Kontrola celno-skarbowa to czynności prowadzone przez Krajową Administrację Skarbową (naczelnika urzędu celno-skarbowego), których celem jest sprawdzenie, czy rozliczenia podatkowe i czynności celne są zgodne z przepisami. Obejmuje zarówno weryfikację dokumentów i ewidencji, jak i czynności w terenie, oględziny czy przesłuchania.

W praktyce kontrola dotyka obszarów takich jak VAT, CIT, PIT, akcyza, cło, pochodzenie towarów, klasyfikacja taryfowa czy wartości celne. Dla przedsiębiorcy to moment podwyższonego ryzyka finansowego i wizerunkowego, dlatego kluczowe jest szybkie uporządkowanie dokumentów i zapewnienie profesjonalnej reprezentacji.

Standardem jest wszczęcie na podstawie upoważnienia doręczonego przedsiębiorcy. W sytuacjach nagłych funkcjonariusze mogą rozpocząć czynności po okazaniu legitymacji służbowej, a upoważnienie doręczane jest w krótkim, ustawowym terminie. W pewnych przypadkach zawiadomienie przed terminem nie jest wymagane, zwłaszcza gdy groziłoby to udaremnieniem celu kontroli.

Dla firmy oznacza to, że warto mieć gotowe procedury „na wejście” – wyznaczyć osobę kontaktową, przygotować pokój do pracy kontrolujących, zorganizować dostęp do systemów księgowych oraz listę wymaganych dokumentów do szybkiego wydania.

Co do zasady kontrola powinna zakończyć się w ciągu kilku miesięcy od wszczęcia, przy czym organ może przedłużyć termin po podaniu przyczyn. Czas trwania zależy od skali działalności, ilości danych, konieczności zasięgnięcia opinii biegłych lub uzyskania informacji międzynarodowych.

Dobrą praktyką po stronie przedsiębiorcy jest prowadzenie „dziennika kontroli” z rejestrem przekazywanych dokumentów, terminów i pytań, co ułatwia zarządzanie ryzykiem oraz przygotowanie ewentualnych zastrzeżeń do protokołu.

Kontrola może toczyć się w siedzibie firmy, w miejscu przechowywania dokumentów i towarów, w urzędzie, a w uzasadnionych przypadkach również w lokalu mieszkalnym wykorzystywanym do działalności. W branżach handlu zagranicznego częste są czynności w magazynach, terminalach czy na granicach i w portach.

Warto zawczasu przygotować stanowiska pracy dla kontrolujących, bezpieczny i kontrolowany dostęp do danych księgowych oraz wskazać osoby upoważnione do udzielania informacji, tak aby nie dochodziło do nieporozumień ani nieuprawnionego ujawnienia danych.

Funkcjonariusze mogą żądać dokumentów, wglądu do systemów i nośników danych, wchodzić do pomieszczeń, prowadzić oględziny, zabezpieczać dowody, przesłuchiwać świadków i powoływać biegłych. W określonych przypadkach dopuszczalne są przeszukania i zajęcia rzeczy istotnych dla sprawy.

Zakres uprawnień jest szeroki, ale podlega przepisom i kontroli sądowej. Przedsiębiorca ma prawo prosić o okazanie upoważnień, weryfikować zakres kontroli, a także zgłaszać zastrzeżenia co do sposobu przeprowadzania czynności, jeżeli naruszają one jego prawa.

Masz prawo do informacji o wszczęciu i zakresie kontroli, prawo do działania przez pełnomocnika, składania wyjaśnień i wniosków dowodowych, wglądu do akt sprawy w odpowiednim stadium oraz zgłaszania zastrzeżeń do protokołów i wyników.

Skorzystanie z pomocy profesjonalnego pełnomocnika już od pierwszego dnia ułatwia pilnowanie terminów, formy i treści korespondencji, a także ogranicza ryzyko niepotrzebnych oświadczeń, które mogłyby zostać wykorzystane przeciwko przedsiębiorcy.

Jesteś zobowiązany do udostępnienia dokumentów i danych, zapewnienia dostępu do pomieszczeń i systemów, udzielania rzetelnych wyjaśnień oraz dotrzymywania terminów. Nie wolno utrudniać czynności kontrolnych ani niszczyć lub ukrywać dokumentacji.

W praktyce oznacza to konieczność szybkiej organizacji materiałów, wskazania opiekuna po stronie firmy, który koordynuje przepływ informacji, oraz prowadzenia jednoznacznej komunikacji, najlepiej pisemnej lub w obecności pełnomocnika.

Po zakończeniu otrzymujesz protokół lub wynik kontroli, zawierający ustalenia i ewentualne nieprawidłowości. Skutki mogą obejmować brak zarzutów, obowiązek złożenia korekt deklaracji i dopłatę podatku wraz z odsetkami, kary pieniężne, zabezpieczenie towarów lub wszczęcie postępowań podatkowych bądź karnych skarbowych.

To kluczowy moment na analizę ustaleń i przygotowanie merytorycznych zastrzeżeń. Dobrze uzasadnione stanowisko, poparte dokumentami i opiniami, często pozwala ograniczyć konsekwencje, a niekiedy doprowadzić do uchylenia niekorzystnych rozstrzygnięć w dalszym toku instancji.

Tak, co do zasady możesz złożyć korektę rozliczeń po zakończeniu kontroli. W praktyce przyjmuje się, że im szybciej tym lepiej, zwykle w ciągu kilkunastu dni od doręczenia wyników, aby ograniczyć ryzyko sankcji i pokazać dobrą wolę usunięcia nieprawidłowości.

Przed złożeniem korekty przeanalizuj podstawy prawne i dowody, policz dokładnie skutki finansowe, przygotuj uzasadnienie oraz zadbaj o kompletność dokumentów. W sprawach z elementem celnym zwróć uwagę na klasyfikację towarów, wartości celne i pochodzenie – to typowe źródła rozbieżności.

Profesjonalny zespół przygotowuje przedsiębiorcę do kontroli, tworzy plan działań, reprezentuje w kontaktach z organami, uczestniczy w przesłuchaniach i oględzinach, porządkuje dokumentację, przygotowuje zastrzeżenia i korekty oraz prowadzi spory przed sądami administracyjnymi. W sprawach wymagających szybkiej interwencji, jak blokady rachunków czy zabezpieczenia, kluczowa jest natychmiastowa reakcja i odpowiednie wnioski.

W praktyce wsparcie polega również na bieżącym doradztwie procesowym, szkoleniu pracowników przed czynnościami, weryfikacji ryzyk w VAT, akcyzie i cle, a także na koordynacji komunikacji wewnątrz firmy, by wszystkie odpowiedzi były spójne, precyzyjne i udokumentowane.