Kto odpowiada za błędy księgowego? Kontrola, kontrola celno-skarbowa i podatkowy chaos – jak się zabezpieczyć przed kontrolą podatkową służby celno-skarbowej? Kontrola celno-skarbowa w Polsce bez tajemnic!

Co może pójść nie tak, kiedy Twoja firma zostaje objęta kontrolą celno-skarbową? Jeśli korzystasz z usług biura rachunkowego, być może zakładasz, że „to nie Twój problem”. Ale nic bardziej mylnego! W praktyce to właśnie przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za wszelkie błędy księgowe, które wyjdą na jaw w toku kontroli podatkowej. Nawet jeśli to nie Ty je popełniłeś. W tym artykule rozprawiamy się z popularnymi mitami, wyjaśniamy, kto faktycznie odpowiada za błędy w dokumentacji i – co najważniejsze – podpowiadamy, jak się skutecznie przed tym kontrolnym zamieszaniem zabezpieczyć.

Kontrola celno-skarbowa – co to właściwie jest?

Kontrola celno-skarbowa to nic innego jak specjalna forma kontroli przeprowadzanej przez służbę celno-skarbową, której celem jest zwalczanie oszustw i nieprawidłowości podatkowych. Działa na podstawie ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej i może być prowadzona zarówno wobec osób fizycznych, jak i spółek. W praktyce, zakres kontroli celno-skarbowej obejmuje bardzo szeroki katalog – od VAT i CIT, przez akcyzę, po prawa celnego i dokumentację związaną z handlem międzynarodowym.

Co ważne, naczelnik urzędu celno-skarbowego może wszcząć kontrolę bez wcześniejszego uprzedzenia, co często zaskakuje przedsiębiorców. Co więcej, w toku czynności kontrolnych urzędnicy mogą przeszukiwać pomieszczenia, przejmować dokumentację, a nawet zabezpieczać mienie.

Wszczęcia kontroli – czyli jak zaczyna się kontrola celno-skarbowa w Polsce?

W teorii wszystko wygląda całkiem formalnie. Zazwyczaj kontrola zaczyna się od doręczenia zawiadomienia o wszczęciu kontroli. Ale nie daj się zwieść pozorom. W przypadku kontroli celno-skarbowej organy nie muszą wysyłać zawiadomienia wcześniej – mogą wkroczyć bez ostrzeżenia. Decyzję o przeprowadzenia kontroli podejmuje naczelnik urzędu celno-skarbowego, a przeprowadzać ją mogą funkcjonariusze z odpowiednim uprawnieniem.

W trakcie kontroli, urzędnicy mogą kontrolować wszelkie dokumenty podatkowe, księgowe, celne i inne związane z działalnością firmy. Celem jest wykazanie, czy doszło do naruszeń prawa podatkowego lub prawa celnego. Jeśli coś się nie zgadza – czeka Cię potężna kasa do zapłacenia!

Kiedy błędy księgowego mogą zrujnować Twoją firmę?

Wyobraź sobie sytuację: kontrola celno-skarbowa wykazuje, że przez dwa lata odliczałeś VAT od faktur, które nie mają podstaw. Dokumenty wystawił kontrahent-widmo, a Ty – nieświadomie – wprowadzałeś dane do systemu. Kto ponosi odpowiedzialność? Ty czy biuro rachunkowe?

W świetle prawa, odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe zawsze spoczywa na podatniku – czyli najczęściej na przedsiębiorcy. Nawet jeśli to biuro rachunkowe popełniło błąd, a Ty zaufałeś jego profesjonalizmowi – to Ty musisz ponieść skutki wyniku kontroli. A ten może być bolesny: korekty deklaracji, sankcje, grzywny, a czasem i postępowanie karne skarbowe.

Jakie prawa przysługują przedsiębiorcy w toku kontroli?

Mimo wszystko nie jesteś całkowicie bezbronny. Masz prawo do:

• żądania okazania legitymacji i upoważnienia do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej,
• uczestniczenia w czynnościach kontrolnych,
• dostarczania wyjaśnień i dokumentów,
• złożenia korekty deklaracji – o ile nastąpi to przed zakończeniem postępowania podatkowego,
• odwołania od decyzji organu (w przypadku zakończenia kontroli ustaleniem zaległości).

Warto znać swoje uprawnienia i korzystać z nich w sposób świadomy. To często może zmniejszyć potencjalne straty i poprawić Twoją pozycję wobec naczelnika urzędu.

Jak się zabezpieczyć przed skutkami błędów biura rachunkowego?

Poniżej znajdziesz praktyczne sposoby na to, jak uchronić się przed finansową katastrofą w razie błędów osoby kontrolującej Twoją dokumentację:

1. Sprawdź umowę z biurem rachunkowym – czy zawiera zapisy o odpowiedzialności cywilnej za błędy? Jeśli nie – czas na renegocjacje.
2. Wymagaj posiadania OC – profesjonalne biuro rachunkowe powinno mieć polisę od odpowiedzialności cywilnej. Poproś o numer polisy i zakres ochrony.
3. Nie bój się audytu – raz w roku warto zlecić niezależną kontrolę dokumentacji, zwłaszcza przed spodziewanym przeprowadzeniem kontroli.
4. Prowadź własną ewidencję – nawet podstawowa znajomość Twoich obowiązków podatkowych może pomóc szybko wychwycić oczywiste błędy.
5. Reaguj na nieprawidłowości – jeśli coś nie gra, nie czekaj. Podmiot, który sam zauważy i zgłosi błąd przed kontrolą celno-skarbową, ma szansę na łagodniejsze potraktowanie.

Procedura zakończenia kontroli celno-skarbowej – co dalej?

Po zakończeniu czynności kontrolnych, naczelnik urzędu celno-skarbowego sporządza protokół. Zawiera on ustalenia i rekomendacje, które mogą stać się podstawą do wszczęcia postępowania podatkowego. W zależności od wyniku kontroli, możesz zostać zobowiązany do zapłaty podatku, odsetek, a nawet ukarany grzywną.

Masz jednak prawo do ustosunkowania się do protokołu, a także złożenia korekty deklaracji, jeśli błędy wyniknęły z niedopatrzenia. Warto w tym momencie działać szybko i skorzystać z pomocy profesjonalisty, np. doradcy podatkowego lub adwokata.

Celno-skarbowa w Polsce – czy biura rachunkowe są kontrolowane?

To pytanie pojawia się coraz częściej. Owszem, urzędy celno-skarbowe mogą kontrolować również same biura rachunkowe – ale tylko w ograniczonym zakresie. Ich głównym celem jest jednak przedsiębiorca, który jako podatnik odpowiada za wszystko, co znajduje się w jego deklaracjach. W praktyce więc to Ty jesteś na świeczniku, nawet jeśli błędy wynikają z cudzych działań.

Przejmij kontrolę zanim zrobi to służba celno-skarbowa!

Kontrola celno-skarbowa nie musi oznaczać końca świata, ale może solidnie zatrząść Twoim biznesem. Warto znać swoje uprawnienia, rozumieć procedury, a przede wszystkim – mieć pełną świadomość, kto i za co naprawdę odpowiada. Nawet najlepiej wyglądająca faktura może być tykającą bombą, jeśli nie zadbasz o własne interesy.

Chcesz spać spokojnie? Zadbaj o dobrą umowę z księgowym, miej rękę na pulsie i nie daj się zaskoczyć, kiedy kontrola podatkowa zapuka do Twoich drzwi. Bo wtedy liczy się każda minuta. I każda cyfra.