Obowiązek współpracy z KAS – co naprawdę oznacza i jakie są granice prawne?

W relacjach z Krajową Administracją Skarbową przedsiębiorcy często stają przed trudnym dylematem: z jednej strony przepisy wyraźnie wskazują na obowiązek współpracy podczas kontroli, z drugiej – każdy podmiot gospodarczy ma prawo do ochrony własnych interesów. Granica między wypełnianiem ustawowych obowiązków a zachowaniem prawa do obrony bywa niezwykle cienka i niejednoznaczna, co sprawia, że wielu przedsiębiorców popełnia błędy mogące prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Jako radca prawny specjalizujący się w sprawach podatkowych, codziennie obserwuję, jak niejasne rozumienie zakresu współpracy z organami skarbowymi prowadzi do nadużyć – zarówno ze strony kontrolowanych podmiotów, jak i samych organów. Według statystyk Ministerstwa Finansów, w 2023 roku ponad 40% kontroli celno-skarbowych zakończyło się ustaleniami niekorzystnymi dla przedsiębiorców, a w wielu przypadkach zarzucano im właśnie brak należytej współpracy.

W niniejszym artykule omówię, gdzie faktycznie przebiega granica między obowiązkową współpracą a prawem do ochrony własnych interesów, jakie konkretne działania mieszczą się w ramach ustawowych obowiązków, a kiedy przedsiębiorca może (i powinien) odmówić wykonania poleceń kontrolujących.

Czym jest prawny obowiązek współpracy z KAS?

Obowiązek współpracy z Krajową Administracją Skarbową wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz Ordynacji podatkowej. W świetle art. 72 ustawy o KAS, kontrolowany oraz osoby upoważnione do jego reprezentowania mają obowiązek umożliwienia przeprowadzenia czynności kontrolnych, w szczególności poprzez udostępnienie akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli.

Warto zaznaczyć, że obowiązek współpracy nie oznacza biernego poddania się wszystkim żądaniom kontrolujących. Jest to raczej zobowiązanie do nieprzeszkadzania w czynnościach kontrolnych oraz dostarczania informacji i dokumentów, które są niezbędne do przeprowadzenia kontroli zgodnie z jej zakresem przedmiotowym.

Przedsiębiorca powinien pamiętać, że odmowa współpracy bez uzasadnionej podstawy prawnej może skutkować nałożeniem kary porządkowej, a w skrajnych przypadkach – nawet odpowiedzialnością karną skarbową.

Jakie są granice obowiązku współpracy podczas kontroli podatkowej?

Obowiązek współpracy, choć szeroki, nie jest nieograniczony. Kontrolowany ma prawo chronić swoje interesy i nie musi wykonywać poleceń, które wykraczają poza zakres kontroli określony w upoważnieniu. Zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych, granice obowiązku współpracy wyznacza przede wszystkim zakres przedmiotowy kontroli oraz zasada proporcjonalności.

Przedsiębiorca nie ma obowiązku udostępniania dokumentów niezwiązanych z przedmiotem kontroli. Przykładowo, jeśli kontrola dotyczy podatku VAT za określony rok, organ nie może żądać dokumentów dotyczących innych podatków lub okresów, chyba że mają one bezpośredni związek z przedmiotem postępowania.

Dodatkowo, kontrolowany ma prawo odmówić wykonania poleceń, które naruszałyby jego prawa konstytucyjne, w tym prawo do obrony czy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Warto pamiętać, że nawet w trakcie kontroli celno-skarbowej organy muszą działać w granicach prawa.

Różnica między współpracą z KAS a ochroną interesów przedsiębiorstwa – gdzie leży równowaga?

Znalezienie równowagi między obowiązkiem współpracy a ochroną interesów firmy wymaga znajomości przepisów oraz świadomości swoich praw. Ochrona interesów przedsiębiorstwa jest uzasadniona i legalna, o ile nie polega na zatajaniu informacji istotnych dla prawidłowego ustalenia zobowiązań podatkowych.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może i powinien korzystać z przysługujących mu uprawnień, takich jak prawo do składania wyjaśnień, wniosków dowodowych czy zastrzeżeń do protokołu kontroli. Może również wskazywać na korzystne dla siebie interpretacje przepisów podatkowych, a w uzasadnionych przypadkach – kwestionować legalność działań kontrolujących.

