Fałszywe faktury a odpowiedzialność podatkowa – jak skutecznie chronić swoją firmę przed zarzutami KAS?

W ostatnich latach organy skarbowe znacząco zintensyfikowały działania mające na celu wykrywanie i zwalczanie nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych, ze szczególnym uwzględnieniem procederu wystawiania i posługiwania się fałszywymi fakturami. Przedsiębiorcy coraz częściej stają przed poważnym ryzykiem uwikłania się w tzw. „karuzele podatkowe” czy transakcje z nieuczciwymi kontrahentami, nawet nie będąc tego świadomymi. Konsekwencje takich sytuacji mogą być druzgocące – od dotkliwych kar finansowych, przez przymusową likwidację firmy, aż po odpowiedzialność karną.

Krajowa Administracja Skarbowa dysponuje obecnie zaawansowanymi narzędziami analitycznymi i informatycznymi, które pozwalają na skuteczne wykrywanie nieprawidłowości w obrocie gospodarczym. W tym kontekście kluczowe staje się nie tylko przestrzeganie przepisów, ale również wdrożenie proaktywnych mechanizmów weryfikacji kontrahentów i dokumentów. W niniejszym artykule przedstawiam kompleksowe podejście do ochrony przed ryzykiem związanym z fałszywymi fakturami, oparte na aktualnych przepisach prawnych i sprawdzonych rozwiązaniach praktycznych.

Czym dokładnie jest fałszywa faktura w rozumieniu przepisów podatkowych?

Fałszywa faktura to dokument, który nie odzwierciedla rzeczywistego zdarzenia gospodarczego lub odzwierciedla je w sposób nierzetelny. Według przepisów Kodeksu karnego skarbowego oraz ustawy o VAT, możemy wyróżnić kilka kategorii takich dokumentów: faktury całkowicie fikcyjne (dokumentujące transakcje, które nigdy nie miały miejsca), faktury wystawione przez podmiot nieistniejący lub nieuprawniony, a także faktury dokumentujące transakcje o zawyżonej lub zaniżonej wartości.

Warto podkreślić, że odpowiedzialność podatkowa może dotyczyć zarówno wystawcy takiej faktury, jak i jej odbiorcy. Kontrola celno-skarbowa ma na celu wykrycie takich nieprawidłowości, a konsekwencje mogą obejmować nie tylko obowiązek zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami, ale również dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości nawet 100% kwoty zaniżenia zobowiązania podatkowego.

Przykładowo, w sprawie o sygn. akt I FSK 1391/17, Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził, że podatnik ma prawo do odliczenia VAT wyłącznie na podstawie faktur odzwierciedlających rzeczywiste transakcje, a ciężar udowodnienia ich realności spoczywa na przedsiębiorcy.

Jakie są najczęstsze schematy wykorzystania fałszywych faktur w obrocie gospodarczym?

Praktyka organów podatkowych pokazuje, że fałszywe faktury są wykorzystywane w kilku powtarzalnych schematach. Najczęściej spotykane to:

• „Karuzele podatkowe” – złożone struktury podmiotów gospodarczych służące wyłudzaniu VAT
• „Słupy” – podmioty utworzone wyłącznie w celu wystawiania fikcyjnych faktur
• Faktury wystawiane przez podmioty realne, ale dokumentujące transakcje, które nie miały miejsca
• Zawyżanie kosztów uzyskania przychodów poprzez fikcyjne usługi doradcze, marketingowe czy zarządcze

Kontrola podatkowa w tych obszarach jest szczególnie wnikliwa, a organy skarbowe dysponują coraz bardziej zaawansowanymi narzędziami analitycznymi, takimi jak JPK_VAT czy STIR (System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej), które pozwalają na automatyczne wykrywanie anomalii w rozliczeniach.

Kiedy przedsiębiorca może ponosić odpowiedzialność za fałszywe faktury?

Odpowiedzialność przedsiębiorcy za fałszywe faktury może mieć wymiar zarówno podatkowy, jak i karny. Z perspektywy podatkowej, kluczową rolę odgrywa koncept „należytej staranności”. Jeśli podatnik nie dochował należytej staranności przy weryfikacji kontrahenta lub transakcji, może utracić prawo do odliczenia VAT i zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli nie miał świadomości, że uczestniczy w nielegalnym procederze.

Z kolei odpowiedzialność karna może dotyczyć zarówno wystawcy fałszywej faktury (art. 270a Kodeksu karnego), jak i jej świadomego odbiorcy. W szczególnie poważnych przypadkach, gdy wartość fałszywych faktur przekracza 10 milionów złotych, grozi kara pozbawienia wolności od 3 do 15 lat. Warto podkreślić, że organy kontroli skarbowej współpracują ściśle z prokuraturą w zakresie ścigania przestępstw fakturowych.

