Jak status AEO (AEOC/AEOS) wpływa na kontrole celno-skarbowe i rozkład ciężaru dowodowego w sporach?

17.11.2025

W dynamicznie zmieniającym się środowisku międzynarodowej wymiany handlowej, przedsiębiorcy stają przed licznymi wyzwaniami związanymi z kontrolami celnymi i podatkowymi. Status Upoważnionego Przedsiębiorcy (AEO) stanowi jedno z kluczowych narzędzi, które może znacząco wpłynąć na przebieg kontroli celno-skarbowych oraz pozycję firmy w ewentualnych sporach z organami administracji. Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie jednak sprawy, jak istotne znaczenie ma posiadanie certyfikatu AEO dla ciężaru dowodowego w postępowaniach podatkowych i celnych.

Z doświadczenia zawodowego wynika, że firmy posiadające status AEO mogą liczyć na istotne preferencje podczas kontroli, a ich wiarygodność jest oceniana przez organy znacznie wyżej. W niniejszym artykule przyjrzymy się szczegółowo, jak certyfikaty AEOC (Upoważniony Przedsiębiorca – Uproszczenia Celne) oraz AEOS (Upoważniony Przedsiębiorca – Bezpieczeństwo i Ochrona) wpływają na procedury kontrolne, rozkład ciężaru dowodowego oraz pozycję przedsiębiorcy w potencjalnych sporach z administracją celno-skarbową.

Czym dokładnie jest status AEO i jakie są jego rodzaje?

Status Upoważnionego Przedsiębiorcy (AEO) to certyfikat przyznawany przez organy celne państw członkowskich Unii Europejskiej podmiotom, które spełniają określone kryteria w zakresie przestrzegania przepisów prawa celnego, prowadzenia ewidencji, wypłacalności finansowej oraz odpowiednich standardów bezpieczeństwa. Unijny Kodeks Celny (UKC) przewiduje dwa rodzaje świadectw AEO:

• AEOC (Customs Simplifications) – Upoważniony Przedsiębiorca w zakresie Uproszczeń Celnych
• AEOS (Security and Safety) – Upoważniony Przedsiębiorca w zakresie Bezpieczeństwa i Ochrony

Możliwe jest również posiadanie obu certyfikatów jednocześnie (AEOC/AEOS), co zapewnia przedsiębiorcy pełen zakres korzyści wynikających ze statusu AEO. Warto podkreślić, że świadectwa te są uznawane na całym obszarze Unii Europejskiej, a dodatkowo – dzięki umowom o wzajemnym uznawaniu – również w niektórych państwach trzecich, jak USA, Japonia czy Chiny.

Jakie korzyści daje status AEO w kontekście kontroli celno-skarbowych?

Posiadanie statusu AEO wiąże się z konkretnymi ułatwieniami podczas kontroli celno-skarbowych. Przedsiębiorcy z certyfikatem AEOC lub AEOS mogą liczyć na:

• Mniejszą liczbę fizycznych kontroli i kontroli dokumentów
• Priorytetowe traktowanie przesyłek w przypadku wytypowania do kontroli
• Możliwość wyboru miejsca przeprowadzenia kontroli
• Wcześniejsze powiadomienie o wytypowaniu przesyłki do kontroli
• Pierwszeństwo w obsłudze zgłoszeń celnych

Te korzyści przekładają się na wymierne oszczędności czasu i kosztów związanych z procedurami celnymi. Przykładowo, przedsiębiorca posiadający status AEOC może uniknąć opóźnień w łańcuchu dostaw związanych z przeprowadzaniem kontroli, co jest szczególnie istotne w przypadku towarów szybko psujących się lub dostaw realizowanych w systemie just-in-time.

W jaki sposób status AEO wpływa na ciężar dowodowy w sporach z organami celnymi?

Jedną z najistotniejszych, choć często niedocenianych, korzyści wynikających ze statusu AEO jest jego wpływ na rozkład ciężaru dowodowego w ewentualnych sporach z organami celnymi i podatkowymi. Posiadacze certyfikatu AEO są traktowani jako podmioty zaufane, co przekłada się na:

Po pierwsze, zwiększoną wiarygodność dokumentacji i deklaracji składanych przez przedsiębiorcę. Organy administracji celno-skarbowej przyznają wyższy stopień zaufania do informacji przedstawianych przez podmioty posiadające status AEO, co może mieć kluczowe znaczenie w przypadku sporów dotyczących wartości celnej, klasyfikacji taryfowej czy pochodzenia towarów.

