Kontrola celno-skarbowa w Polsce – jak wygląda kontrola podatkowych rozliczeń VAT i co sprawdza służba celno-skarbowa?

Nie ma chyba przedsiębiorcy, który spałby spokojnie na wieść o tym, że jego firmę odwiedzi służba celno-skarbowa. Dla wielu to słowo-klucz brzmi jak wyrok, a jednak – jak pokazuje praktyka – kontrola celno-skarbowa nie musi oznaczać końca świata. Wprost przeciwnie. Dobrze przeprowadzona, przygotowana i rozumiana kontrola podatkowa może pomóc w uporządkowaniu spraw podatkowych i zminimalizowaniu ryzyk. Pytanie tylko: jak wygląda taka kontrola w praktyce i na co urzędnicy zwracają baczną uwagę?

Na czym polega kontrola celno-skarbowa?

Kontrola celno-skarbowa to szczególny typ kontroli, której celem jest weryfikacja rzetelności deklaracji i rozliczeń składanych przez podatników. Umożliwia organom urzędu celno-skarbowego ocenę, czy przedsiębiorca poprawnie wykonał swoje obowiązki podatkowye. Co ważne – może ona być wszczęta bez wcześniejszego zawiadomienia, co znacznie różni ją od klasycznej kontroli podatkowej.

Na gruncie przepisów ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, kontrola celno-skarbowa ma bardzo szeroki zasięg. Może objąć m.in. czynności podlegających kontroli związane z rozliczeniem VAT, akcyzy, podatku CIT, PIT, a także przepisami prawa celnego. Jej celem jest nie tylko sprawdzenie poprawności, ale też zapobieganie i przeciwdziałanie oszustwom – czyli mówiąc potocznie: urzędnicy mają zwalczać to, co „pachnie wałem”.

Jak wygląda procedura wszczęcia kontroli celno-skarbowej?

Wszczęcia kontroli nie da się przewidzieć z zegarkiem w ręku. Może wydarzyć się w każdej chwili – w ramach tzw. analizy ryzyka, czyli wewnętrznych algorytmów stosowanych przez organy krajowej administracji skarbowej. Co ciekawe, urzędnicy mogą pojawić się w firmie bez zapowiedzi i od razu rozpocząć czynności kontrolne. Nie jest wymagane wcześniejsze zawiadomienie, co bywa sporym szokiem dla wielu przedsiębiorców.

Sama procedura rozpoczyna się od okazania legitymacji i upoważnienia przez naczelnika urzędu celno-skarbowego. Następnie kontrolowany podmiot powinien udostępnić dokumentację księgową i umożliwić wgląd w dane firmowe. Oczywiście – wszystko w granicach prawa i z poszanowaniem zasady proporcjonalności.

Zakres kontroli celno-skarbowej – na co patrzy KAS?

Zakres kontroli celno-skarbowej zależy od celu wizyty. W przypadku VAT, urzędnicy często skupiają się na kilku kluczowych obszarach. To właśnie tam najczęściej dochodzi do nieprawidłowości. Co znajduje się na celowniku?

• poprawność faktur sprzedażowych i zakupowych
• rejestracja do VAT i przesyłanie JPK_VAT
• odliczenia podatku naliczonego – czy były zgodne z przepisami
• czy podmiot w ogóle miał prawo do odliczeń (np. przy zakupach prywatnych)
• weryfikacja kontrahentów – czy nie są „słupami”
• powiązania kapitałowe lub osobowe – które mogą wpływać na rozliczenia

Nie ma tu miejsca na domysły. Kasa nie działa na chybił-trafił – analiza danych z systemów skarbowych oraz dostęp do informacji z ZUS, CEIDG, KRS, banków czy systemów międzynarodowych to potężne narzędzia. Urzędnicy mogą składać pytania, analizować e-maile, a nawet przesłuchiwać pracowników.

Co może być przedmiotem kontroli i jak się przygotować?

W ramach kontroli celno-skarbowej kontrolowany może spodziewać się badania nie tylko faktur, ale też deklaracji VAT, korekt, ewidencji, korespondencji z kontrahentami, dokumentacji magazynowej, przelewów bankowych czy umów. Wszystko, co może mieć wpływ na rozliczenia podatkowye – może zostać objęte analizą.

Jak się przygotować? Przede wszystkim – mieć porządek w papierach. To banał, ale działa. Sprawdź, czy faktury są kompletne, czy deklaracje zostały złożone w terminie i czy nie zalegasz z żadnym obowiązkiem wobec urzędu celno-skarbowego. Jeśli masz wątpliwości co do poprawności odliczeń – warto złożyć korektę przed kontrolą. Złożenia korekty deklaracji zanim kontrola się zacznie, może uratować firmę przed sankcjami.

Jak przebiega kontrola i jakie masz prawa?

W czasie kontroli celno-skarbowej masz prawo do obecności, do składania wyjaśnień i wniosków dowodowych. Możesz korzystać z pomocy pełnomocnika – najlepiej prawnika z doświadczeniem w sprawach podatkowych. Masz też prawo do protokołu z czynności kontrolnych i możliwości złożenia uwag.

Nie bój się pytać! Jeśli coś jest niejasne – urzędnik ma obowiązek wyjaśnić, jakie działania podejmuje i na jakiej podstawie. Pamiętaj – naczelnik urzędu działa w granicach prawa. Każda kontrola musi być prowadzona z poszanowaniem przepisów i nie może naruszać Twoich praw.

Co po zakończeniu – czyli zakończenie kontroli celno-skarbowej

Zakończenie kontroli celno-skarbowej nie zawsze oznacza spokój. Urzędnicy sporządzają protokół, w którym opisują wynik kontroli. Może on zawierać informacje o uchybieniach, nieprawidłowościach i ewentualnych sankcjach.

Jeśli wszystko przebiegło zgodnie z przepisami – świetnie! Jeśli jednak pojawiły się zastrzeżenia, przedsiębiorca może podjąć działania obronne: złożyć korekty, odwołania, a nawet – w razie konieczności – rozpocząć postępowanie podatkowe. I tu znów – warto mieć prawnika pod ręką. Bo od wyniku kontroli może zależeć przyszłość firmy.

Dlaczego warto się nie bać, a przygotować?

Kontrola to nie koniec świata – to tylko procedura. Jeśli jesteś uczciwym przedsiębiorcą, nie chowasz niczego pod dywan i działasz zgodnie z przepisami prawa podatkowego i prawa celnego – możesz przejść przez nią suchą nogą. Co więcej – czasami warto nawet samodzielnie zaproponować przeprowadzenie kontroli, jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma nie ma zaległości wobec fiskusa.

Zadbaj o dobrą dokumentację, korzystaj z usług profesjonalistów, trzymaj się terminów i nie bój się pytać – a kontrola podatkowa nie będzie dla Ciebie koszmarem, tylko kolejnym punktem w kalendarzu.