Kontrola celno-skarbowa i podatkowy ból głowy członka zarządu – jak się bronić po kontroli podatkowej służby celno-skarbowej w Polsce?

W polskiej rzeczywistości gospodarczej kontrola to chleb powszedni każdej większej spółki. Ale kiedy do gry wchodzi kontrola celno-skarbowa, serca członków zarządu biją szybciej. Dlaczego? Bo może się okazać, że nawet jeśli to spółka coś zawaliła, to odpowiedzialność karną skarbową poniesie indywidualnie konkretny człowiek – najczęściej prezes lub inny członek zarządu. W tym artykule przyjrzymy się, na czym polega ta odpowiedzialność, co wynika z kontroli podatkowej oraz jak się skutecznie bronić, gdy na horyzoncie pojawi się służba celno-skarbowa.

Kontrola celno-skarbowa – kto, kiedy i po co?

Przede wszystkim: kontrola celno-skarbowa to narzędzie dość ostre. Służy do wykrywania nieprawidłowości w obszarze szeroko pojętego prawa podatkowego, ale też prawa celnego i przepisów o gier hazardowych. Organy kontrolne – w tym przypadku głównie naczelnik urzędu celno-skarbowego – mają szerokie uprawnienia. Mogą m.in. przeprowadzać niezapowiedziane wizyty, przeszukiwać dokumenty, zabezpieczać majątek czy wzywać do składania wyjaśnień.

Warto pamiętać, że kontrola tego typu jest przeprowadzana na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, które zawiera zakres, czas i przedmiot czynności. Często obejmuje m.in. prowadzenia lub przechowywania ksiąg podatkowych, obrót towarami, a nawet kwestie związane z wywozem towarów w obrocie z krajów trzecich.

Wszczęcia kontroli – jak to wygląda w praktyce?

Zazwyczaj kontrola zaczyna się niespodziewanie. Przedsiębiorca zostaje poinformowany o wszczęciu postępowania przez funkcjonariuszy urzędu celno-skarbowego. W teorii możliwe jest wcześniejsze zawiadomienie, ale praktyka pokazuje, że nie zawsze tak się dzieje. Szczególnie w przypadkach, gdzie istnieje podejrzenie celowego działania na szkodę Skarbu Państwa.

Od tego momentu każdy członek zarządu powinien mieć się na baczności – kontrola może bardzo szybko przybrać kierunek odpowiedzialności osobistej. A ta, wbrew pozorom, wcale nie musi dotyczyć tylko prezesów i dyrektorów finansowych – wystarczy, że ktoś podpisywał się pod dokumentami, a jego podpis był podstawą późniejszych rozliczeń.

Kontrola celno-skarbowa w Polsce a odpowiedzialność karna skarbowa członka zarządu

Przechodzimy do sedna sprawy. W polskiej praktyce podatkowej członek zarządu może ponieść odpowiedzialność karną skarbową nawet wtedy, gdy sam nie uzyskał żadnych korzyści finansowych. Wystarczy, że nie dopełnił ciążących na nim obowiązków. Co to znaczy? Otóż ustawa o Kodeksie karnym skarbowym (KKS) wskazuje, że odpowiedzialność może ponieść osoba, która nie zapewniła należytego nadzoru nad wykonaniem obowiązków podatkowych.

Co ciekawe, w wielu przypadkach to właśnie członek zarządu zostaje uznany za osobę odpowiedzialną za tzw. czynności kontrolne, co oznacza, że może odpowiadać z tytułu niedopełnienia obowiązków nawet wtedy, gdy bezpośrednio nie uczestniczył w sporządzaniu dokumentacji.

Procedura postawienia zarzutów – jak wygląda droga od kontroli do aktu oskarżenia?

