Dowody elektroniczne w kontroli podatkowej: jak zapewnić prawną wartość eksportu danych z systemów ERP/WMS/TMS

W dobie postępującej cyfryzacji procesów biznesowych, organy kontroli skarbowej coraz częściej sięgają po dowody elektroniczne jako kluczowy element postępowań podatkowych. Dane zgromadzone w systemach informatycznych przedsiębiorstw stanowią obecnie fundament wielu kontroli celno-skarbowych. Problem pojawia się jednak w momencie, gdy należy zapewnić, by eksport tych danych był „sądownie użyteczny” – czyli spełniał wymogi dowodowe w postępowaniach przed organami podatkowymi i sądami administracyjnymi.

Praktyka ostatnich lat pokazuje jednoznacznie, że nieumiejętne zarządzanie cyfrową dokumentacją i danymi z systemów ERP (Enterprise Resource Planning), WMS (Warehouse Management System) czy TMS (Transportation Management System) może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy, że nieprawidłowo wyeksportowane dane mogą zostać zakwestionowane przez organy kontroli, co w konsekwencji może skutkować niekorzystnymi decyzjami podatkowymi i dotkliwymi sankcjami finansowymi.

Czym są dowody elektroniczne w kontekście kontroli podatkowej?

Dowody elektroniczne to wszelkie informacje przechowywane lub transmitowane w formie cyfrowej, które mogą mieć znaczenie dla postępowania podatkowego. W praktyce kontroli podatkowych obejmują one przede wszystkim dane z systemów księgowych, ewidencji sprzedaży, dokumentację elektroniczną transakcji oraz metadane związane z ich przetwarzaniem.

W przypadku przedsiębiorstw korzystających z zaawansowanych systemów informatycznych, jak ERP, WMS czy TMS, dowodami elektronicznymi będą zarówno surowe dane transakcyjne, jak i różnego rodzaju raporty, zestawienia czy logi systemowe dokumentujące działania użytkowników i modyfikacje danych. Ich wartość dowodowa zależy jednak od sposobu pozyskania i zabezpieczenia.

Zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dotyczy to również danych w formie elektronicznej, które coraz częściej stanowią podstawowy materiał dowodowy w sprawach podatkowych.

Jakie systemy informatyczne najczęściej podlegają kontroli skarbowej?

Kontrole celno-skarbowe obejmują swoim zakresem różnorodne systemy informatyczne wykorzystywane przez przedsiębiorstwa. Najczęściej weryfikacji podlegają:

Systemy ERP – zintegrowane systemy zarządzania przedsiębiorstwem, zawierające moduły finansowo-księgowe, sprzedażowe, magazynowe i inne
Systemy WMS – specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania procesami magazynowymi
Systemy TMS – programy wspomagające zarządzanie transportem i logistyką
Systemy CRM (Customer Relationship Management)
Systemy fakturowania elektronicznego

Szczególnej uwadze organów podatkowych podlegają dane dotyczące przepływów towarowych, dokumentacji sprzedaży oraz rozliczeń z kontrahentami. W praktyce kontrolnej coraz częściej weryfikowane są również powiązania między poszczególnymi systemami informatycznymi oraz spójność danych pomiędzy nimi.

Co oznacza „sądownie użyteczny” eksport danych w kontekście kontroli?

„Sądownie użyteczny” eksport danych to taki, który zapewnia wartość dowodową pozyskanych informacji zgodnie z wymogami procedury podatkowej i administracyjnej. Aby dane elektroniczne mogły być skutecznie wykorzystane jako dowód w postępowaniu przed organami podatkowymi lub sądami administracyjnymi, muszą spełniać określone kryteria techniczne i formalne.

W praktyce eksport danych powinien zapewniać ich integralność (brak modyfikacji w stosunku do danych źródłowych), autentyczność (pewność co do źródła pochodzenia) oraz kompletność (zawierać wszystkie istotne informacje). Dodatkowo, proces eksportu powinien być odpowiednio udokumentowany, a sama procedura pozyskiwania danych – możliwa do odtworzenia i weryfikacji przez niezależnych ekspertów.

Jakie są prawne podstawy żądania dostępu do danych elektronicznych przez organy kontroli?

Uprawnienia organów kontroli celno-skarbowej do żądania dostępu do danych elektronicznych wynikają przede wszystkim z przepisów ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 64 ust. 1 pkt 3 ustawy o KAS, kontrolujący jest uprawniony do żądania udostępnienia akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli, w tym również na informatycznych nośnikach danych.

