Kontrakt B2B w software house / gamedev: które zapisy umowy najczęściej „podbijają” stawkę ryczałtu w ocenie KAS (zakres, nadzór autorski, konsultacje)

16.04.2026

Kontrakt B2B w software house / gamedev: które zapisy umowy najczęściej „podbijają” stawkę ryczałtu w ocenie KAS (zakres, nadzór autorski, konsultacje)

Kontrakt B2B to potoczne określenie współpracy, w której osoba prowadząca działalność gospodarczą (np. programista, grafik 3D, game designer) świadczy usługi na rzecz firmy na podstawie umowy cywilnoprawnej (najczęściej umowy o świadczenie usług/umowy zlecenia w rozumieniu Kodeksu cywilnego, ewentualnie umowy o dzieło) w zamian za wynagrodzenie. W praktyce software house i gamedev stosują B2B m.in. dla elastyczności zasobów, rozliczeń projektowych i ograniczenia kosztów pracowniczych. Jednocześnie sposób opisania współpracy w umowie może istotnie wpływać na ocenę ryzyka podatkowego, w tym na możliwość korzystania z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

W ocenie organów (w tym KAS) problemem nie jest sama forma B2B, lecz to, czy faktycznie jest to działalność usługowa wykonywana samodzielnie i na własne ryzyko, czy też współpraca ma cechy zbliżone do stosunku pracy oraz czy zakres obejmuje usługi, które częściej budują spór o właściwą stawkę ryczałtu albo o prawo do ryczałtu. Poniżej wskazano klauzule, które w praktyce najczęściej „podbijają” ryzyko zakwestionowania stawki lub klasyfikacji usługi.

Dlaczego KAS analizuje zapisy B2B pod kątem ryczałtu

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest uregulowany w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym [1]. Wysokość stawki zależy od rodzaju wykonywanych usług, które w praktyce trzeba opisać i przypisać do właściwej klasyfikacji (często z odwołaniem do PKWiU), a następnie obronić w razie czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub postępowania. W branżach IT i gamedev ryzyko rośnie, gdy umowa miesza role: wykonawstwo (np. kodowanie) z elementami nadzoru, konsultingu, zarządzania zespołem lub odpowiedzialności „jak kierownik”.

Z perspektywy firmy stawką są: koszt współpracy (potencjalne doszacowania podatku i odsetki po stronie kontraktora wpływają na ciągłość projektu), czas zarządu na spór oraz ryzyko reputacyjne w razie zarzutów „fikcyjnego B2B”. Warto też pamiętać, że w tle mogą pojawić się skutki w innych obszarach (ZUS, prawo pracy), zależnie od stanu faktycznego.

Zapisy o zakresie usług, które podnoszą ryzyko sporu o stawkę ryczałtu

1) Zbyt szeroki, „pracowniczy” opis obowiązków

Klauzule typu „świadczenie usług programistycznych oraz wszelkich innych zadań zleconych przez zamawiającego” są wygodne operacyjnie, ale podatkowo nieprecyzyjne. Utrudniają wykazanie, że usługa ma określony charakter (np. stricte wytwórczy, developerski), a nie mieszany. Dodatkowo tworzą pole do tezy, że zakres odpowiada stanowisku w strukturze firmy, a nie niezależnej usłudze.

Praktyczna konsekwencja: im bardziej „work for hire bez granic”, tym łatwiej organowi argumentować, że nie da się obronić preferencyjnej stawki, bo faktycznie świadczone czynności obejmują także inne rodzaje usług.

2) Włączenie elementów doradztwa i konsultingu jako głównego świadczenia

W gamedev i software house często pojawiają się postanowienia o „konsultacjach architektonicznych”, „doradztwie produktowym”, „konsultacjach biznesowych”, „analizie wymagań i rekomendacjach”. Same w sobie nie są zakazane, ale jeśli są opisane jako dominujące, a nie pomocnicze wobec wytwarzania, rośnie ryzyko sporu o klasyfikację usługi i stawkę.

