• W siedzibie urzędu celno-skarbowego,
• W miejscu prowadzenia działalności gospodarczej, np. biurach, magazynach, fabrykach,
• W miejscach przechowywania ksiąg podatkowych lub innych dokumentów związanych z przedmiotem kontroli,
• Na granicach, w portach, w miejscach przewozu towarów,
• Nawet w lokalu mieszkalnym, jeśli istnieje podejrzenie, że znajdują się tam przedmioty, dokumenty lub towary związane z działalnością podlegającą kontroli.

Taka szeroka możliwość lokalizacji ma na celu dokładne i rzetelne zweryfikowanie stanu faktycznego i dokumentacji.

Funkcjonariusze przeprowadzający kontrolę mają szeroki wachlarz uprawnień, by skutecznie realizować swoje zadania. Mogą oni:

• Żądać udostępnienia wszelkich akt, ksiąg, ewidencji oraz dokumentów związanych z przedmiotem kontroli, w tym dokumentów elektronicznych,
• Wstępować i swobodnie poruszać się po nieruchomościach, budynkach, lokalach związanych z działalnością kontrolowanego,
• Dokonywać oględzin miejsc, towarów, urządzeń czy maszyn,
• Legitymować osoby oraz ustalać ich tożsamość w celu ważnym dla kontroli,
• Przesłuchiwać kontrolowanego oraz świadków,
• Zabezpieczać dowody oraz powoływać biegłych w celu wyjaśnienia specjalistycznych kwestii,
• W przypadkach uzasadnionych prawem przeszukiwać pomieszczenia i dokonywać zajęć, np. zabezpieczając dowody wykroczeń lub przestępstw.

Te uprawnienia pozwalają na kompleksowe i skuteczne prowadzenie kontroli.

Kontrola powinna zostać zakończona bez zbędnej zwłoki i zasadniczo nie przekraczać 3 miesięcy od jej wszczęcia. W wyjątkowych przypadkach ten termin może zostać przedłużony, jednak organ musi poinformować o tym kontrolowanego wraz z uzasadnieniem. Po zakończeniu czynności kontrolnych:

• Sporządza się protokół z najważniejszych czynności, takich jak oględziny, zabezpieczenie dowodów, przesłuchania,
• Opracowuje się wynik kontroli, który jest oficjalnym dokumentem kończącym tę procedurę kontroli celno-skarbowej,
• Wynik kontroli doręcza się kontrolowanemu podmiotowi i tym samym formalnie kończy się kontrolę.

Jeśli w wyniku kontroli ujawnione zostaną nieprawidłowości, organ ma prawo nałożyć sankcje (np. kary finansowe, konfiskatę towarów), a także rozpocząć dalsze postępowania, takie jak postępowanie podatkowe lub karne skarbowe.

Podmiot kontrolowany, jego pracownicy lub każda osoba współdziałająca mają obowiązek:

• Umożliwić organowi dostęp do wszystkich dokumentów, ksiąg i baz danych związanych z przedmiotem kontroli,
• Udzielić prywatnych pomieszczeń i miejsc związanych z prowadzoną działalnością, w tym magazynów i biur,
• Udzielać wyczerpujących i zgodnych z prawdą wyjaśnień na żądanie kontrolujących,
• Nie utrudniać i nie zakłócać przebiegu kontroli, a także stosować się do nakazów i zaleceń urzędników,
• W przypadku posiadania dokumentów obcojęzycznych dostarczyć ich tłumaczenia na język polski na żądanie,
• Przestrzegać terminów wynikających z wezwań kontrolujących, np. dotyczących korekt deklaracji podatkowych.

Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować sankcjami administracyjnymi lub karnymi.

Po zakończeniu kontroli kontrolowany otrzymuje:

• Protokoły z czynności istotnych dla sprawy, które można weryfikować i zgłaszać do nich uwagi,
• Oficjalny, pisemny wynik kontroli, który jest podstawą do dalszych postępowań, jeśli w wyniku kontroli wykryto nieprawidłowości.

Możliwe skutki kontroli to:

• Zakończenie sprawy bez negatywnych konsekwencji, jeśli nie wykazano naruszeń,
• Nałożenie korekt w rozliczeniach podatkowych i obowiązek dopłaty wraz z odsetkami,
• Nałożenie kar pieniężnych za naruszenia prawa,
• Konfiskata towarów niezgodnych z przepisami,
• Wszczęcie postępowań podatkowych lub postępowań karnych skarbowych prowadzących do sankcji karnych.

Kontrolowany ma prawo do złożenia zażaleń, odwołań i korzystania z pomocy prawnej.

Tak, osoba podlegająca kontroli ma prawo do:

• Samodzielnego uczestnictwa w czynnościach kontrolnych,
• Skorzystania z pełnomocnika, którym może być adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy,
• Składania wyjaśnień, uwag i zastrzeżeń dotyczących przebiegu kontroli oraz sporządzanych protokołów,
• Żądania przerwy w czynnościach kontrolnych dla przygotowania się lub konsultacji z doradcą,
• Obrony swoich praw zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym późniejszego odwołania się od decyzji wydanych na podstawie wyniku kontroli.

Posiadanie profesjonalnego pełnomocnika może znacząco ułatwić i zabezpieczyć interesy kontrolowanego.

Od momentu doręczenia upoważnienia do kontroli lub jej rozpoczęcia, kontrolowany ma 14 dni na:

• Dobrowolne skorygowanie błędów w deklaracjach podatkowych lub dokumentacji związanej z przedmiotem kontroli,
• Przygotowanie pełniejszych wyjaśnień i dokumentów wymaganych przez organy,
• Skorzystanie z porad prawnych lub podatkowych celem minimalizacji skutków ewentualnych błędów.

Dobrowolna korekta może skutkować odstąpieniem od wszczęcia dalszego postępowania podatkowego, jeśli usunie się nieprawidłowości. Jest to istotne prawo, które warto wykorzystywać w praktyce.

Zalecane kroki przygotowawcze to:

• Uporządkowanie i kompletacja wszystkich dokumentów księgowych, podatkowych i celnych według wymogów prawnych,
• Sprawdzenie zgodności dokumentacji z obowiązującymi przepisami oraz ich wewnętrznym stanem,
• Przeszkolenie osób odpowiedzialnych za kontakty z organami kontrolnymi, aby przygotować je do przekazywania prawidłowych informacji,
• Zapewnienie szybkiego i nieograniczonego dostępu do dokumentacji i zaplecza kontrolującemu,
• Konsultacja z doradcą prawnym lub podatkowym w celu przygotowania strategii postępowania na wypadek trudności,
• Weryfikacja, czy wszystkie ewidencje, rejestry kas fiskalnych i aspekty związane z dokumentacją akcyzową są prawidłowo prowadzone.

Dobre przygotowanie pozwala na sprawne przeprowadzenie kontroli i ograniczenie ryzyka negatywnych konsekwencji.