Dodatkowo, art. 193a Ordynacji podatkowej daje organom podatkowym prawo do żądania przekazania całości lub części ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych. Przedsiębiorca jest zobowiązany do udostępnienia danych w ustrukturyzowanym formacie (najczęściej w postaci plików JPK), umożliwiającym ich automatyczne przetwarzanie.

W przypadku kontroli celno-skarbowej, kontrolujący mają jeszcze szersze uprawnienia, włącznie z możliwością korzystania z pomocy biegłych do analizy danych informatycznych.

Jakie są najczęstsze problemy z eksportem danych z systemów ERP/WMS/TMS?

Praktyka zawodowa pokazuje, że przedsiębiorcy napotykają na liczne problemy techniczne i proceduralne przy eksporcie danych na potrzeby kontroli. Do najczęstszych wyzwań należą:

Niekompatybilność formatów danych z oczekiwaniami organów kontroli
Trudności w zachowaniu metadanych (np. informacji o czasie utworzenia rekordu, autorze modyfikacji)
Problemy z eksportem historycznych danych po aktualizacjach systemu
Brak procedur zapewniających integralność eksportowanych danych
Niekompletność eksportowanych danych wynikająca z błędów konfiguracji zapytań

Dodatkowo, w wielu przypadkach występują trudności z udokumentowaniem procesu eksportu w sposób gwarantujący jego późniejszą weryfikowalność. Problem ten jest szczególnie istotny w kontekście systemów własnych lub znacząco zmodyfikowanych, gdzie standardowe procedury eksportu mogą być niedostępne.

Czy każdy eksport danych z systemu ERP jest akceptowany przez organy kontroli?

Nie każdy eksport danych z systemu ERP zostanie zaakceptowany przez organy kontroli jako wiarygodny materiał dowodowy. Kontrolujący coraz częściej zwracają uwagę na metodologię pozyskania danych, ich format oraz możliwość weryfikacji ich autentyczności. Szczególnie problematyczne są sytuacje, gdy:

Dane zostały wyeksportowane bez udziału osoby posiadającej odpowiednie uprawnienia administracyjne w systemie, proces eksportu nie został należycie udokumentowany lub gdy format eksportu uniemożliwia weryfikację integralności danych. W praktyce kontrolnej odnotowano przypadki, gdy organy kwestionowały wartość dowodową plików CSV czy Excel wygenerowanych przez użytkowników biznesowych, preferując bezpośredni dostęp do systemu lub eksport wykonany przez administratora z wykorzystaniem narzędzi zapewniających niezmienność danych.

W sytuacjach spornych, w których pojawia się kwestia wiarygodności dowodów elektronicznych, warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia prawnego. Kancelaria Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni specjalizuje się w reprezentowaniu przedsiębiorców podczas kontroli celno-skarbowych, oferując kompleksowe doradztwo w zakresie zabezpieczania i prezentacji dowodów elektronicznych.

Jakie kroki należy podjąć, aby zapewnić „sądownie użyteczny” eksport danych?

Aby zapewnić, że eksportowane dane będą miały wartość dowodową w postępowaniach podatkowych, przedsiębiorcy powinni wdrożyć odpowiednie procedury techniczne i organizacyjne:

Opracowanie i formalne przyjęcie procedur eksportu danych z poszczególnych systemów informatycznych
Zapewnienie udziału administratora systemu lub innej osoby o odpowiednich kompetencjach w procesie eksportu
Dokumentowanie procesu eksportu (protokoły, logi systemowe, nagrania wideo z ekranu)
Wykorzystanie narzędzi zapewniających integralność danych (np. funkcji skrótu, podpisów elektronicznych)
Zapewnienie kompletności metadanych towarzyszących eksportowanym danym

Szczególnie istotne jest przygotowanie organizacji na sytuację kontroli jeszcze przed jej rozpoczęciem poprzez przeprowadzenie testowych eksportów danych i weryfikację ich kompletności i spójności.

Jaka jest odpowiedzialność za nieprawidłowy eksport danych podczas kontroli?

Nieprawidłowy eksport danych lub utrudnianie dostępu do systemów informatycznych może być interpretowane jako utrudnianie kontroli, co niesie ze sobą poważne konsekwencje prawne. Zgodnie z art. 83 ustawy o KAS, kto uniemożliwia lub utrudnia przeprowadzenie kontroli celno-skarbowej, podlega karze grzywny.

