Jakie są granice ingerencji w prywatność podczas kontrolowania dokumentów elektronicznych przez KAS?

08.01.2026

Kontrola dokumentów elektronicznych przez Krajową Administrację Skarbową (KAS) to zespół czynności procesowych i technicznych, w ramach których organ weryfikuje dane utrwalone lub przetwarzane w systemach informatycznych przedsiębiorcy (np. ewidencje księgowe, pliki JPK, korespondencję dotyczącą transakcji, logi systemowe), aby ustalić prawidłowość rozliczeń lub przestrzeganie przepisów podatkowych oraz przepisów z zakresu prawa celnego i innych regulacji pozostających we właściwości KAS. W praktyce oznacza to dostęp do informacji, które mogą zawierać także dane prywatne, dane pracownicze lub korespondencję o charakterze wrażliwym. Granice tej ingerencji wyznaczają przede wszystkim: zakres upoważnienia, cel kontroli, zasada proporcjonalności oraz przepisy o ochronie danych i tajemnic prawnie chronionych.

Podstawy prawne: kiedy KAS może żądać dokumentów elektronicznych

Kontrola celno-skarbowa oraz czynności sprawdzające i kontrola podatkowa mogą obejmować dokumenty prowadzone i przechowywane w formie elektronicznej. Kluczowe ramy prawne wynikają z:

• ustawy z 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) – w szczególności regulacji dotyczących kontroli celno-skarbowej, uprawnień kontrolujących oraz obowiązków kontrolowanego [1],
• Ordynacji podatkowej (czynności sprawdzające, kontrola podatkowa, dowody, obowiązek współdziałania, ograniczenia wynikające z tajemnic) [2],
• RODO oraz przepisów krajowych o ochronie danych – w zakresie legalności, minimalizacji i zabezpieczenia przetwarzania danych osobowych [3].

W realiach biznesowych oznacza to, że organ może żądać okazania lub udostępnienia danych z systemów, ale nie jest to uprawnienie nieograniczone. Każdorazowo powinno istnieć powiązanie żądania z przedmiotem kontroli, a sposób pozyskania danych powinien ograniczać zbędną ekspozycję informacji prywatnych i nieistotnych.

Co w praktyce podlega sprawdzeniu: dokumenty, systemy, nośniki

Najczęściej kontrola dotyczy danych „twardych”, czyli ewidencji i dokumentów rozliczeniowych. Jednak w sprawach spornych organ może sięgać szerzej, np. po dowody potwierdzające rzeczywisty przebieg transakcji. W obszarze elektronicznym mogą to być:

• pliki JPK, księgi rachunkowe i ewidencje VAT,
• faktury elektroniczne, zamówienia, dokumenty transportowe i celne,
• korespondencja handlowa (e-mail) w zakresie, w jakim dokumentuje ustalenia transakcyjne,
• dane z systemów ERP/WMS, logi użytkowników, historia zmian w kartotekach,
• dane z nośników i kopii zapasowych, jeżeli są wykorzystywane do przechowywania dokumentacji.

Ryzyko dla firmy polega na tym, że materiały elektroniczne mają charakter „masowy” i łatwo o pozyskanie danych wykraczających poza sprawę. Dlatego kluczowe są procedury ograniczania zakresu udostępnienia oraz dokumentowania, co faktycznie przekazano organowi.

Zasada proporcjonalności i celowości: podstawowa granica ingerencji w prywatność

Z perspektywy ochrony prywatności i danych osobowych fundamentalne znaczenie ma zasada minimalizacji: organ powinien żądać tylko tego, co jest niezbędne do realizacji celu kontroli. W praktyce biznesowej warto weryfikować:

1. Czy żądanie ma podstawę w upoważnieniu i w zakresie kontroli (przedmiot, okres, obszar rozliczeń).
2. Czy da się udostępnić dane w sposób ograniczający nadmiarowość (np. eksport wybranych zakresów, filtrowanie po kontrahencie/okresie, wydzielone repozytorium).
3. Czy firma zabezpieczy tajemnice prawnie chronione (np. tajemnica przedsiębiorstwa, dane pracownicze, dane szczególnej kategorii).

W razie sporu istotna jest dokumentacja: protokoły, korespondencja, opisy zbiorów danych i zakresów eksportu. Pozwala to wykazać, że firma współdziałała, ale jednocześnie chroniła informacje niemające związku ze sprawą.

