Jak Krajowa Administracja Skarbowa wykorzystuje dane z Big Data w kontrolach celno-skarbowych?

08.01.2026

Big Data w realiach administracji publicznej to wykorzystywanie dużych wolumenów danych z wielu źródeł (deklaracje, rejestry publiczne, pliki JPK, dane transakcyjne i logistyczne) do automatycznej analizy ryzyka i typowania podmiotów do weryfikacji. W przypadku Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) oznacza to przede wszystkim wsparcie czynności analitycznych i operacyjnych w obszarze podatków i ceł, w tym doboru podmiotów do kontroli oraz ustalania obszarów wymagających wyjaśnień.

Big Data w KAS – do czego służy w praktyce

W firmach najczęściej widać efekt końcowy: zainteresowanie organu konkretną transakcją, okresem rozliczeniowym lub łańcuchem dostaw. Z perspektywy KAS analityka danych ma ograniczać „przypadkowość” kontroli i skupiać zasoby na sprawach o najwyższym prawdopodobieństwie nieprawidłowości.

Praktyczne zastosowania obejmują w szczególności:

• profilowanie ryzyka na podstawie wzorców zachowań (np. nietypowe marże, skokowe zmiany wolumenów importu/eksportu, anomalie w łańcuchu dostaw),
• łączenie danych z różnych reżimów (podatki VAT, akcyza, cło) w celu wykrycia niespójności,
• typowanie transakcji i kontrahentów do czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej,
• analizę sieci powiązań (w tym przepływów towarowych i finansowych),
• wsparcie w wykrywaniu nadużyć w obszarach wrażliwych: akcyza, pochodzenie towarów, klasyfikacja taryfowa, wartość celna, obrót „towarami wrażliwymi”.

Skąd pochodzą dane analizowane przez KAS

Podstawą są dane przekazywane przez przedsiębiorców w ramach obowiązków sprawozdawczych oraz dane z systemów administracji publicznej. W kontekście podatków kluczowe są pliki JPK oraz informacje z deklaracji. W obszarze celnym i akcyzowym znaczenie mają zgłoszenia celne, dokumenty przewozowe, ewidencje i raportowanie w systemach dedykowanych (zależnie od procedury i rodzaju wyrobów).

Źródła danych (przykładowo) obejmują:

• pliki JPK (w tym JPK_VAT) i deklaracje podatkowe,
• dane z rejestrów publicznych (np. KRS, CEIDG),
• informacje celne i akcyzowe wynikające z przepisów unijnych i krajowych,
• dane o przepływach towarowych w łańcuchach dostaw (z dokumentacji handlowej i transportowej badanej w toku czynności),
• informacje pozyskiwane w ramach współpracy krajowej i międzynarodowej w granicach właściwych podstaw prawnych.

Fakt: organy skarbowe dysponują szerokim zakresem danych ustawowo gromadzonych i przetwarzanych dla realizacji zadań. Opinia: w praktyce rośnie znaczenie analityki ryzyka jako filtra uruchamiającego dalsze działania kontrolne, co zwiększa wymagania po stronie firm w zakresie jakości danych i spójności dokumentacji.

Jak Big Data wpływa na przebieg kontroli celno-skarbowej

W kontroli celno-skarbowej (uregulowanej w ustawie o KAS) organ ma narzędzia pozwalające na szybkie zestawianie informacji i weryfikowanie wersji zdarzeń gospodarczych z materiałem dowodowym. Analityka danych wpływa na dwa elementy: wybór podmiotu i zakres pytań.

1) Selekcja podmiotów i okresów

Modele analityczne mogą wskazywać okresy lub transakcje z najwyższą „odchyłką” od profilu branżowego lub historycznych danych firmy. Dla zarządu oznacza to, że kontrola częściej jest precyzyjna, a nie „przeglądowa”. Ryzyko polega na tym, że nawet pojedyncza nieprawidłowość (np. błąd w klasyfikacji taryfowej, nieprawidłowe udokumentowanie pochodzenia, rozbieżność w wartości celnej) może podnieść wskaźnik ryzyka i uruchomić sekwencję dalszych czynności.

2) Zakres żądań dokumentów i wyjaśnień

Typowe żądania w kontrolach, które są „zasilane” analizą danych, obejmują dokumenty handlowe, umowy, korespondencję, uzasadnienia doboru kodów CN, kalkulacje wartości, dokumenty transportowe, potwierdzenia dostaw, dowody zapłaty oraz dokumentację cen transferowych (jeżeli ma związek z wartością celną lub rozliczeniami w łańcuchu).