Droga ta bywa długa, ale nieuchronna. Po zakończeniu kontroli celno-skarbowej – czyli po sporządzeniu tzw. wyniku kontroli – jeśli wykryto nieprawidłowości, organ może wszcząć postępowanie podatkowe lub od razu złożyć zawiadomienie do prokuratury. Wtedy wkracza nie tylko służba celno-skarbowa, ale i prokurator, który bada, czy doszło do przestępstwa skarbowego lub wykroczenia.

Osoba, która była odpowiedzialna za obszary objęte kontrolą celno-skarbową, może wtedy usłyszeć zarzuty. A jeśli organy uznają, że zaniechania były zawinione, może skończyć się to nie tylko grzywną, ale i karą pozbawienia wolności.

Zakończenie kontroli celno-skarbowej – co dalej i jak się bronić?

Jeśli jesteś członkiem zarządu i właśnie dowiedziałeś się, że Twoja spółka ma wynik kontroli z negatywnym wydźwiękiem, nie panikuj – ale też nie zwlekaj. Od tego momentu każda Twoja decyzja ma znaczenie. Oto kilka kluczowych kroków:

• Przeanalizuj dokładnie zakres kontroli celno-skarbowej – czy obejmował obszar, za który odpowiadasz?
• Sprawdź, czy w dokumentacji znalazły się Twoje podpisy lub inne elementy wskazujące na Twoją decyzyjność.
• Rozważ złożenie korekty deklaracji, jeśli jeszcze nie rozpoczęto postępowania karnego.
• Skorzystaj z prawa do odmowy składania wyjaśnień – masz takie uprawnienie.
• Nie działaj sam – natychmiast skonsultuj się z prawnikiem, najlepiej specjalizującym się w prawie podatkowym i karno-skarbowym.

Celno-skarbowa w Polsce – jak działa i czego się spodziewać?

Warto wiedzieć, że służba celno-skarbowa w Polsce działa w ramach krajowej administracji skarbowej, a jej celem jest nie tylko odzyskanie należności, ale też zwalczać przestępstwa i wykroczenia skarbowe. Ich działania są coraz bardziej zautomatyzowane, oparte na analizie ryzyka i danych z wielu źródeł. Przedsiębiorcy nie są już tylko losowo wybranymi „ofiarami” – kontrola bywa dziś poprzedzona analizą danych z ZUS, banków, urzędów skarbowych czy nawet portali społecznościowych.

Jakie obowiązki ma członek zarządu i kiedy odpowiada?

Podstawowa zasada? Członek zarządu odpowiada wtedy, gdy można mu przypisać winę za niedopełnienie obowiązków wynikających z przepisów. Może to być np. nieprzekazanie księgowości właściwych dokumentów, akceptacja podejrzanych faktur, brak nadzoru nad zespołem lub po prostu… nieprzejrzystość struktur. Z punktu widzenia prawa podatkowego, każda z tych sytuacji może stanowić podstawę do uznania winy.

Kontrola celno-skarbowa – jak się przygotować?

Nie ma jednej złotej recepty, ale kilka rzeczy warto zrobić jeszcze przed pojawieniem się kontrolerów. Oto one:

1. Przygotuj procedury – opisane, działające, aktualne.
2. Wdroż system compliance – nawet prosty, ale działający.
3. Regularnie kontroluj obszary wysokiego ryzyka – np. obrót gotówkowy, umowy z kontrahentami zagranicznymi, raportowanie podatkowe.
4. Szkol zarząd i pracowników – niech wiedzą, jak postępować w razie kontroli.

Podsumowanie? Nie tym razem – zostawiamy Ci decyzję

Czy jako członek zarządu jesteś bez szans? Nie. Ale musisz działać rozsądnie, szybko i z głową. Bo w przypadku kontroli celno-skarbowej, każda decyzja – a czasem nawet brak decyzji – może Cię kosztować nie tylko pieniądze, ale też wolność. Jeśli Twoja spółka jest podmiotem objętym kontrolą podatkową, nie licz na to, że „jakoś to będzie”. Kontrola nie jest fikcją. To realna procedura, która może mieć bardzo dotkliwe konsekwencje.