Kluczowe jest jednak, aby działania te były podejmowane w dobrej wierze i nie miały na celu utrudniania lub uniemożliwiania przeprowadzenia kontroli. Sądy administracyjne wielokrotnie podkreślały, że ochrona własnych interesów nie może polegać na obstrukcji procesu kontrolnego.

Czy podczas kontroli celno-skarbowej można odmówić udzielenia informacji?

Tak, w określonych sytuacjach kontrolowany ma prawo odmówić udzielenia informacji. Dotyczy to przede wszystkim przypadków, gdy:

• Żądanie wykracza poza zakres kontroli określony w upoważnieniu
• Udzielenie informacji naruszałoby tajemnicę zawodową (np. tajemnicę adwokacką)
• Informacja mogłaby narazić kontrolowanego lub osoby mu bliskie na odpowiedzialność karną
• Żądanie dotyczy informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa, niezwiązanych bezpośrednio z zobowiązaniami podatkowymi

Odmowa udzielenia informacji powinna być jednak zawsze uzasadniona i mieć podstawę prawną. W przeciwnym razie może zostać uznana za nieuzasadnione utrudnianie kontroli, co wiąże się z ryzykiem nałożenia kary porządkowej.

Jakie dokumenty musi udostępnić przedsiębiorca podczas kontroli KAS?

Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca ma obowiązek udostępnić wszelkie dokumenty związane z przedmiotem kontroli. Oznacza to w szczególności:

• Księgi podatkowe i dokumenty źródłowe (faktury, umowy, rachunki)
• Dokumentację finansowo-księgową
• Ewidencje i rejestry dla celów podatkowych
• Dokumenty bankowe związane z rozliczeniami podatkowymi
• Korespondencję handlową mającą znaczenie dla rozliczeń podatkowych

Co istotne, obowiązek udostępnienia dokumentów dotyczy zarówno dokumentacji papierowej, jak i elektronicznej. Przedsiębiorca musi umożliwić kontrolującym dostęp do systemów informatycznych w zakresie, w jakim przechowywane są w nich dane związane z przedmiotem kontroli.

Jednocześnie warto zaznaczyć, że organy kontroli powinny przestrzegać zasady minimalizacji uciążliwości kontroli i żądać jedynie tych dokumentów, które są niezbędne do realizacji celów kontroli.

Jak wygląda obowiązek współpracy z kontrolującymi w praktyce?

W praktyce obowiązek współpracy z kontrolującymi oznacza szereg konkretnych działań ze strony przedsiębiorcy, takich jak:

1. Zapewnienie kontrolującym odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli (miejsce do pracy, dostęp do urządzeń technicznych)
2. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za kontakty z kontrolującymi
3. Terminowe udostępnianie żądanych dokumentów i informacji
4. Umożliwienie dokonania oględzin majątku i pomieszczeń przedsiębiorstwa
5. Udzielanie wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli

Należy pamiętać, że współpraca z organami kontroli nie oznacza biernego przyjmowania wszystkich ustaleń kontrolujących. Przedsiębiorca ma prawo aktywnie uczestniczyć w procesie kontroli, wskazując na okoliczności przemawiające na jego korzyść i kwestionując ustalenia, które uważa za nieprawidłowe.

W jakich sytuacjach przedsiębiorca może skutecznie bronić swoich interesów?

Przedsiębiorca ma szereg instrumentów prawnych pozwalających na skuteczną obronę swoich interesów w trakcie kontroli. Do najważniejszych należą:

• Prawo do składania wyjaśnień i wniosków dowodowych
• Możliwość kwestionowania zakresu kontroli, jeśli wykracza on poza upoważnienie
• Prawo do składania zastrzeżeń do protokołu kontroli
• Możliwość złożenia sprzeciwu wobec czynności kontrolnych naruszających przepisy
• Prawo do korzystania z pomocy profesjonalnego pełnomocnika

W przypadku skomplikowanych kontroli podatkowych, zwłaszcza kontroli celno-skarbowych, warto rozważyć skorzystanie z usług doświadczonego radcy prawnego lub adwokata specjalizującego się w prawie podatkowym. Kancelaria Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni oferuje kompleksowe wsparcie w tego typu sprawach, zapewniając ochronę interesów klienta przy jednoczesnym poszanowaniu obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Jakie konsekwencje grożą za nieuzasadnioną odmowę współpracy z KAS?

Nieuzasadniona odmowa współpracy z organami KAS może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym:

• Nałożenia kary porządkowej (do wysokości kilkunastu tysięcy złotych)
• Szacunkowego określenia podstawy opodatkowania, często niekorzystnego dla podatnika
• Przedłużenia czasu trwania kontroli
• W skrajnych przypadkach – odpowiedzialności karnej skarbowej za utrudnianie lub udaremnianie kontroli

Warto podkreślić, że nieuzasadniona odmowa współpracy może również negatywnie wpłynąć na wizerunek przedsiębiorcy w oczach organów podatkowych, co może skutkować zwiększoną częstotliwością kontroli w przyszłości.

Jak przygotować się do kontroli celno-skarbowej, aby chronić interesy firmy?

Odpowiednie przygotowanie do kontroli może znacząco zmniejszyć jej uciążliwość i ryzyko negatywnych ustaleń. Przedsiębiorca powinien:

1. Zapoznać się z zakresem kontroli określonym w upoważnieniu
2. Przygotować i uporządkować dokumentację związaną z przedmiotem kontroli
3. Wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kontakty z kontrolującymi
4. Przeszkolić pracowników w zakresie ich praw i obowiązków podczas kontroli
5. Rozważyć zaangażowanie profesjonalnego doradcy podatkowego lub prawnika

Dobrą praktyką jest również przeprowadzenie wewnętrznego audytu podatkowego przed kontrolą, co pozwoli zidentyfikować i naprawić ewentualne nieprawidłowości, zanim zostaną one wykryte przez organy kontroli.

Czy warto korzystać z profesjonalnego wsparcia prawnego podczas kontroli KAS?

Zdecydowanie tak. Kontrola celno-skarbowa jest jednym z najbardziej rygorystycznych rodzajów kontroli podatkowej, a jej negatywne ustalenia mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. Profesjonalny pełnomocnik pomoże:

• Określić zakres obowiązku współpracy w konkretnym przypadku
• Ocenić legalność żądań kontrolujących
• Przygotować argumentację prawną w spornych kwestiach
• Zapewnić prawidłową komunikację z organem kontroli
• Zabezpieczyć interesy przedsiębiorcy na wypadek postępowania podatkowego lub karnego skarbowego

Kancelaria Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni specjalizuje się w prowadzeniu spraw z zakresu prawa podatkowego i oferuje kompleksowe wsparcie podczas kontroli podatkowych i celno-skarbowych. Doświadczenie naszych prawników pozwala na skuteczną ochronę interesów klientów przy jednoczesnym zachowaniu wszystkich wymogów prawnych dotyczących współpracy z organami KAS.

Podsumowanie – jak znaleźć równowagę między współpracą a ochroną własnych interesów?

Obowiązek współpracy z Krajową Administracją Skarbową jest rzeczywisty i ma umocowanie w przepisach prawa, jednak nie oznacza konieczności biernego poddawania się wszystkim żądaniom kontrolujących. Przedsiębiorca ma prawo (a nawet obowiązek) dbać o swoje interesy, jednak powinien to robić w granicach prawa.

Kluczem do znalezienia równowagi jest znajomość przepisów oraz świadomość zarówno swoich obowiązków, jak i przysługujących praw. W przypadku wątpliwości zawsze warto skonsultować się z doświadczonym prawnikiem specjalizującym się w prawie podatkowym.

Pamiętajmy, że profesjonalne podejście do kontroli – łączące współpracę w wymaganym zakresie z asertywną ochroną własnych interesów – często prowadzi do najkorzystniejszych rezultatów i minimalizuje ryzyko konfliktów z organami podatkowymi.

Bibliografia:

• Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz.U. 2021 poz. 422 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2021 poz. 1540 z późn. zm.)
• Wyrok NSA z dnia 15 marca 2022 r., sygn. akt II FSK 1548/19
• Wyrok WSA w Warszawie z dnia 8 września 2021 r., sygn. akt III SA/Wa 2657/20
• Mariański A., „Granice obowiązku współdziałania podatnika z organami podatkowymi”, Monitor Podatkowy 7/2022
• Ministerstwo Finansów, „Sprawozdanie z działalności kontroli celno-skarbowej za rok 2023”