W praktyce firmom pomaga wcześniejsze uporządkowanie procesów związanych z kontrolą celno-skarbową i przygotowanie „ścieżki audytowej” dla kluczowych transakcji, bo organ zwykle dąży do weryfikacji spójności danych w wielu przekrojach.

Ryzyka dla firmy i członków zarządu – perspektywa biznesowa

Big Data nie „nakłada kar” automatycznie, ale zwiększa wykrywalność niespójności. Konsekwencje zależą od stanu faktycznego i ustaleń kontroli, natomiast typowe ryzyka w obszarze celno-skarbowym to:

• finansowe – doszacowanie należności (cło, VAT importowy, akcyza), odsetki, dodatkowe zobowiązania podatkowe (w reżimach przewidzianych przepisami),
• operacyjne – blokada zasobów, czas zarządu i kluczowych działów, ryzyko zatrzymań towarów lub opóźnień w odprawach,
• kontraktowe – spory z kontrahentami o odpowiedzialność za błędy w dokumentacji i rozliczeniach,
• reputacyjne – skutki komunikacyjne i relacyjne w łańcuchu dostaw,
• osobiste – w określonych przypadkach możliwość odpowiedzialności karnej skarbowej osób odpowiedzialnych za rozliczenia (ocena zawsze wymaga analizy konkretów).

Fakt: kontrola celno-skarbowa może prowadzić do ustaleń skutkujących decyzjami i postępowaniami następczymi w obszarze podatkowym, celnym lub karnym skarbowym. Opinia: w środowisku analityki danych rośnie znaczenie „compliance dowodowego” – nie tylko poprawności rozliczenia, ale też zdolności wykazania, dlaczego firma przyjęła określone założenia (np. kod taryfowy, pochodzenie, wartość).

Jak przygotować firmę na kontrole oparte o analitykę danych

Skuteczne przygotowanie nie polega na tworzeniu nadmiarowych procedur, lecz na uszczelnieniu obszarów, które najczęściej generują odchylenia wykrywalne w danych.

1. Mapowanie krytycznych danych – skąd pochodzą dane do zgłoszeń i rozliczeń, kto je zatwierdza, jak są archiwizowane.
2. Test spójności między systemami – ERP, WMS, systemy celne, rejestry akcyzowe, ewidencje magazynowe. Niespójności „techniczne” bywają interpretowane jako merytoryczne.
3. Przegląd obszarów wysokiego ryzyka – klasyfikacja taryfowa (CN), pochodzenie, wartość celna, warunki Incoterms, rozliczenia kosztów transportu i ubezpieczenia, dokumentacja akcyzowa.
4. Gotowość dowodowa – kompletność dokumentów i uzasadnień, jednolity obieg akceptacji, zasady przechowywania.
5. Procedura reakcji na kontrolę – wyznaczenie osób odpowiedzialnych, zasady komunikacji wewnętrznej, standard odpowiedzi na żądania organu, kontrola terminów i protokołowanie ustaleń.

Podstawy prawne – co warto znać przed kontrolą

Ramy prawne działań KAS wynikają w szczególności z ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz przepisów o ochronie danych osobowych (RODO) w zakresie przetwarzania danych. Dodatkowo, w obszarze celnym kluczowe znaczenie ma Unijny Kodeks Celny i akty wykonawcze. W każdej sprawie zakres uprawnień organu i obowiązków firmy należy oceniać przez pryzmat konkretnego trybu czynności (czynności sprawdzające, kontrola podatkowa, kontrola celno-skarbowa) i żądanych informacji.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej; w przypadku ryzyka kontroli lub trwających czynności zasadna jest indywidualna analiza dokumentów i okoliczności, dlatego w razie potrzeby wsparcia Kopeć & Zaborowski zachęca, aby temat omówić z doradcą prowadzącym sprawy KAS i zgodności, korzystając z formularza na stronie: Skontaktuj się z nami.

Bibliografia

[1] Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1373, z późn. zm.).

[2] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

[3] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013 z dnia 9 października 2013 r. ustanawiające Unijny Kodeks Celny.

Jeżeli analiza danych, spójność dokumentacji lub ryzyko doszacowań budzą wątpliwości w konkretnym łańcuchu dostaw, najbezpieczniej jest przeprowadzić przegląd przygotowania do kontroli i ustalić plan działania, dlatego warto przejść przez temat wspólnie: Skontaktuj się z nami.