Po drugie, w przypadku kwestionowania przez organy określonych aspektów działalności przedsiębiorcy, to na administracji celno-skarbowej w większym stopniu spoczywa obowiązek wykazania nieprawidłowości. Jest to szczególnie widoczne w sporach dotyczących należytej staranności w weryfikacji kontrahentów czy prawidłowości procedur wewnętrznych.

Jak przygotować się do kontroli celno-skarbowej będąc posiadaczem statusu AEO?

Pomimo licznych przywilejów wynikających ze statusu AEO, przedsiębiorcy powinni być odpowiednio przygotowani do ewentualnych kontroli. Kluczowe elementy takiego przygotowania to:

• Systematyczna aktualizacja procedur wewnętrznych zgodnie z wymogami AEO
• Prowadzenie szczegółowej dokumentacji transakcji i łańcucha dostaw
• Regularne szkolenia pracowników w zakresie procedur celnych i podatkowych
• Monitorowanie zmian w przepisach celnych i podatkowych

Dobrą praktyką jest również przeprowadzanie wewnętrznych audytów weryfikujących zgodność działalności z wymogami statusu AEO. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, przedsiębiorca powinien niezwłocznie podjąć działania naprawcze i, w razie potrzeby, poinformować o nich organy celne.

Jakie rodzaje kontroli dotyczą posiadaczy statusu AEO i czym się różnią?

Kontrole celno-skarbowe wobec podmiotów posiadających status AEO mogą przybierać różne formy, jednak co do zasady charakteryzują się mniejszą inwazyjnością i krótszym czasem trwania. Wyróżnić można:

Kontrole okresowe – przeprowadzane w celu weryfikacji, czy przedsiębiorca nadal spełnia kryteria wymagane dla utrzymania statusu AEO. Kontrole te są zapowiadane z wyprzedzeniem i obejmują przede wszystkim weryfikację procedur wewnętrznych.

Kontrole doraźne – mogą być przeprowadzane w przypadku uzasadnionych podejrzeń co do nieprawidłowości w konkretnych transakcjach. Nawet w takich przypadkach posiadacze AEO mogą liczyć na bardziej przychylne podejście organów kontrolnych i pierwszeństwo w obsłudze.

Audyty poimportowe – w ich przypadku status AEO również przekłada się na mniejszą częstotliwość i zakres kontroli, pod warunkiem utrzymywania przez przedsiębiorcę wysokich standardów zgodności z przepisami.

Czy status AEO zapewnia całkowitą ochronę przed sankcjami w przypadku wykrycia nieprawidłowości?

Status AEO nie stanowi „tarczy ochronnej” przed wszelkimi sankcjami w przypadku wykrycia nieprawidłowości. Należy podkreślić, że:

• W przypadku poważnych lub powtarzających się naruszeń przepisów, status AEO może zostać zawieszony lub cofnięty
• Podmioty posiadające certyfikat AEO nadal podlegają odpowiedzialności za naruszenia przepisów celnych i podatkowych

Jednakże, w praktyce organy celno-skarbowe często przyjmują bardziej przychylne podejście wobec posiadaczy statusu AEO, szczególnie w przypadku niezawinionych błędów lub nieznacznych uchybień. Ciężar dowodowy w zakresie wykazania umyślności działania przedsiębiorcy jest w takich przypadkach wyższy dla organów kontrolnych.

W jaki sposób status AEO wpływa na procedurę prowadzenia sporu z organami celnymi?

W przypadku zaistnienia sporu z organami celnymi lub podatkowymi, status AEO może istotnie wpłynąć na przebieg postępowania. Przedsiębiorcy posiadający certyfikat mogą zauważyć:

Większą skłonność organów do polubownego rozwiązywania sporów, w tym poprzez procedury konsultacyjne przed wszczęciem formalnego postępowania. Organy celne częściej podejmują dialog z podmiotami AEO, dążąc do wyjaśnienia wątpliwości bez eskalacji sporu.

Wyższy standard uzasadnienia decyzji niekorzystnych dla przedsiębiorcy – organy muszą bardziej wnikliwie argumentować swoje stanowisko, gdy kwestionują działania podmiotu posiadającego status zaufanego przedsiębiorcy.

W przypadku skomplikowanych sporów dotyczących kontroli celno-skarbowych i ich konsekwencji, warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia prawnego. Kancelaria Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni specjalizuje się w reprezentowaniu podmiotów gospodarczych w sporach z organami administracji celno-skarbowej, oferując kompleksową obsługę uwzględniającą specyfikę statusu AEO.

Jak status AEO wpływa na międzynarodowe aspekty kontroli celnych?

