Dokumentacja celna a odpowiedzialność karna skarbowa – jak KAS rozpatruje sprawy związane z błędami w dokumentach?

08.01.2026

Dokumentacja celna to zestaw danych i dowodów (w szczególności zgłoszenie celne, faktury, listy przewozowe, dokumenty pochodzenia, licencje, pozwolenia i ewidencje), na podstawie których organy Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) ustalają prawidłowość rozliczeń celnych i podatkowych w imporcie oraz eksporcie. W praktyce biznesowej jakość tej dokumentacji decyduje nie tylko o wysokości należności celno-podatkowych, ale również o tym, czy sprawa pozostanie na poziomie korekty i dopłaty, czy przejdzie w obszar odpowiedzialności karnej skarbowej.

Dlaczego błędy w dokumentacji celnej są ryzykiem karnoskarbowym

Błędy w dokumentach mogą skutkować zaniżeniem długu celnego, VAT importowego lub akcyzy, a w konsekwencji naruszeniami, które KAS ocenia przez pryzmat Kodeksu karnego skarbowego (KKS). Typowe punkty zapalne to:

• nieprawidłowa klasyfikacja taryfowa (kod CN) wpływająca na stawkę cła lub zakazy i ograniczenia,
• błędna wartość celna (np. nieuwzględnienie elementów doliczanych do wartości),
• nieprawidłowe pochodzenie towaru (ryzyka preferencji, ceł antydumpingowych),
• niewłaściwe zastosowanie procedury (np. uszlachetnianie, składowanie celne, tranzyt),
• braki w dokumentach potwierdzających spełnienie warunków zwolnień lub stawek 0% (jeżeli mają zastosowanie do danej transakcji).

Z perspektywy firmy ryzyko jest wielowymiarowe: dopłata wraz z odsetkami, zatrzymanie towaru, zakłócenie łańcucha dostaw, a w skrajnych przypadkach zarzuty wobec osób odpowiedzialnych za rozliczenia. Reputacyjnie problemem jest sam fakt wszczęcia postępowania wrażliwego, nawet gdy finalnie dojdzie do umorzenia.

Jak KAS „czyta” błędy: od nieprawidłowości do czynu z KKS

KAS co do zasady bada, czy nieprawidłowość jest skutkiem pomyłki, czy wynika z braku należytej staranności, a w sytuacjach poważniejszych: czy można mówić o umyślnym działaniu. Jest to ocena zależna od stanu faktycznego i zgromadzonych dowodów, a nie od samego „wyniku” (np. wysokości dopłaty).

1) Źródło ujawnienia błędu i sposób reakcji firmy

Inaczej oceniana bywa sytuacja, w której firma sama wykrywa problem w ramach audytu i koryguje rozliczenia, a inaczej przypadek ujawniony w toku działań organu (analiza ryzyka, czynności sprawdzające, kontrola, postępowanie celne). Udokumentowana reakcja firmy (korekta, wyjaśnienia, wdrożenie działań naprawczych) ma znaczenie dowodowe dla oceny winy i stopnia zawinienia.

2) Powtarzalność i skala

Pojedynczy błąd w jednostkowej odprawie może zostać potraktowany jako incydent. Powtarzalny schemat (np. ten sam nieprawidłowy kod CN w wielu zgłoszeniach) zwiększa ryzyko, że KAS będzie rozważać co najmniej rażące niedbalstwo, a przy sprzyjających okolicznościach także zamiar.

3) Jakość dokumentów źródłowych i ścieżka decyzyjna

W praktyce duże znaczenie ma, czy firma posiadała dokumenty uzasadniające przyjętą klasyfikację, wartość i pochodzenie oraz czy decyzje były podejmowane według procedury (np. weryfikacja kontraktów, instrukcje dla agencji celnej, akceptacje w systemie). Brak dowodów często „przechyla” sprawę w stronę negatywnej oceny staranności.

Podstawy prawne: gdzie KAS szuka naruszeń

Postępowania dotyczące dokumentacji celnej zwykle opierają się na połączeniu przepisów unijnego prawa celnego i krajowych regulacji karnoskarbowych:

• Unijny Kodeks Celny (UKC) i akty wykonawcze określające m.in. zasady zgłoszeń, długu celnego, kontroli i weryfikacji zgłoszeń [1]-[3].
• Prawo celne jako regulacja krajowa uzupełniająca stosowanie prawa UE w Polsce [4].
• Kodeks karny skarbowy, który typizuje czyny związane z narażeniem należności publicznoprawnych na uszczuplenie oraz penalizuje określone zachowania w obrocie gospodarczym [5].
• Ustawa o KAS, która określa kompetencje organów w zakresie kontroli i postępowań [6].

Fakt: KAS ma prawo weryfikować zgłoszenia i dokumenty, żądać wyjaśnień oraz przeprowadzać kontrolę. Opinia: w praktyce firmy często nie doceniają, że „brak papieru” bywa traktowany podobnie jak „zły papier”, bo utrudnia wykazanie należytej staranności i może zwiększać ryzyko zarzutów.