Co zwykle interesuje KAS: czy wynagrodzenie jest w praktyce płacone za efekt wytwórczy (kod, funkcjonalność, assety), czy za „stałą dostępność eksperta” i opiniowanie, co może przesuwać usługę w kierunku doradztwa.

Nadzór autorski i przeniesienie praw: zapisy, które mogą „zmienić charakter” usługi

1) Nadzór autorski opisany jak stała funkcja w organizacji

W umowach B2B spotyka się postanowienia o „nadzorze autorskim nad wdrożeniem”, „akceptacji zmian w projekcie”, „kontroli jakości pracy innych członków zespołu” czy „zatwierdzaniu rozwiązań”. Jeżeli nadzór autorski jest skonstruowany jako stała rola kierownicza, a nie incydentalne wsparcie twórcy przy implementacji własnego rozwiązania, może to „podbić” ryzyko kwalifikacji świadczenia jako zarządczo-nadzorczego.

Biznesowo: taka klauzula bywa narzędziem kontroli jakości, ale podatkowo i dowodowo warto rozdzielać: nadzór nad własnym utworem (wąsko) vs. nadzór nad ludźmi/procesem (szeroko).

2) Przeniesienie praw autorskich bez precyzji pól eksploatacji i momentu przejścia praw

Prawo autorskie wymaga, aby przeniesienie autorskich praw majątkowych obejmowało wyraźnie wskazane pola eksploatacji [2]. W praktyce nieprecyzyjne zapisy powodują nie tylko spory cywilne, ale także komplikacje podatkowe: jeżeli umowa miesza wynagrodzenie za usługi i wynagrodzenie za prawa, bez rozdziału i jasnej konstrukcji, trudniej wykazać, co było przedmiotem świadczenia oraz jaką usługę faktycznie wykonywano.

Skutek praktyczny: ryzyko kontroli rośnie, gdy dokumentacja nie pozwala odtworzyć, czy dominowało wytwarzanie (usługa), czy model „stałej opieki twórczej” i konsultingu.

Konsultacje, dyżury i dostępność: klauzule, które najczęściej „podbijają” ryzyko

1) Stałe godziny pracy i ścisłe podporządkowanie

Zapisy o obowiązku świadczenia usług w określonych godzinach (np. 9-17), konieczności codziennej obecności na callach, uzależnieniu przerwy w świadczeniu usług od zgody osoby po stronie zamawiającego czy obowiązku raportowania jak pracownik, mogą być interpretowane jako element podporządkowania organizacyjnego. To nie jest automatycznie przesądzające, ale w razie sporu będzie działało na niekorzyść tezy o samodzielnym prowadzeniu działalności.

2) „On-call”, SLA i odpowiedzialność jak za utrzymanie systemu

W IT typowe są dyżury, czasy reakcji, gotowość do usuwania awarii. Jeżeli umowa B2B opisuje stałą gotowość (a nie zlecenia zadaniowe), a wynagrodzenie ma charakter stałego abonamentu za dostępność, organ może argumentować, że jest to usługa o innym charakterze niż deklarowana. W gamedev analogicznie działa stała opieka nad buildami, pipeline, narzędziami, jeśli przypomina rolę „wewnętrznego administratora” lub „lead’a utrzymaniowego”.