Status AEO ma istotne znaczenie również w kontekście międzynarodowym, co wynika z umów o wzajemnym uznawaniu (MRA – Mutual Recognition Agreements) zawieranych przez Unię Europejską z państwami trzecimi. Dzięki tym umowom:

• Posiadacze certyfikatu AEOS są traktowani preferencyjnie przez organy celne krajów, które zawarły umowy MRA z UE
• Zmniejsza się ryzyko podwójnych kontroli przy imporcie i eksporcie towarów
• Upraszcza się proces weryfikacji łańcucha dostaw w handlu międzynarodowym

Warto podkreślić, że w kontekście międzynarodowym szczególne znaczenie ma certyfikat AEOS, który koncentruje się na aspektach bezpieczeństwa i ochrony w łańcuchu dostaw. Jest on szczególnie ceniony przez organy celne państw kładących duży nacisk na bezpieczeństwo, jak Stany Zjednoczone.

Jakie są najczęstsze błędy przedsiębiorców posiadających status AEO podczas kontroli?

Pomimo korzyści wynikających ze statusu AEO, przedsiębiorcy często popełniają błędy, które mogą negatywnie wpłynąć na przebieg kontroli i osłabić ich pozycję w ewentualnych sporach. Do najczęstszych błędów należą:

Nieaktualizowanie procedur wewnętrznych – zmiany w przepisach celnych i podatkowych wymagają regularnej aktualizacji procedur, a zaniedbania w tym zakresie mogą prowadzić do utraty statusu AEO.

Niedostateczne dokumentowanie transakcji – pomimo większego zaufania ze strony organów celnych, przedsiębiorcy AEO powinni nadal skrupulatnie dokumentować swoje transakcje, szczególnie w obszarach podwyższonego ryzyka, jak określanie wartości celnej czy ustalanie pochodzenia towarów.

Niewystarczające przeszkolenie personelu – pracownicy odpowiedzialni za kwestie celne i podatkowe powinni być regularnie szkoleni, aby zapewnić prawidłową implementację procedur wymaganych dla statusu AEO.

Jak przygotować skuteczną strategię obrony w sporze z organami celnymi mając status AEO?

W przypadku powstania sporu z organami celnymi lub podatkowymi, posiadacze statusu AEO powinni przyjąć strategię obrony uwzględniającą ich szczególną pozycję. Kluczowe elementy takiej strategii to:

• Podkreślanie statusu zaufanego przedsiębiorcy i historii współpracy z organami celnymi
• Wykazywanie zgodności procedur wewnętrznych z wymogami AEO
• Dokumentowanie należytej staranności w weryfikacji kontrahentów i transakcji
• W uzasadnionych przypadkach – powoływanie się na zasadę proporcjonalności środków stosowanych przez organy celne

Kluczowe jest również proaktywne podejście – w przypadku wykrycia nieprawidłowości przedsiębiorca powinien sam podjąć działania naprawcze i poinformować o nich organy celne, co może znacząco zmniejszyć ryzyko sankcji.

Podsumowanie: strategiczne znaczenie statusu AEO dla przedsiębiorców

Status Upoważnionego Przedsiębiorcy (AEO) stanowi istotne narzędzie strategiczne dla podmiotów zaangażowanych w międzynarodową wymianę handlową. Jego wpływ na kontrole celno-skarbowe oraz ciężar dowodowy w sporach z organami administracji jest wielopłaszczyznowy i może przyczynić się do znaczących oszczędności czasowych i finansowych.

Przedsiębiorcy posiadający certyfikat AEOC i/lub AEOS cieszą się preferencyjnym traktowaniem podczas kontroli, większym zaufaniem ze strony organów celnych oraz korzystniejszą pozycją w ewentualnych sporach. Należy jednak pamiętać, że utrzymanie statusu AEO wymaga ciągłego dostosowywania procedur wewnętrznych do zmieniających się przepisów oraz wysokich standardów w zakresie zgodności z regulacjami celnymi i podatkowymi.

W obliczu rosnącej złożoności międzynarodowych łańcuchów dostaw oraz zaostrzających się regulacji, status AEO staje się nie tylko przywilejem, ale wręcz koniecznością dla podmiotów dążących do optymalizacji procesów celnych i minimalizacji ryzyka sporów z organami administracji.

Bibliografia:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013 z dnia 9 października 2013 r. ustanawiające unijny kodeks celny
• Rozporządzenie Wykonawcze Komisji (UE) 2015/2447 z dnia 24 listopada 2015 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania niektórych przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013 ustanawiającego unijny kodeks celny
• Wytyczne AEO wydane przez Komisję Europejską (TAXUD/B2/047/2011-REV.6)
• Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz.U. 2021 poz. 422)
• Orzecznictwo Wojewódzkich Sądów Administracyjnych oraz Naczelnego Sądu Administracyjnego w sprawach dotyczących statusu AEO