Influencer dostał zawiadomienie o kontroli – pierwsze 7 rzeczy, które należy zrobić

29.06.2026

Kontrola celno-skarbowa to ustawowa procedura prowadzona przez organy Krajowej Administracji Skarbowej w celu weryfikacji przestrzegania przepisów prawa podatkowego, prawa celnego, przepisów dewizowych oraz wybranych obowiązków związanych z grami hazardowymi [1][2]. Dla influencera, twórcy internetowego albo spółki zarządzającej marką osobistą zawiadomienie o kontroli oznacza nie tylko ryzyko podatkowe, ale również ryzyko wizerunkowe, kontraktowe i karne skarbowe.

W praktyce problem rzadko dotyczy wyłącznie jednej faktury. Organy badają zwykle cały model działalności: źródła przychodów, rozliczanie współprac reklamowych, barterów, darowizn, sprzedaży produktów cyfrowych, kosztów uzyskania przychodu, a czasem także rozliczeń międzynarodowych i VAT. Materiał ma charakter informacyjny, nie stanowi porady prawnej.

1. Trzeba sprawdzić, czego dokładnie dotyczy zawiadomienie o kontroli

Pierwszym krokiem powinno być ustalenie podstawowych parametrów sprawy:

• jaki organ prowadzi czynności,
• jaki okres ma zostać objęty kontrolą,
• jakie podatki lub obowiązki są badane,
• czy chodzi o działalność gospodarczą, działalność nierejestrowaną, czy także majątek prywatny,
• jakie terminy wynikają z pisma.

To nie jest formalność. Od poprawnego odczytania zakresu pisma zależy sposób przygotowania dokumentów i ocena ryzyka. W sprawach influencerów szczególnie istotne jest rozróżnienie między przychodami z reklam, afiliacji, platform zagranicznych, subskrypcji oraz świadczeniami niepieniężnymi, np. barterem. Błąd na tym etapie wydłuża postępowanie i zwiększa ryzyko niespójnych wyjaśnień.

2. Należy zabezpieczyć dokumenty i dane, zanim organ poprosi o ich okazanie

Po otrzymaniu zawiadomienia nie warto czekać na pierwsze wezwanie. Trzeba uporządkować i zabezpieczyć pełną dokumentację, w tym:

1. umowy z reklamodawcami i agencjami,
2. faktury sprzedażowe i kosztowe,
3. potwierdzenia przelewów, raporty z platform i wypłat,
4. korespondencję dotyczącą barteru i świadczeń rzeczowych,
5. regulaminy sprzedaży kursów, e-booków, webinarów lub subskrypcji,
6. ewidencje księgowe i pliki JPK, jeśli są prowadzone lub wymagane.

W praktyce duża część ryzyka wynika nie z samego braku rozliczenia, ale z braku dowodu, jak dane świadczenie zostało zakwalifikowane. To ważne zwłaszcza wtedy, gdy influencer działa przez JDG, spółkę albo równolegle uzyskuje przychody prywatne.

3. Trzeba ustalić, kto odpowiada za kontakt z organem i obieg informacji

Jeżeli działalność jest prowadzona w formule biznesowej, konieczne jest wyznaczenie jednej osoby koordynującej kontakt z organem. W spółkach zwykle będzie to członek zarządu, dyrektor finansowy, compliance officer albo prawnik wewnętrzny. W mniejszych strukturach taką rolę często pełni właściciel wraz z księgowością.

Brak centralizacji komunikacji powoduje chaos. Organ otrzymuje niespójne wyjaśnienia, dokumenty są przekazywane fragmentarycznie, a terminy są przeoczane. Dla zarządu oznacza to także osobne ryzyko odpowiedzialności za sposób współpracy z organem i prawidłowość obiegu dokumentów.

4. Warto przeprowadzić szybki audyt rozliczeń jeszcze przed pierwszym spotkaniem

Na tym etapie potrzebna jest wewnętrzna odpowiedź na pytanie, gdzie rzeczywiście mogą znajdować się słabe punkty. Taki audyt powinien objąć co najmniej:

• kwalifikację przychodów,
• rozliczenie barterów,
• zasady ujmowania kosztów,
• VAT przy usługach elektronicznych i współpracach zagranicznych,
• zgodność danych z deklaracjami i ewidencjami,
• zgodność działalności promocyjnej z treścią umów.

Jeżeli wyniki audytu pokazują błędy, trzeba ocenić ich wagę i możliwe scenariusze procesowe. Nie każdy błąd prowadzi do sankcji, ale nieprzygotowane wyjaśnienia znacząco pogarszają pozycję kontrolowanego. Właśnie dlatego kontrola celno-skarbowa powinna być traktowana jak zdarzenie kryzysowe, a nie zwykła korespondencja administracyjna.

5. Nie należy składać spontanicznych wyjaśnień bez sprawdzenia ich skutków

Jednym z najczęstszych błędów jest udzielanie odpowiedzi „od ręki”, zwłaszcza telefonicznie lub mailowo, bez porównania ich z dokumentami. W sprawach podatkowych i karnych skarbowych pozornie drobna nieścisłość może później działać na niekorzyść kontrolowanego.