Trzy wyjątki, o których trzeba pamiętać (i jak wpływają na prywatność)

Ocena dopuszczalności dostępu do danych elektronicznych bywa zależna od okoliczności. W praktyce występują trzy powtarzalne sytuacje, które zmieniają sposób postępowania firmy:

• Wyjątek 1: tajemnica zawodowa i kontakt z pełnomocnikiem – korespondencja oraz dokumenty mogące być objęte tajemnicą adwokacką/radcowską wymagają szczególnej ostrożności. Firma powinna identyfikować takie materiały i sygnalizować organowi konieczność uwzględnienia ochrony tajemnicy zawodowej, zamiast „hurtowego” przekazania skrzynek e-mail lub folderów.
• Wyjątek 2: dane prywatne pracowników w narzędziach służbowych – w wielu organizacjach dopuszcza się incydentalny użytek prywatny. To powoduje, że eksport skrzynki pocztowej lub dysku użytkownika może ujawnić dane niezwiązane z działalnością. Rozwiązaniem jest selekcja po kryteriach merytorycznych (projekt, kontrahent, okres) i udostępnienie wyłącznie wyników, a nie całego zasobu.
• Wyjątek 3: dane wrażliwe i masowe zbiory – listy płac, dane medyczne, dane HR lub szerokie logi systemowe mogą zawierać dane szczególnej kategorii albo informacje nieistotne dla sprawy. W takich przypadkach zasadne jest żądanie doprecyzowania zakresu, anonimizacja/pseudonimizacja tam, gdzie to dopuszczalne, oraz kontrola nad sposobem kopiowania i przechowywania danych przez organ.

Jak ograniczyć ryzyko nadmiernej ingerencji: działania operacyjne w firmie

Największe ryzyka to: nieodwracalny wyciek informacji (np. handlowych), naruszenie prywatności pracowników, a także powstanie dodatkowych wątków kontrolnych na bazie pobocznych danych. Dlatego rekomendowane są rozwiązania proceduralne:

• Polityka pracy na danych i poczcie – jasne zasady korzystania z narzędzi służbowych oraz separacja kanałów (np. zakaz użycia prywatnego w wybranych skrzynkach funkcyjnych).
• „Data room” na potrzeby kontroli – wydzielone repozytorium z materiałem objętym zakresem żądania, kontrola wersji, rejestr udostępnień.
• Mapowanie danych i systemów – wiedza, gdzie znajdują się księgi, faktury, dokumenty celne, potwierdzenia transakcji oraz kto jest administratorem systemu.
• Procedura eskalacji – kto podejmuje decyzje o udostępnieniu danych, jak weryfikowane są żądania, jak dokumentuje się przekazanie.

W kontekście przygotowania do kontroli celno-skarbowej warto też zadbać o jednolite nazewnictwo plików i porządek w repozytoriach, ponieważ chaos informacyjny zwykle zwiększa zakres udostępniania „na wszelki wypadek”.

Konsekwencje dla firmy i zarządu: gdzie prywatność styka się z odpowiedzialnością

Jeżeli organ uzna, że firma utrudnia kontrolę (np. odmawia przekazania danych bez uzasadnienia albo przekazuje je w sposób pozorny), ryzyko obejmuje konsekwencje proceduralne i materialne, w tym możliwość sięgania po instrumenty przymusu przewidziane w przepisach oraz potencjalne sankcje w dalszych postępowaniach. Niezależnie od tego, nadmierne ujawnienie danych może rodzić ryzyka wewnętrzne:

• RODO – ujawnienie danych bez podstawy, brak minimalizacji, niewłaściwe zabezpieczenia.
• HR i reputacja – spory pracownicze dotyczące prywatności i monitoringu.
• Tajemnica przedsiębiorstwa – ryzyko ujawnienia informacji handlowych, cenowych, marż, strategii.

Fakt: organy mają szerokie uprawnienia kontrolne. Opinia praktyczna: im lepiej firma ma ułożone procesy wydzielania i przekazywania danych, tym mniejsze ryzyko, że kontrola „rozleje się” na obszary poboczne i wrażliwe.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej; w przypadku planowanej lub trwającej kontroli warto uzyskać ocenę dopasowaną do stanu faktycznego w kancelarii Kopeć & Zaborowski (KKZ) – Skontaktuj się z nami.

Bibliografia

• [1] Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz.U. 2016 poz. 1947 z późn. zm.).
• [2] Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926 z późn. zm.).
• [3] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

Jeżeli w toku kontroli pojawia się spór o zakres danych elektronicznych, zasadność kopiowania lub ochronę tajemnic i prywatności, bezpiecznym krokiem jest szybka analiza ryzyk i przygotowanie stanowiska procesowego – Skontaktuj się z nami.