Trzy sytuacje, które najczęściej eskalują sprawę

Poniższe przypadki często prowadzą do sporu lub intensywniejszej reakcji organu. Są to przykłady, a kwalifikacja zawsze zależy od faktów.

1. Preferencje i pochodzenie – brak wiarygodnych dowodów pochodzenia lub nieuprawnione zastosowanie preferencji taryfowych.
2. Wartość celna – nieuwzględnienie kosztów doliczanych (np. transportu do granicy UE, opłat licencyjnych), rozbieżności między fakturą a płatnościami.
3. Klasyfikacja CN – wybór kodu obniżającego stawkę cła lub omijającego ograniczenia (np. wymogi pozataryfowe, kontyngenty), bez analizy technicznej i dokumentacji wspierającej.

Odpowiedzialność firmy i osób zarządzających: praktyczny wymiar ryzyka

W sprawach karnoskarbowych ryzyko często dotyczy konkretnych osób: członków zarządu, dyrektorów finansowych, osób odpowiedzialnych za logistykę i compliance, a także pracowników przygotowujących dokumenty lub zatwierdzających zgłoszenia. Z punktu widzenia zarządu kluczowe są dwa obszary:

• Model zarządzania zgodnością – czy istnieją procedury, szkolenia, kontrola agencji celnej i realny nadzór nad ryzykiem.
• Dowody należytej staranności – czy można wykazać, kto i na jakiej podstawie podjął decyzję oraz jakie były kroki weryfikacyjne.

W realiach biznesowych problemem nie jest wyłącznie sankcja. Kosztem bywa czas kadry, blokada wysyłek, obowiązek składania wyjaśnień, zabezpieczenia, a także ryzyko renegocjacji kontraktów, gdy towar nie dociera na czas.

Jak przygotować firmę: minimum operacyjne, które zmniejsza ryzyko

Dobre przygotowanie jest mierzalne: daje dokumenty, które „bronią” decyzji w razie weryfikacji. W praktyce warto wdrożyć:

• Audyt dokumentacji – przegląd klasyfikacji CN, wartości celnej, pochodzenia i stosowanych procedur w przekroju towarów i dostawców.
• Matrycę odpowiedzialności – kto odpowiada za dane w zgłoszeniu, kto zatwierdza, kto nadzoruje agencję celną.
• Instrukcje dla agencji celnej – jednoznaczne wytyczne, zakres pełnomocnictwa i zasady akceptacji zgłoszeń przed wysyłką.
• Repozytorium dowodów – uporządkowane przechowywanie dokumentów (umowy, specyfikacje techniczne, kalkulacje kosztów, dowody płatności).
• Monitoring zmian – w szczególności w taryfie, ograniczeniach pozataryfowych oraz praktyce klasyfikacyjnej.

Co robić po wykryciu błędu: scenariusz działań ograniczających skutki

Jeżeli firma identyfikuje błąd, zwykle znaczenie ma szybkość i kolejność działań. W typowym scenariuszu biznesowym uzasadnione są:

1. Zabezpieczenie materiału – ustalenie, w jakich odprawach błąd wystąpił, i zebranie dokumentów źródłowych.
2. Ocena wpływu finansowego – oszacowanie potencjalnej dopłaty, odsetek oraz ekspozycji na sankcje.
3. Decyzja o korektach i komunikacji – dobór ścieżki prawnej zależy od stanu faktycznego oraz etapu działań organu.
4. Działania naprawcze – aktualizacja instrukcji, weryfikacja dostawców, szkolenia, wzmocnienie kontroli wewnętrznych.

Materiał informacyjny, nie stanowi porady prawnej. W sprawach o podwyższonym ryzyku karnoskarbowym praktycznie zawsze konieczna jest analiza konkretnych dokumentów i przebiegu odpraw.

W przypadku, gdy kontrola celno-skarbowa dotyczy rozbieżności w zgłoszeniach i dokumentach, zasadne bywa szybkie uporządkowanie dowodów i strategii wyjaśnień, co może ułatwić kancelarii Kopeć & Zaborowski ocenę ryzyk i przygotowanie obrony, dlatego w razie potrzeby warto przekazać sprawę do weryfikacji i poprosić: Skontaktuj się z nami.

Bibliografia

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013 z dnia 9 października 2013 r. ustanawiające unijny kodeks celny (UKC).

[2] Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2015/2446 z dnia 28 lipca 2015 r. uzupełniające rozporządzenie (UE) nr 952/2013.

[3] Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2015/2447 z dnia 24 listopada 2015 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania niektórych przepisów rozporządzenia (UE) nr 952/2013.

[4] Ustawa z dnia 19 marca 2004 r. – Prawo celne.

[5] Ustawa z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy.

[6] Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej.