Korekty EIDR i „audit file” w odprawach scentralizowanych – jak przygotować się do post-clearance audit?

04.12.2025

W realiach międzynarodowego handlu, prawidłowe rozliczenia celne stają się fundamentem bezpiecznej działalności przedsiębiorstw. Szczególnie istotną kwestią jest mechanizm odpraw scentralizowanych oraz związany z nim proces korekt Entry Into Declarant’s Records (EIDR) oraz prowadzenia odpowiedniego „audit file”. Nieumiejętne zarządzanie tymi elementami może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych podczas kontroli przeprowadzanych przez organy celno-skarbowe.

Post-clearance audit, czyli kontrola po zwolnieniu towaru, stanowi jedno z najważniejszych narzędzi w rękach organów celnych służących do weryfikacji prawidłowości dokonywanych odpraw celnych i rozliczeń celno-podatkowych. W niniejszym artykule omówimy kluczowe aspekty związane z korektami EIDR, prowadzeniem „audit file” oraz przygotowaniem się do kontroli celno-skarbowej, ze szczególnym uwzględnieniem systemu odpraw scentralizowanych obowiązujących w Unii Europejskiej.

Czym jest system odpraw scentralizowanych w Unii Europejskiej?

System odpraw scentralizowanych to mechanizm wprowadzony przez Unijny Kodeks Celny (UKC), który umożliwia przedsiębiorcom składanie zgłoszeń celnych w urzędzie celnym właściwym dla miejsca siedziby, podczas gdy towary są fizycznie przedstawiane w innym urzędzie celnym na obszarze Unii Europejskiej. Rozwiązanie to znacząco upraszcza procedury celne dla firm prowadzących działalność w wielu państwach członkowskich.

Funkcjonowanie systemu odpraw scentralizowanych opiera się na ścisłej współpracy między urzędem celnym, w którym składane jest zgłoszenie (urząd celny nadzoru), a urzędem, w którym towary są fizycznie przedstawiane (urząd celny przedstawienia). Kluczowe w tym procesie jest prawidłowe dokumentowanie transakcji oraz zachowanie pełnej zgodności z wymogami prawnymi dotyczącymi procedur celnych.

Warto podkreślić, że korzystanie z odpraw scentralizowanych wymaga uzyskania odpowiedniego pozwolenia, a także spełnienia szeregu warunków, w tym posiadania statusu upoważnionego przedsiębiorcy (AEO) w zakresie uproszczeń celnych. Jest to rozwiązanie dedykowane przede wszystkim dla podmiotów o ustabilizowanej pozycji na rynku międzynarodowym.

Na czym polega mechanizm Entry Into Declarant’s Records (EIDR)?

Entry Into Declarant’s Records (EIDR) to uproszczenie celne pozwalające na zwolnienie towarów do procedury celnej poprzez dokonanie wpisu do rejestru zgłaszającego, bez konieczności składania standardowego zgłoszenia celnego w momencie przedstawienia towaru organom celnym. EIDR stanowi istotne ułatwienie dla przedsiębiorców prowadzących regularny import lub eksport towarów, pozwalając na znaczące przyspieszenie procesów logistycznych.

Mechanizm EIDR funkcjonuje w oparciu o art. 182 Unijnego Kodeksu Celnego oraz przepisy wykonawcze. Aby korzystać z tego uproszczenia, przedsiębiorca musi uzyskać stosowne pozwolenie od organów celnych oraz spełniać określone warunki, w tym posiadać odpowiedni system informatyczny umożliwiający rejestrację i przechowywanie danych dotyczących przeprowadzanych transakcji.

Po dokonaniu wpisu do rejestru, przedsiębiorca zobowiązany jest do złożenia uzupełniającego zgłoszenia celnego w określonym terminie. Prawidłowość prowadzenia rejestru oraz zgodność danych zawartych w zgłoszeniach uzupełniających z faktycznym przebiegiem transakcji stanowi przedmiot szczególnego zainteresowania organów celnych podczas kontroli post-clearance.

Co to jest „audit file” i jakie ma znaczenie w odprawach scentralizowanych?

„Audit file” to kompleksowy zbiór dokumentów i informacji, który przedsiębiorca korzystający z odpraw scentralizowanych oraz uproszczeń celnych, takich jak EIDR, zobowiązany jest prowadzić i udostępniać na żądanie organów celnych. Dokumentacja audytowa stanowi kluczowy element zapewniający transparentność i możliwość weryfikacji prawidłowości dokonywanych odpraw celnych.

W skład „audit file” wchodzą między innymi: kopie zgłoszeń celnych, dokumenty handlowe (faktury, kontrakty), dokumenty transportowe, dokumentacja dotycząca pochodzenia towarów, certyfikaty i świadectwa wymagane przepisami prawa, dokumentacja związana z kalkulacją wartości celnej, a także wszelkie inne informacje istotne z punktu widzenia dokonywanych odpraw celnych.

Prawidłowo prowadzony „audit file” stanowi nie tylko wypełnienie obowiązku prawnego, ale także zabezpieczenie interesów przedsiębiorcy w przypadku kontroli celno-skarbowej. Umożliwia szybkie odnalezienie i przedstawienie dokumentów potwierdzających zgodność dokonanych odpraw z przepisami prawa celnego i podatkowego, co może znacząco usprawnić przebieg kontroli i zminimalizować ryzyko negatywnych konsekwencji.

Jakie są najczęstsze błędy przy korektach EIDR?

Praktyka pokazuje, że przedsiębiorcy korzystający z uproszczenia EIDR często popełniają błędy, które mogą zostać wykryte podczas post-clearance audit. Do najczęstszych nieprawidłowości należą:

• Niedotrzymanie terminów na złożenie zgłoszenia uzupełniającego
• Niezgodność danych pomiędzy wpisem do rejestru a zgłoszeniem uzupełniającym
• Błędna klasyfikacja taryfowa towarów
• Nieprawidłowe określenie wartości celnej
• Błędy w dokumentacji dotyczącej pochodzenia towarów

Korekty zgłoszeń celnych w systemie EIDR wymagają szczególnej uwagi i dokładności. Należy pamiętać, że każda korekta musi być odpowiednio udokumentowana i uzasadniona, a informacja o niej powinna być niezwłocznie przekazana organom celnym. Brak przejrzystości w tym zakresie może prowadzić do poważnych konsekwencji podczas kontroli post-clearance.

Jak przygotować się do post-clearance audit w zakresie odpraw scentralizowanych?

Przygotowanie do kontroli post-clearance powinno rozpocząć się znacznie wcześniej niż w momencie otrzymania zawiadomienia o jej wszczęciu. Kluczowe jest wdrożenie odpowiednich procedur wewnętrznych zapewniających bieżącą zgodność z wymogami prawnymi oraz systematyczne monitorowanie i weryfikację dokonywanych odpraw celnych.

W ramach przygotowań warto przeprowadzić wewnętrzny audyt, obejmujący weryfikację prowadzonej dokumentacji, poprawności klasyfikacji taryfowej towarów, prawidłowości określania wartości celnej oraz zgodności z innymi wymogami prawnymi. Zidentyfikowane nieprawidłowości należy niezwłocznie skorygować, dokonując w razie potrzeby samokorekty zgłoszeń celnych.

Istotne jest również zapewnienie odpowiedniej organizacji „audit file”, umożliwiającej szybkie odnalezienie i przedstawienie dokumentów na żądanie organów kontrolujących. Warto rozważyć wdrożenie dedykowanego systemu informatycznego do zarządzania dokumentacją celną, co może znacząco usprawnić proces przygotowania do kontroli.

Jakie konsekwencje grożą za nieprawidłowości wykryte podczas kontroli?

Konsekwencje nieprawidłowości wykrytych podczas post-clearance audit mogą być bardzo dotkliwe dla przedsiębiorcy. Obejmują one zarówno aspekty finansowe, jak i formalno-prawne:

1. Konieczność uiszczenia zaległych należności celnych i podatkowych
2. Obowiązek zapłaty odsetek od zaległości
3. Nałożenie kar pieniężnych
4. Cofnięcie pozwolenia na korzystanie z uproszczeń celnych
5. Utrata statusu AEO
6. W przypadku poważnych naruszeń – odpowiedzialność karna skarbowa

W szczególnie poważnych przypadkach, gdy nieprawidłowości mają charakter umyślny i prowadzą do uszczuplenia należności Skarbu Państwa, możliwe jest wszczęcie postępowania karnego skarbowego wobec osób odpowiedzialnych. Sankcje karne mogą obejmować nie tylko kary finansowe, ale również ograniczenie lub pozbawienie wolności.

Jaką rolę pełni Krajowa Administracja Skarbowa w kontroli odpraw scentralizowanych?

Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) odgrywa kluczową rolę w nadzorze nad prawidłowością odpraw celnych, w tym odpraw scentralizowanych. W ramach swoich kompetencji KAS przeprowadza kontrole celno-skarbowe, mające na celu weryfikację zgodności dokonywanych odpraw z przepisami prawa celnego i podatkowego.

Kontrole post-clearance prowadzone przez KAS mogą obejmować różne aspekty odpraw celnych, w tym prawidłowość stosowania mechanizmu EIDR, kompletność i rzetelność „audit file”, prawidłowość klasyfikacji taryfowej towarów, określania wartości celnej, a także zgodność z przepisami dotyczącymi pochodzenia towarów i innymi wymogami prawnymi.

Warto podkreślić, że organy KAS dysponują szerokimi uprawnieniami w zakresie kontroli celno-skarbowej, w tym prawem żądania dostępu do dokumentów, systemów informatycznych oraz pomieszczeń i urządzeń służących do prowadzenia działalności gospodarczej. Współpraca z organami kontrolnymi oraz zapewnienie im dostępu do wymaganej dokumentacji może znacząco usprawnić przebieg kontroli.

Jak prawidłowo prowadzić dokumentację dla odpraw scentralizowanych?