W skrajnych przypadkach, manipulowanie danymi elektronicznymi przed ich udostępnieniem organom kontroli może zostać zakwalifikowane jako przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów lub nawet jako oszustwo podatkowe. Dodatkowo, brak współpracy w zakresie udostępniania danych elektronicznych może prowadzić do szacowania podstawy opodatkowania przez organy podatkowe, co zwykle skutkuje określeniem zobowiązań w wysokości niekorzystnej dla podatnika.

Warto pamiętać, że odpowiedzialność za prawidłowość eksportu danych spoczywa zarówno na pracownikach wykonujących te czynności, jak i na osobach zarządzających przedsiębiorstwem.

Jak przygotować firmę na kontrolę w kontekście systemów informatycznych?

Przygotowanie przedsiębiorstwa na ewentualną kontrolę celno-skarbową w obszarze systemów informatycznych powinno obejmować następujące działania:

Przeprowadzenie audytu używanych systemów pod kątem możliwości eksportu danych zgodnie z wymogami prawnymi
Opracowanie i wdrożenie procedur reagowania na żądania udostępnienia danych elektronicznych
Przeszkolenie personelu IT i księgowości w zakresie prawnych aspektów kontroli systemów informatycznych
Regularne testowanie procedur eksportu danych i weryfikacja ich kompletności
Dokumentowanie zmian w systemach informatycznych i zachowywanie historycznych wersji oprogramowania

Kluczowe znaczenie ma również właściwe zarządzanie uprawnieniami w systemach informatycznych oraz zabezpieczenie przed nieuprawnionymi modyfikacjami danych, które mogłyby podważyć ich wiarygodność w oczach kontrolujących.

Czy istnieją standardy techniczne dla „sądownie użytecznego” eksportu danych?

W polskim systemie prawnym nie istnieją jednoznacznie zdefiniowane standardy techniczne dla „sądownie użytecznego” eksportu danych. W praktyce kontrolnej wypracowano jednak pewne dobre praktyki, oparte częściowo na międzynarodowych standardach informatyki śledczej (computer forensics).

Do kluczowych wymogów technicznych, które zwiększają prawdopodobieństwo uznania eksportu za wiarygodny, należą:

Zapewnienie niezmienności danych podczas eksportu (potwierdzone np. sumami kontrolnymi)
Zachowanie metadanych, w tym informacji o czasie utworzenia i modyfikacji rekordów
Dokumentowanie procesu eksportu (logi systemowe, protokoły)
Eksport do formatów umożliwiających weryfikację integralności danych

W przypadku systemów ERP/WMS/TMS warto korzystać z wbudowanych mechanizmów eksportu danych, które często zapewniają większą integralność niż rozwiązania zewnętrzne. Jednocześnie należy unikać ręcznej modyfikacji wyeksportowanych danych, nawet jeśli celem jest jedynie poprawa czytelności czy formatu prezentacji.

Co zrobić w przypadku zakwestionowania wiarygodności dowodów elektronicznych przez organy kontroli?

W przypadku zakwestionowania wiarygodności dowodów elektronicznych przez organy kontroli, przedsiębiorca ma prawo do obrony swoich interesów. Kluczowe działania w takiej sytuacji obejmują:

Precyzyjne ustalenie przyczyn zakwestionowania eksportu danych
Przedstawienie dokumentacji potwierdzającej prawidłowość procesu eksportu
Zaangażowanie niezależnego biegłego informatyka do weryfikacji procesu eksportu
Złożenie wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli
W razie potrzeby – przygotowanie zarzutów do decyzji wymiarowej

Skuteczna obrona wymaga często specjalistycznej wiedzy zarówno informatycznej, jak i prawnej. W złożonych przypadkach warto rozważyć skorzystanie z pomocy profesjonalnych doradców podatkowych oraz prawników specjalizujących się w problematyce kontroli podatkowych i dowodów elektronicznych.

Bibliografia:

Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz.U. 2021 poz. 422)
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2021 poz. 1540)
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2016 r. w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których księgi te mogą być zapisane i przekazywane (Dz.U. 2020 poz. 175)
Raporty OECD dotyczące dowodów elektronicznych w postępowaniach podatkowych (2021)
Orzecznictwo sądów administracyjnych w zakresie dowodów elektronicznych, w tym wyrok NSA z 25.02.2021 r., sygn. akt I FSK 1391/19