Kontrola celno-skarbowa bez zapowiedzi – czy urząd musi Cię uprzedzić? Fakty i mity o wszczęciu kontroli KAS

Kontrola celno-skarbowa bez zapowiedzi – czy urząd musi Cię uprzedzić? Fakty i mity o wszczęciu kontroli KAS

W świecie podatków i prawa nie ma miejsca na improwizację. A jednak… kontrola celno-skarbowa potrafi zaskoczyć przedsiębiorcę jak grom z jasnego nieba. Wchodzisz do biura, parzysz kawę, a tu – „dzień dobry, służba celno-skarbowa, jesteśmy z KAS, przyszliśmy na czynności kontrolne”. Brzmi jak kiepski żart? Niestety – dla wielu firm w Polsce to codzienność. W tym artykule rozwiejemy najczęstsze mity i pokażemy Ci, co naprawdę wolno organom kontrolującym, kiedy muszą zapowiedzieć swoją wizytę, a kiedy nie mają takiego obowiązku. Wyjaśnimy też, jak się bronić, gdy procedura została złamana.

Kontrola celno-skarbowa – czy musisz dostać zawiadomienie?

Zacznijmy od podstaw. Kluczowe pytanie: czy kontrola celno-skarbowa musi być zapowiedziana? W większości przypadków – nie. Przepisy ustawy o KAS (czyli ustawy z dnia 23kontroli bez wcześniejszego zawiadomienia. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy podejrzewa się nieprawidłowości w zakresie podatkowym, np. fałszowanie deklaracji, ukrywanie dochodów, oszustwa związane z VAT czy wywozem towarów w obrocie międzynarodowym.

Zgodnie z mową w art. 62 ust. 1 ustawy o KAS, kontrola celno-skarbowa może być wszczęta na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli – i to wystarczy. W większości przypadków naczelnik urzędu celno-skarbowego nie ma obowiązku informowania o zamiarze przeprowadzenia kontroli. W praktyce oznacza to jedno: musisz być gotów zawsze.

Wyjątki, czyli kiedy zawiadomienie jednak się należy

Nie zawsze jednak Krajowa Administracja Skarbowa może działać z zaskoczenia. W niektórych przypadkach, wynikających wprost z przepisów ustawy, kontrola powinna być zapowiedziana. Dotyczy to np. kontroli podatkowej w trybie Ordynacji podatkowej (czyli tej „zwykłej”), a nie kontroli celno-skarbowej. Wówczas obowiązuje zasada uprzedniego zawiadomienia – co najmniej 7 dni przed planowanym wszczęciem kontroli. Jednak nawet w takim przypadku… nie jest to reguła bez wyjątków.

W sytuacjach nagłych, np. gdy istnieje uzasadnione podejrzenie, że przedsiębiorca będzie chciał ukryć dowody, sfałszować dokumenty albo wywieźć towary podlegające ograniczeniom lub zakazom, naczelnik urzędu może zdecydować o pominięciu zawiadomienia. Wtedy też wchodzi w grę tzw. upoważnienie do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej, które wręczane jest w dniu wszczęcia kontroli.

Kogo, kiedy i jak można kontrolować?

Zakres kontroli celno-skarbowej jest naprawdę szeroki. KAS może kontrolować nie tylko przedsiębiorców, ale i osoby fizyczne, jeśli wykonują czynności mające znaczenie podatkowe. Zgodnie z ustawą, do czynności podlegających kontroli należy m.in. prowadzenie lub przechowywanie ksiąg podatkowych, wystawianie faktur, rozliczenia z kontrahentami, a także działania związane z przywozem i wywozem towarów na teren Rzeczypospolitej Polskiej towarów podlegających ograniczeniom.

Co ważne, kontrola celno-skarbowa w Polsce obejmuje też m.in. gier hazardowych, obrót paliwami, alkoholem, wyrobami akcyzowymi, a także wszystko to, co związane z obrotem między obszarem celnym Unii Europejskiej a państwami trzecimi. Słowem: jeśli Twoja działalność choćby ociera się o którykolwiek z tych obszarów – bądź czujny!