Fakt: organ ma uprawnienia do żądania dokumentów i wyjaśnień w granicach prawa [1][2]. Opinia praktyczna: im bardziej medialna i wielowątkowa działalność, tym większa potrzeba wcześniejszego przygotowania jednej, spójnej wersji stanu faktycznego. Dotyczy to szczególnie sytuacji, w których przychody pochodzą z kilku jurysdykcji lub są uzyskiwane zarówno przez osobę fizyczną, jak i przez spółkę.

6. Trzeba ocenić ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej i reputacyjnej

Kontrola może zakończyć się ustaleniami skutkującymi korektą rozliczeń, określeniem zaległości podatkowej i odsetkami, ale w części spraw pojawia się również wątek odpowiedzialności na gruncie Kodeksu karnego skarbowego [3]. Dotyczy to zwłaszcza przypadków, w których organ dostrzega zaniżenie zobowiązania, nierzetelną ewidencję albo posługiwanie się dokumentacją budzącą zastrzeżenia.

Dla influencera oraz podmiotów współpracujących znaczenie ma również reputacja. Informacja o sporze z organem może uruchomić reakcje kontrahentów, partnerów sponsoringowych i platform. Z biznesowego punktu widzenia stawką jest nie tylko wysokość zaległości, ale też ciągłość kampanii, możliwość pozyskiwania nowych współprac i bezpieczeństwo członków zarządu lub osób odpowiedzialnych za finanse.

7. Należy przygotować strategię procesową, a nie tylko komplet dokumentów

W praktyce kontrola to proces, w którym liczy się kolejność działań. Sama dokumentacja nie wystarczy. Potrzebna jest strategia obejmująca:

1. ustalenie głównych ryzyk i argumentów obrony,
2. weryfikację, które dokumenty należy przekazać od razu, a które po wcześniejszej analizie,
3. przygotowanie osób mających kontakt z organem,
4. ocenę, czy konieczne są korekty deklaracji,
5. ocenę ryzyka wejścia sprawy na poziom postępowania karnego skarbowego.

Podstawy prawne i sposób działania organu zależą od stanu faktycznego. Co do zasady zastosowanie mają przepisy ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz odpowiednio przepisy Ordynacji podatkowej [1][2]. W sprawach z elementem odpowiedzialności osobistej znaczenie mają również regulacje Kodeksu karnego skarbowego [3].

Z perspektywy zarządczej najważniejsze są pierwsze dni po doręczeniu pisma. To wtedy rozstrzyga się, czy firma lub twórca będzie reagować chaotycznie, czy zbuduje wiarygodną i uporządkowaną linię działania. W sprawach, w których kontrola dotyczy większej skali przychodów, transakcji zagranicznych, barterów albo rozbieżności między deklaracjami a rzeczywistym modelem biznesowym, potrzebna jest szybka analiza i koordynacja działań. W takich sytuacjach Kopeć & Zaborowski wspiera w ocenie ryzyk, organizacji odpowiedzi na działania organów i przygotowaniu strategii procesowej, dlatego w razie otrzymania zawiadomienia o kontroli warto skontaktować się z kancelarią.

FAQ – kontrola influencera po zawiadomieniu

Czy influencer może być objęty kontrolą celno-skarbową tak samo jak spółka?

Tak. Kontrola może dotyczyć zarówno osoby fizycznej prowadzącej działalność, jak i spółki, a zakres zależy od charakteru przychodów i okoliczności sprawy [1][2].

Czy barter trzeba wykazywać podatkowo?

Co do zasady tak, jeżeli stanowi świadczenie wzajemne wywołujące skutki podatkowe. Sposób rozliczenia zależy od rodzaju świadczenia, źródła przychodu i statusu podatnika.

Czy po otrzymaniu zawiadomienia można jeszcze poprawić rozliczenia?

To zależy od etapu sprawy i rodzaju nieprawidłowości. W niektórych przypadkach korekta jest możliwa, ale jej dopuszczalność i skutki trzeba ocenić przed złożeniem, ponieważ wszczęcie określonych czynności może ograniczać prawo do skutecznej korekty.

Czy organ może żądać korespondencji z agencją lub reklamodawcą?

Może żądać dokumentów i informacji istotnych dla ustalenia stanu faktycznego, w granicach przepisów. Zakres żądania powinien być każdorazowo oceniony pod kątem legalności i adekwatności [1][2].

Czy kontrola zawsze kończy się sankcją?

Nie. Kontrola może zakończyć się bez ustaleń negatywnych, ale może też prowadzić do określenia zobowiązania podatkowego, odsetek lub dalszych postępowań, w tym karnych skarbowych.

Kto w firmie powinien odpowiadać za kontakt z organem?

Najczęściej jedna wyznaczona osoba, wspierana przez księgowość i dział prawny. W spółkach warto formalnie uporządkować odpowiedzialność za obieg informacji i terminy.

Bibliografia

[1] Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, tekst jednolity: Dz.U. z późn. zm.

[2] Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, tekst jednolity: Dz.U. z późn. zm.

[3] Ustawa z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy, tekst jednolity: Dz.U. z późn. zm.

[4] Serwis Rzeczypospolitej Polskiej oraz Biznes.gov.pl, materiały informacyjne dotyczące kontroli podatkowych i obowiązków przedsiębiorców.