Błędy zgłoszeń SENT i geofencing – odpowiedzialność przewoźnika vs. nadawcy

17.11.2025

System SENT (System Elektronicznego Nadzoru Transportu) wprowadzony w 2017 roku zrewolucjonizował monitoring przewozu towarów wrażliwych na terenie Polski. Jednak pomimo kilku lat funkcjonowania systemu, przedsiębiorcy nadal borykają się z licznymi wątpliwościami dotyczącymi poprawności zgłoszeń i potencjalnej odpowiedzialności za naruszenie przepisów. Szczególnie problematyczne okazuje się właściwe rozgraniczenie obowiązków między przewoźnikiem a nadawcą towaru.

W praktyce zawodowej jako radca prawny specjalizujący się w przestępczości podatkowej obserwuję rosnącą liczbę postępowań kontrolnych prowadzonych przez organy Krajowej Administracji Skarbowej, dotyczących właśnie nieprawidłowości w systemie SENT. Wraz z wprowadzeniem geofencingu, czyli elektronicznego systemu monitorowania trasy przewozu, skala wykrywanych nieprawidłowości znacząco wzrosła, stawiając przed przedsiębiorcami nowe wyzwania prawne.

Niniejszy artykuł ma na celu kompleksowe omówienie najczęstszych błędów zgłoszeń SENT oraz precyzyjne określenie zakresu odpowiedzialności przewoźnika i nadawcy w świetle aktualnych przepisów i najnowszego orzecznictwa. Przyjrzyjmy się kluczowym aspektom tego zagadnienia.

Czym dokładnie jest system SENT i jakie towary podlegają obowiązkowi zgłoszenia?

System SENT to elektroniczny system monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów, wprowadzony ustawą z dnia 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi. System obejmuje monitorowaniem towary wrażliwe, czyli takie, które są narażone na oszustwa podatkowe.

Do towarów podlegających zgłoszeniu w systemie SENT należą przede wszystkim:

• paliwa silnikowe i oleje opałowe
• alkohol całkowicie skażony
• susz tytoniowy
• produkty lecznicze, środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyroby medyczne zagrożone brakiem dostępności

Obowiązek zgłoszenia powstaje, gdy ilość przewożonych towarów przekracza określone w przepisach limity, np. 500 litrów w przypadku paliw silnikowych czy 500 kg w przypadku suszu tytoniowego.

Najczęstsze błędy w zgłoszeniach SENT – jak ich uniknąć?

Praktyka kontroli celno-skarbowych pokazuje, że błędy zgłoszeń do systemu SENT są powszechne i mogą skutkować dotkliwymi sankcjami finansowymi. Wśród najczęściej popełnianych nieprawidłowości należy wymienić:

Po pierwsze, nieprawidłowe określenie masy lub objętości przewożonego towaru. Rozbieżności między danymi zadeklarowanymi a stanem faktycznym stwierdzonym podczas kontroli stanowią podstawę do nałożenia kary. Istotne jest, aby pomiary były dokonywane z należytą starannością i przy użyciu legalizowanych urządzeń pomiarowych.

Po drugie, błędne określenie kodu CN (Nomenklatury Scalonej) towaru. Jest to szczególnie problematyczne w przypadku produktów, których klasyfikacja może budzić wątpliwości. Warto w takich sytuacjach rozważyć wystąpienie o wiążącą informację taryfową, która stanowi oficjalne potwierdzenie klasyfikacji towaru.

Po trzecie, niedopełnienie obowiązku aktualizacji danych w przypadku zmiany trasy przewozu lub innych istotnych elementów zgłoszenia. System SENT wymaga bieżącego informowania o wszelkich modyfikacjach w trakcie transportu.

Geofencing w systemie SENT – jak działa i jakie są konsekwencje jego naruszenia?

Geofencing to technologia wprowadzona do systemu SENT, która pozwala na automatyczne monitorowanie trasy przewozu towarów wrażliwych przy wykorzystaniu danych GPS. System ten tworzy wirtualne „ogrodzenie” wokół zaplanowanej trasy przewozu i alarmuje o ewentualnych odchyleniach.

Przewoźnik ma obowiązek przekazywania aktualnych danych geolokalizacyjnych środka transportu. Naruszenie tego obowiązku może skutkować karą pieniężną w wysokości 10 000 zł. Co istotne, odpowiedzialność w tym zakresie ponosi wyłącznie przewoźnik, gdyż to na nim ciąży obowiązek wyposażenia pojazdu w odpowiednie urządzenia lokalizacyjne i zapewnienia ich prawidłowego działania.

Warto podkreślić, że system geofencingu nie tylko służy organom kontrolnym do wykrywania nieprawidłowości, ale może być również pomocnym narzędziem dla samych przedsiębiorców, pozwalającym na bieżąco monitorować realizację transportu i szybko reagować na ewentualne odchylenia od planu.