Jak wygląda procedura kontroli celno-skarbowej?

W praktyce procedura wygląda następująco: pojawia się służba celno-skarbowa, przedstawia upoważnienie do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej i… działa. Nie musisz podpisywać żadnych dokumentów, żeby kontrola była ważna. W świetle przepisów, wszczęcie kontroli celno-skarbowej następuje z chwilą okazania upoważnienia.

Co ciekawe – nie ma obowiązku doręczenia zawiadomienia, jeśli kontrola dotyczy np. gier hazardowych albo gdy podmiot prowadzi działalność sezonową. W takich przypadkach naczelnik urzędu celno-skarbowego może działać z zaskoczenia. Podobnie w przypadku, gdy kontrolowana osoba lub firma była już raz zawiadomiona w terminie 14 dni, ale kontrola nie została jeszcze wszczęta.

Korekta deklaracji – kiedy można naprawić błędy?

Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: „czy mogę dokonać korekty deklaracji po wszczęciu kontroli celno-skarbowej?”. Odpowiedź brzmi: nie zawsze. Przed wszczęciem kontroli można bez przeszkód składać korekty. Po jej wszczęciu – ten przywilej zostaje zawieszony. Dlaczego? Bo teraz to KAS bada, czy Twoje rozliczenia są poprawne.

Jeśli mimo to chcesz poprawić błędy, musisz poczekać na wynik kontroli. Po jego otrzymaniu masz możliwość działania – ale już w ramach postępowania podatkowego. Wtedy korekta może być uwzględniona, ale nie zawsze uchroni przed sankcjami.

Jak się bronić, gdy kontrola została przeprowadzona niezgodnie z przepisami?

Zdarzają się przypadki, gdy kontrola celno-skarbowa została przeprowadzona z naruszeniem procedur. Brak upoważnienia, złamanie przepisów dotyczących zawiadomienia, nieprawidłowy skład zespołu kontrolnego – to tylko kilka przykładów. Co wtedy?

Masz prawo do złożenia zażalenia, wniosku o wyłączenie kontrolera, a także wniesienia skargi na działania organów. W niektórych przypadkach skuteczne może być podważenie dowodów zebranych podczas kontroli. Warto tu działać szybko i z pomocą doświadczonego pełnomocnika, który zna niuanse ustawy o KAS i procedury.

Co powinno znaleźć się w dokumentacji z kontroli?

Na zakończenie kilka słów o formalnościach. Zakończenie kontroli celno-skarbowej wiąże się z obowiązkiem przekazania Ci protokołu. Znajdziesz tam opis przeprowadzonych działań, ustalenia, a także – jeśli to konieczne – wezwanie do złożenia korekty deklaracji lub wszczęcia postępowania podatkowego. Protokół musi być podpisany przez kontrolujących oraz osobę reprezentującą firmę. Masz prawo zgłosić do niego swoje zastrzeżenia w terminie 14 dni.

Jak zakończyć kontrolę celno-skarbową bez strat?

Najlepiej? Z pełnym sukcesem – czyli bez korekty, bez sankcji i bez kary. Jak to osiągnąć? Przede wszystkim: prowadź księgi starannie, składaj rzetelne deklaracje, płać podatki w terminie i… bądź gotów na kontrolę każdego dnia. Jeśli już do niej dojdzie – nie panikuj. Współpracuj, ale też bądź czujny. Znajomość swoich praw i obowiązków to Twoja tarcza.

A jeśli masz wątpliwości? Skontaktuj się z doradcą podatkowym lub prawnikiem wyspecjalizowanym w kontrolach celno-skarbowych. Bo w gąszczu przepisów i wyjątków naprawdę łatwo się pogubić – a konsekwencje błędów bywają kosztowne.