Jak ograniczać ryzyko w umowach B2B (praktycznie, bez „papierowej” fikcji)

Redukcja ryzyka polega na spójności: umowa, sposób rozliczeń i realna praktyka współpracy muszą opowiadać tę samą historię. Pomocne są w szczególności:

• Precyzyjny opis zakresu z wyszczególnieniem, co jest świadczeniem głównym (np. wytwarzanie oprogramowania/assetów), a co pomocniczym (np. konsultacje w ograniczonym zakresie).
• Rozdzielenie ról: wykonawstwo vs. nadzór nad zespołem/procesem. Jeśli firma potrzebuje funkcji lead/manager, warto rozważyć odrębny kontrakt lub jasny model rozliczeń.
• Dowody wykonania: backlogi, ticketing, repozytoria, protokoły odbioru, scope w SOW. Przy kontroli dokumenty często są ważniejsze niż deklaracje.
• Rozsądne ujęcie nadzoru autorskiego jako wsparcia twórcy przy wdrożeniu własnego rozwiązania, bez „przejmowania” odpowiedzialności za ludzi.
• Spójne wynagrodzenie: jeśli wynagrodzenie ma obejmować przeniesienie praw, konstrukcja powinna być zgodna z prawem autorskim (pola eksploatacji; wskazanie chwili przejścia praw) [2].

W razie wszczęcia czynności przez organ istotne jest szybkie uporządkowanie dokumentów i ocena, czy ryzyka dotyczą klasyfikacji usługi (stawka ryczałtu), czy także elementów podporządkowania i modelu współpracy. W takich sprawach wsparcie doradcze bywa kluczowe, zwłaszcza gdy wchodzi w grę kontrola celno-skarbowa i zabezpieczenie materiału dowodowego na wczesnym etapie.

Uwaga: powyższe informacje mają charakter ogólny, a ocena stawki ryczałtu i ryzyk kontroli zależy od konkretnych zapisów oraz faktycznego sposobu wykonywania współpracy. To materiał informacyjny, nie stanowi porady prawnej.

Jeżeli firma potrzebuje przeglądu kontraktów B2B w IT/gamedev pod kątem ryczałtu, ryzyk dowodowych i scenariuszy na wypadek sporu z organem, Kopeć & Zaborowski może przygotować ocenę i rekomendacje wdrożeniowe, dlatego w razie potrzeby warto przejść do kontaktu w formule: Skontaktuj się z nami.

FAQ: Kontrakt B2B w software house / gamedev a ryczałt i ocena KAS

Czy samo wpisanie „brak podporządkowania” w umowie B2B wystarcza w razie kontroli?

Nie. Organy badają przede wszystkim praktykę wykonywania współpracy i dokumenty operacyjne (zadania, odbiory, rozliczenia). Deklaracje umowne mają znaczenie pomocnicze.

Jakie zapisy o „konsultacjach” są najbardziej ryzykowne przy ryczałcie?

Najczęściej te, które czynią konsulting świadczeniem dominującym: stała dostępność eksperta, rekomendacje biznesowe/produktowe jako główna usługa, brak mierzalnych rezultatów wytwórczych.

Czy nadzór autorski zawsze jest problemem?

Nie. Ryzyko rośnie, gdy nadzór autorski jest opisany szeroko, jako zarządzanie pracą innych osób lub zatwierdzanie procesów, a nie jako ograniczone wsparcie twórcy przy wdrożeniu własnego rozwiązania.

Czy przeniesienie praw autorskich musi wskazywać pola eksploatacji?

Tak, co do zasady umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga wskazania pól eksploatacji zgodnie z ustawą o prawie autorskim [2]. Braki w tym zakresie zwiększają ryzyko sporów cywilnych i komplikacji dowodowych.

Co w praktyce pomaga obronić klasyfikację usług w razie sporu o stawkę ryczałtu?

Spójność umowy z dokumentacją projektową: precyzyjny opis scope, protokoły odbioru, zadaniowy model rozliczeń, repozytoria i ticketing pokazujące realny charakter pracy.

Czy stałe godziny świadczenia usług przesądzają o zakwestionowaniu B2B?

Nie przesądzają automatycznie, ale są istotnym czynnikiem ryzyka. W połączeniu z innymi elementami (kierownictwo, przerwy „za zgodą”, brak ryzyka gospodarczego) mogą pogarszać ocenę modelu.

Bibliography

[1] Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 776 ze zm.).

[2] Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 24).

[3] Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).

[4] Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1373 ze zm.).