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji dla odpraw scentralizowanych wymaga systematycznego podejścia i ścisłego przestrzegania wymogów prawnych. Podstawowe zasady obejmują:

• Kompletność – dokumentacja powinna zawierać wszystkie informacje wymagane przepisami prawa
• Rzetelność – zawarte informacje muszą być zgodne ze stanem faktycznym
• Aktualność – dokumentacja powinna być na bieżąco aktualizowana
• Dostępność – możliwość szybkiego dostępu do dokumentów na żądanie organów kontrolnych
• Przejrzystość – logiczna struktura ułatwiająca odnalezienie konkretnych informacji

W przypadku przedsiębiorców korzystających z odpraw scentralizowanych i mechanizmu EIDR, szczególnie istotne jest prowadzenie szczegółowego rejestru dokonywanych odpraw, zawierającego wszystkie informacje wymagane przepisami prawa. Rejestr ten powinien umożliwiać łatwe powiązanie wpisu z odpowiadającym mu zgłoszeniem uzupełniającym oraz dokumentacją źródłową.

Czy warto korzystać z profesjonalnego wsparcia przy przygotowaniu do kontroli?

Biorąc pod uwagę złożoność przepisów celnych oraz potencjalnie dotkliwe konsekwencje nieprawidłowości wykrytych podczas kontroli post-clearance, korzystanie z profesjonalnego wsparcia prawnego jest wysoce rekomendowane. Doświadczeni prawnicy specjalizujący się w prawie celnym mogą pomóc w przygotowaniu do kontroli, weryfikacji prowadzonej dokumentacji oraz reprezentowaniu przedsiębiorcy w kontaktach z organami kontrolnymi.

Kancelaria Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni oferuje kompleksowe wsparcie prawne w zakresie prawa celnego i podatkowego, w tym przygotowanie do kontroli post-clearance, weryfikację dokumentacji celnej oraz reprezentację przed organami KAS. Doświadczeni prawnicy kancelarii pomogą zidentyfikować potencjalne ryzyka i opracować strategię minimalizującą negatywne konsekwencje kontroli.

Warto podkreślić, że profesjonalne wsparcie prawne może być szczególnie cenne w przypadku przedsiębiorców korzystających z zaawansowanych mechanizmów celnych, takich jak odprawy scentralizowane i EIDR. Złożoność tych rozwiązań sprawia, że ryzyko popełnienia błędów jest stosunkowo wysokie, a ich konsekwencje mogą być bardzo dotkliwe.

Jak najnowsze zmiany w przepisach wpływają na korekty EIDR i „audit file”?

Przepisy celne podlegają ciągłym zmianom i aktualizacjom, co wymaga od przedsiębiorców stałego monitorowania i dostosowywania się do nowych wymogów. Ostatnie lata przyniosły szereg istotnych zmian w zakresie procedur celnych, w tym odpraw scentralizowanych i mechanizmu EIDR.

Szczególnie istotne są zmiany związane z digitalizacją procedur celnych i implementacją nowych systemów informatycznych, takich jak Automated Import System (AIS) czy Automated Export System (AES). Systemy te mają kluczowe znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z odpraw scentralizowanych i mechanizmu EIDR, wpływając na sposób składania zgłoszeń celnych i prowadzenia dokumentacji.

Warto również zwrócić uwagę na zmiany w zakresie wymogów dotyczących „audit file” oraz obowiązków informacyjnych wobec organów celnych. Aktualizacja wiedzy na temat obowiązujących przepisów oraz proaktywne dostosowywanie się do nowych wymogów stanowi kluczowy element minimalizacji ryzyka związanego z kontrolą post-clearance.

Podsumowanie: kluczowe aspekty prawidłowego zarządzania korektami EIDR w kontekście post-clearance audit

Prawidłowe zarządzanie korektami EIDR oraz „audit file” w systemie odpraw scentralizowanych wymaga systematycznego podejścia i ścisłego przestrzegania wymogów prawnych. Kluczowe aspekty obejmują:

• Dokładne prowadzenie rejestru EIDR i terminowe składanie zgłoszeń uzupełniających
• Kompleksowe i przejrzyste prowadzenie „audit file”
• Regularną weryfikację poprawności dokonywanych odpraw celnych
• Szybkie identyfikowanie i korygowanie nieprawidłowości
• Współpracę z organami celnymi w przypadku kontroli
• Korzystanie z profesjonalnego wsparcia prawnego

Pamiętajmy, że post-clearance audit stanowi istotne narzędzie organów celnych służące do weryfikacji prawidłowości dokonywanych odpraw. Odpowiednie przygotowanie do kontroli oraz proaktywne zarządzanie ryzykiem związanym z procedurami celnymi może znacząco zminimalizować negatywne konsekwencje ewentualnych nieprawidłowości.

Bibliografia:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013 z dnia 9 października 2013 r. ustanawiające unijny kodeks celny
• Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2015/2446 z dnia 28 lipca 2015 r.
• Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2015/2447 z dnia 24 listopada 2015 r.
• Ustawa z dnia 19 marca 2004 r. – Prawo celne (Dz. U. z 2020 r. poz. 1382 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 422 z późn. zm.)