Należy też pamiętać o odpowiedzialności karnej skarbowej, która może dotknąć przedsiębiorcę na podstawie przepisów Kodeksu karnego skarbowego, nawet jeśli nieprawidłowości wynikają z niedbalstwa, a nie celowego działania.

Jak wygląda procedura kontroli celno-skarbowej w kontekście fałszywych faktur?

Kontrola celno-skarbowa to jedna z najbardziej rygorystycznych form weryfikacji prowadzonej przez Krajową Administrację Skarbową. W przeciwieństwie do standardowej kontroli podatkowej, kontrola celno-skarbowa może rozpocząć się bez wcześniejszego zawiadomienia, a jej zakres może być znacznie szerszy.

Procedura kontroli obejmuje zwykle następujące etapy:

1. Doręczenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli
2. Analiza dokumentacji księgowej i podatkowej
3. Weryfikacja kontrahentów i przepływów finansowych
4. Przesłuchania świadków i stron
5. Wydanie wyniku kontroli

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, kontrola celno-skarbowa kończy się przekształceniem w postępowanie podatkowe, które może prowadzić do wydania decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego. W skrajnych przypadkach, materiały z kontroli mogą zostać przekazane do prokuratury.

Jakie są kluczowe elementy należytej staranności, które uchronią przed odpowiedzialnością?

Doktryna „należytej staranności” stała się centralnym elementem obrony przedsiębiorców w przypadku kontroli dotyczących fałszywych faktur. Ministerstwo Finansów opublikowało nawet oficjalne wytyczne w tym zakresie, które warto znać i stosować. Do najważniejszych elementów należytej staranności należą:

• Systematyczna weryfikacja kontrahentów w oficjalnych rejestrach (CEIDG, KRS, VAT, VIES)
• Sprawdzanie statusu kontrahenta na tzw. białej liście podatników VAT
• Dokumentowanie procesu wyboru kontrahenta i weryfikacji jego wiarygodności
• Weryfikacja uprawnień osób reprezentujących kontrahenta
• Stosowanie mechanizmu podzielonej płatności (split payment) w transakcjach
• Dokumentowanie przebiegu transakcji (zamówienia, protokoły odbioru, korespondencja)

Wdrożenie tych procedur znacząco zmniejsza ryzyko uwikłania się w proceder związany z fałszywymi fakturami i stanowi silny argument w przypadku ewentualnego sporu z organami podatkowymi.

Czy istnieje możliwość obrony przed zarzutami KAS dotyczącymi fałszywych faktur?

Skuteczna obrona przed zarzutami dotyczącymi fałszywych faktur jest możliwa, ale wymaga profesjonalnego podejścia i odpowiedniego przygotowania. Kluczowe znaczenie ma dokumentowanie należytej staranności na każdym etapie transakcji oraz gromadzenie dowodów potwierdzających rzeczywisty charakter transakcji gospodarczych.

W przypadku wszczęcia kontroli podatkowej lub postępowania, warto niezwłocznie skonsultować się z doświadczonym radcą prawnym specjalizującym się w prawie podatkowym i karnym skarbowym. Kancelaria Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni oferuje kompleksowe wsparcie w tego typu sprawach, zapewniając zarówno bieżącą pomoc podczas kontroli, jak i reprezentację przed organami podatkowymi i sądami.

Praktyka pokazuje, że właściwie przygotowana strategia obrony, oparta na solidnych dowodach i argumentach prawnych, może skutecznie ochronić przedsiębiorcę przed negatywnymi konsekwencjami kontroli dotyczącej fałszywych faktur.

Jak praktycznie weryfikować kontrahentów, aby minimalizować ryzyko?

Weryfikacja kontrahentów to podstawowy element należytej staranności. Poniżej przedstawiam praktyczny protokół weryfikacji, który warto wdrożyć w każdej firmie:

1. Sprawdzenie podstawowych danych rejestrowych (KRS, CEIDG) – czy podmiot faktycznie istnieje i jest aktywny
2. Weryfikacja statusu VAT na białej liście podatników oraz w systemie VIES (dla transakcji unijnych)
3. Analiza historii działalności – jak długo firma funkcjonuje na rynku, czy nie zmieniała często właścicieli
4. Sprawdzenie siedziby – czy adres nie jest „wirtualny” lub współdzielony przez wiele podmiotów
5. Weryfikacja danych finansowych – czy firma ma potencjał do realizacji kontraktu
6. Sprawdzenie referencji i opinii o kontrahencie

Warto również rozważyć korzystanie z profesjonalnych usług wywiadowni gospodarczych lub specjalistycznych systemów weryfikacji kontrahentów, które automatycznie monitorują zmiany w statusie partnerów biznesowych.

Jakie dokumenty należy gromadzić, aby udowodnić rzeczywisty charakter transakcji?