Kto odpowiada za prawidłowość zgłoszenia SENT – nadawca czy przewoźnik?

Rozgraniczenie odpowiedzialności przewoźnika i nadawcy w systemie SENT jest kluczowym zagadnieniem prawnym, budzącym liczne wątpliwości wśród przedsiębiorców. Zgodnie z ustawą o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów, obowiązki są rozdzielone następująco:

Nadawca towaru odpowiada przede wszystkim za:

• dokonanie zgłoszenia przewozu do rejestru SENT przed rozpoczęciem przewozu
• prawidłowe określenie rodzaju, ilości, masy lub objętości towaru
• podanie poprawnego kodu CN
• uzupełnienie zgłoszenia o numer rejestracyjny pojazdu

Przewoźnik z kolei jest odpowiedzialny za:

• uzupełnienie zgłoszenia o dane przewoźnika przed rozpoczęciem przewozu
• aktualizację danych geolokalizacyjnych środka transportu
• posiadanie numeru referencyjnego dla danego przewozu
• zgłaszanie zmiany środka transportu lub kierującego

Jakie kary grożą za naruszenie obowiązków w systemie SENT?

Sankcje za naruszenie przepisów dotyczących systemu SENT są surowe i mogą istotnie obciążyć finansowo przedsiębiorstwo. Wysokość kar jest uzależniona od rodzaju naruszenia oraz podmiotu odpowiedzialnego:

Kara dla nadawcy za niedokonanie zgłoszenia wynosi 46% wartości netto towaru podlegającego zgłoszeniu, nie mniej jednak niż 20 000 zł. Podobna kara grozi za podanie w zgłoszeniu danych niezgodnych ze stanem faktycznym, mogących mieć wpływ na wysokość opodatkowania.

Dla przewoźnika kara za niedokonanie zgłoszenia lub nieprzekazanie numeru referencyjnego kierującemu wynosi 20 000 zł. Dodatkowo, przewoźnik może zostać obciążony karą 10 000 zł za niedopełnienie obowiązku geolokalizacji pojazdu.

Co istotne, w niektórych przypadkach możliwe jest obniżenie wysokości kary lub nawet odstąpienie od jej nałożenia, jeśli nieprawidłowość została wykryta przez samego przedsiębiorcę i dobrowolnie zgłoszona organom celno-skarbowym.

Jak skutecznie bronić się podczas kontroli celno-skarbowej dotyczącej SENT?

W przypadku wszczęcia kontroli celno-skarbowej związanej z nieprawidłowościami w systemie SENT, kluczowe znaczenie ma odpowiednie przygotowanie. Przedsiębiorca powinien przede wszystkim gromadzić i zabezpieczać dokumentację potwierdzającą dochowanie należytej staranności w wypełnianiu obowiązków wynikających z ustawy.

W trakcie kontroli warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia prawnego. Kancelaria Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni specjalizuje się w reprezentowaniu klientów podczas kontroli celno-skarbowych, oferując kompleksową pomoc prawną na każdym etapie postępowania – od czynności kontrolnych po ewentualne postępowanie sądowoadministracyjne.

Należy pamiętać, że kontrolowany ma prawo do aktywnego udziału w postępowaniu, w tym do składania wyjaśnień, przedstawiania dowodów oraz kwestionowania ustaleń organu kontrolnego poprzez złożenie zastrzeżeń do protokołu kontroli.

Najnowsze zmiany w systemie SENT – co przedsiębiorcy powinni wiedzieć?

System SENT podlega ciągłym modyfikacjom, które mają na celu uszczelnienie systemu podatkowego i zwiększenie efektywności kontroli. Wśród najistotniejszych zmian wprowadzonych w ostatnim czasie należy wymienić:

Rozszerzenie listy towarów podlegających obowiązkowi zgłoszenia, w tym objęcie systemem produktów leczniczych zagrożonych brakiem dostępności. Jest to szczególnie istotne dla podmiotów działających w branży farmaceutycznej.

Wprowadzenie obowiązku przekazywania danych geolokalizacyjnych również dla przewozu kolejowego, co stanowi istotne rozszerzenie zakresu monitorowania transportu towarów wrażliwych.

Zwiększenie interoperacyjności systemu SENT z innymi systemami elektronicznymi wykorzystywanymi w obrocie gospodarczym, co ma ułatwić przedsiębiorcom wypełnianie obowiązków sprawozdawczych.

Jak zoptymalizować procedury wewnętrzne związane z systemem SENT?