Dokumentowanie transakcji to kluczowy element ochrony przed zarzutami związanymi z fałszywymi fakturami. Kontrola celno-skarbowa koncentruje się na weryfikacji, czy transakcja faktycznie miała miejsce, a do jej potwierdzenia nie wystarczy sama faktura. Warto gromadzić:

• Pełną korespondencję biznesową dotyczącą transakcji (oferty, zapytania, negocjacje)
• Umowy i zamówienia z precyzyjnie określonym zakresem usług lub towarów
• Protokoły odbioru prac lub dokumenty potwierdzające dostawy
• Dokumentację fotograficzną (w przypadku towarów czy prac fizycznych)
• Potwierdzenia przelewów (najlepiej z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności)
• Dokumenty wewnętrzne potwierdzające wykorzystanie nabytych towarów lub usług w działalności
• Raporty, analizy i inne efekty zrealizowanych usług

Szczególną uwagę należy zwrócić na transakcje dotyczące usług niematerialnych (doradztwo, marketing, zarządzanie), które często są kwestionowane przez organy podatkowe ze względu na trudności w udowodnieniu ich rzeczywistego wykonania.

Czy split payment i biała lista podatników VAT to skuteczna ochrona przed fałszywymi fakturami?

Mechanizm podzielonej płatności (split payment) oraz weryfikacja kontrahentów na białej liście podatników VAT to narzędzia, które znacząco zwiększają bezpieczeństwo transakcji, choć nie eliminują całkowicie ryzyka.

Stosowanie mechanizmu podzielonej płatności daje podatnikowi określone korzyści, w tym:

• Brak odpowiedzialności solidarnej za zaległości VAT dostawcy
• Brak sankcji VAT (dodatkowego zobowiązania podatkowego) w przypadku rozliczeń z wykorzystaniem split payment
• Domniemanie dochowania należytej staranności w zakresie weryfikacji kontrahenta

Z kolei weryfikacja kontrahenta na białej liście i dokonywanie płatności na rachunki tam wskazane chroni przed konsekwencjami w postaci braku możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Warto pamiętać, że od 2020 roku płatności powyżej 15.000 zł na rachunki spoza białej listy mogą skutkować sankcjami podatkowymi.

Jak przygotować firmę na ewentualną kontrolę podatkową w zakresie faktur?

Przygotowanie do kontroli podatkowej powinno być procesem ciągłym, a nie działaniem ad hoc po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli. Rekomendowane działania prewencyjne obejmują:

1. Wdrożenie pisemnych procedur weryfikacji kontrahentów i dokumentowania transakcji
2. Regularne szkolenia pracowników odpowiedzialnych za kontakty z kontrahentami i księgowość
3. Okresowe audyty wewnętrzne dokumentacji księgowej i podatkowej
4. Uporządkowanie i właściwe przechowywanie dokumentacji finansowej
5. Współpraca z doradcą podatkowym lub radcą prawnym w celu identyfikacji potencjalnych ryzyk

W przypadku otrzymania zawiadomienia o kontroli podatkowej, należy niezwłocznie przygotować wszystkie istotne dokumenty, uporządkować je chronologicznie i tematycznie oraz skonsultować się z profesjonalnym doradcą. Warto również przeanalizować potencjalne obszary ryzyka i przygotować argumentację dotyczącą spornych transakcji.

Kiedy warto skorzystać z pomocy profesjonalnego pełnomocnika w sprawach dotyczących fałszywych faktur?

Sprawy dotyczące fałszywych faktur należą do najbardziej skomplikowanych zagadnień prawa podatkowego i karnego skarbowego, dlatego wsparcie profesjonalnego pełnomocnika jest w nich szczególnie cenne. Pomoc specjalisty warto rozważyć w następujących sytuacjach:

• Na etapie wstępnym kontroli celno-skarbowej lub podatkowej
• Po otrzymaniu protokołu z kontroli wskazującego na nieprawidłowości
• Przy formułowaniu zastrzeżeń do protokołu kontroli
• W trakcie postępowania podatkowego
• Przy składaniu odwołań od decyzji organów podatkowych
• W przypadku wszczęcia postępowania karnego skarbowego

Kancelaria Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni specjalizuje się w reprezentowaniu klientów w sprawach podatkowych o wysokim stopniu złożoności, w tym w sprawach dotyczących fałszywych faktur. Doświadczenie zawodowe i specjalistyczna wiedza pełnomocników pozwala na skuteczną obronę interesów podatników na każdym etapie postępowania.

Bibliografia:

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2021 poz. 685 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2021 poz. 1540 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz.U. 2021 poz. 422 z późn. zm.)
• Kodeks karny skarbowy z dnia 10 września 1999 r. (Dz.U. 2021 poz. 408 z późn. zm.)
• Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych – Ministerstwo Finansów, 2018 r.
• Wyrok NSA z dnia 14 marca 2018 r., sygn. akt I FSK 1391/17
• Wyrok TSUE z dnia 17 października 2019 r. w sprawie C-653/18 Unitel