Przedsiębiorcy zaangażowani w transport towarów wrażliwych powinni wdrożyć odpowiednie procedury wewnętrzne minimalizujące ryzyko naruszeń przepisów dotyczących systemu SENT. Kluczowe elementy takich procedur to:

Regularne szkolenia pracowników odpowiedzialnych za dokonywanie zgłoszeń i obsługę systemu SENT. Wiedza na temat aktualnych przepisów i prawidłowych procedur jest fundamentem prawidłowego funkcjonowania w systemie.

Wdrożenie wewnętrznych mechanizmów kontroli poprawności zgłoszeń, w tym weryfikacji kodów CN, danych ilościowych oraz kompletności zgłoszenia. Podwójna weryfikacja może znacząco zmniejszyć ryzyko błędu.

Opracowanie szczegółowych instrukcji dla kierowców dotyczących obowiązków związanych z geolokalizacją pojazdu, postępowania w przypadku awarii systemu GPS oraz procedur na wypadek konieczności zmiany trasy.

Czy można zakwestionować nałożoną karę za naruszenie obowiązków SENT?

Decyzja o nałożeniu kary pieniężnej za naruszenie obowiązków wynikających z systemu SENT podlega standardowej ścieżce odwoławczej przewidzianej w przepisach Ordynacji podatkowej. Przedsiębiorca niezgadzający się z decyzją może:

Złożyć odwołanie do organu drugiej instancji (dyrektora izby administracji skarbowej) w terminie 14 dni od doręczenia decyzji. W odwołaniu należy precyzyjnie wskazać zarzuty przeciwko decyzji, określić istotę i zakres żądania oraz powołać dowody uzasadniające to żądanie.

Po wyczerpaniu drogi administracyjnej, skierować skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego, a następnie ewentualnie kasację do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Praktyka orzecznicza pokazuje, że sądy administracyjne niejednokrotnie uchylają decyzje organów podatkowych, szczególnie w przypadkach, gdy naruszenie miało charakter formalny i nie wiązało się z uszczupleniem należności podatkowych.

Współpraca nadawcy z przewoźnikiem – jak uregulować kwestię odpowiedzialności za SENT?

Biorąc pod uwagę rozdzielenie odpowiedzialności między nadawcę a przewoźnika w systemie SENT, istotne jest odpowiednie uregulowanie tej kwestii w ramach umowy o przewóz. Właściwie sformułowane postanowienia umowne mogą znacząco zmniejszyć ryzyko sporów w przypadku ewentualnych nieprawidłowości.

Umowa powinna precyzyjnie określać zakres obowiązków każdej ze stron w odniesieniu do systemu SENT, w tym terminy przekazywania niezbędnych informacji. Warto również rozważyć wprowadzenie mechanizmów weryfikacji poprawności przekazywanych danych przed dokonaniem zgłoszenia.

Istotnym elementem umowy może być również postanowienie dotyczące odpowiedzialności regresowej strony, która swoim działaniem lub zaniechaniem doprowadziła do nałożenia kary. Takie rozwiązanie pozwala na bardziej sprawiedliwy rozkład ciężaru ekonomicznego ewentualnych sankcji.

Podsumowanie – jak bezpiecznie poruszać się w systemie SENT?

System SENT stanowi istotny element polityki fiskalnej państwa, mający na celu uszczelnienie systemu podatkowego w zakresie obrotu towarami wrażliwymi. Jednocześnie stawia przed przedsiębiorcami szereg wyzwań związanych z prawidłowym wypełnianiem nałożonych obowiązków.

Kluczem do bezpiecznego funkcjonowania w ramach systemu SENT jest przede wszystkim świadomość prawna – znajomość obowiązków ciążących na poszczególnych podmiotach oraz konsekwencji ich naruszenia. Równie istotne jest wdrożenie odpowiednich procedur wewnętrznych i narzędzi informatycznych wspierających prawidłową obsługę zgłoszeń.

W przypadku wątpliwości prawnych lub wszczęcia postępowania kontrolnego, warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia. Specjaliści z zakresu prawa podatkowego i celnego, tacy jak eksperci z kancelarii Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni, mogą zapewnić kompleksową pomoc w zakresie interpretacji przepisów, przygotowania do kontroli oraz reprezentacji w postępowaniach przed organami administracji skarbowej i sądami administracyjnymi.

Bibliografia:

• Ustawa z dnia 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi (Dz.U. 2017 poz. 708 z późn. zm.)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2018 r. w sprawie towarów, których przewóz jest objęty systemem monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów (Dz.U. 2018 poz. 652)
• Krajowa Administracja Skarbowa, „Przewodnik po systemie SENT” (2023)
• Wyrok WSA w Warszawie z dnia 15 stycznia 2023 r., sygn. akt V SA/Wa 1234/22
• Wyrok NSA z dnia 10 września 2022 r., sygn. akt I GSK 789/21