Platformy e-commerce: Nowe wyzwania podatkowe – solidarna odpowiedzialność, identyfikacja sprzedawców i systemy OSS/IOSS

17.11.2025

Rozwój handlu elektronicznego w Polsce i na świecie przyniósł nie tylko nowe możliwości dla przedsiębiorców, ale również szereg wyzwań podatkowych. Jako radca prawny specjalizujący się w przestępczości podatkowej obserwuję, jak dynamicznie zmieniają się regulacje dotyczące platform e-commerce. Szczególnie istotne stały się kwestie solidarnej odpowiedzialności operatorów platform, prawidłowej identyfikacji sprzedawców oraz wdrożenie systemów OSS (One Stop Shop) i IOSS (Import One Stop Shop).

Platformy handlowe muszą obecnie mierzyć się z rozszerzonymi obowiązkami w zakresie weryfikacji podatników korzystających z ich usług, a nieznajomość tych przepisów może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. W niniejszym artykule przyjrzymy się najważniejszym aspektom nowych regulacji i przedstawimy praktyczne wskazówki, jak dostosować działalność do obowiązujących wymogów prawa podatkowego w handlu elektronicznym.

Czym jest solidarna odpowiedzialność platform e-commerce za podatki?

Solidarna odpowiedzialność platform e-commerce to mechanizm prawny, który czyni operatorów platform współodpowiedzialnymi za zobowiązania podatkowe sprzedawców korzystających z ich infrastruktury. Oznacza to, że w przypadku gdy sprzedawca nie odprowadzi należnego podatku, organy skarbowe mogą dochodzić zapłaty bezpośrednio od platformy.

Przepisy wprowadzone na poziomie Unii Europejskiej w ramach pakietu e-commerce nakładają na platformy obowiązek weryfikacji statusu podatkowego swoich użytkowników. Jeśli platforma nie dochowa należytej staranności w tym zakresie, może zostać pociągnięta do odpowiedzialności finansowej za zaległości podatkowe sprzedawców.

Warto zauważyć, że solidarna odpowiedzialność może dotyczyć zarówno podatku VAT, jak i innych zobowiązań publicznoprawnych. Jest to szczególnie istotne w kontekście transakcji transgranicznych, gdzie ryzyko nieprawidłowości podatkowych jest większe ze względu na różnice w systemach podatkowych poszczególnych krajów.

Jakie obowiązki w zakresie identyfikacji sprzedawców mają platformy e-commerce?

Zgodnie z aktualnymi przepisami, operatorzy platform e-commerce zobowiązani są do gromadzenia i weryfikacji danych sprzedawców korzystających z ich usług. W szczególności platformy muszą zbierać informacje takie jak:

• Pełne dane identyfikacyjne, w tym numery NIP/VAT
• Adresy prowadzenia działalności gospodarczej
• Dane kontaktowe umożliwiające szybką komunikację
• Informacje o statusie podatkowym sprzedawcy

Platformy handlowe mają obowiązek nie tylko zbierać te dane, ale również regularnie je weryfikować i aktualizować. Niedopełnienie obowiązków w zakresie identyfikacji sprzedawców może skutkować odpowiedzialnością solidarną za zobowiązania podatkowe niezweryfikowanych użytkowników platformy.

W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia zaawansowanych systemów weryfikacji i monitorowania sprzedawców, co stanowi dodatkowe obciążenie organizacyjne i finansowe dla platform e-commerce.

Systemy OSS i IOSS – jak uprościły rozliczenia VAT w handlu elektronicznym?

One Stop Shop (OSS) oraz Import One Stop Shop (IOSS) to systemy wprowadzone w Unii Europejskiej od 1 lipca 2021 roku, które mają na celu uproszczenie rozliczeń VAT w handlu elektronicznym. Dzięki tym rozwiązaniom przedsiębiorcy mogą rozliczać podatek VAT z tytułu sprzedaży transgranicznej w jednym państwie członkowskim, zamiast rejestrować się do celów VAT w każdym kraju, do którego sprzedają towary lub usługi.

System OSS obejmuje sprzedaż towarów i usług na rzecz konsumentów w UE, natomiast IOSS dotyczy importu towarów o wartości nieprzekraczającej 150 euro. Oba systemy znacząco ułatwiają compliance podatkowy, jednak wymagają szczegółowej znajomości przepisów i procedur.

Dla platform e-commerce implementacja tych systemów oznacza konieczność dostosowania infrastruktury IT oraz procedur wewnętrznych, co może być wyzwaniem zwłaszcza dla mniejszych podmiotów.

W jaki sposób kontrola celno-skarbowa weryfikuje platformy e-commerce?

Organy celno-skarbowe dysponują szeregiem narzędzi umożliwiających weryfikację prawidłowości rozliczeń platform e-commerce. Kontrola może obejmować zarówno samą platformę, jak i sprzedawców korzystających z jej usług. Szczególnej weryfikacji podlegają:

• Prawidłowość rejestracji do systemów OSS/IOSS
• Rzetelność danych o sprzedawcach gromadzonych przez platformę
• Poprawność rozliczeń VAT w transakcjach transgranicznych
• Realizacja obowiązków sprawozdawczych przez platformę

Kontrola celno-skarbowa w obszarze e-commerce charakteryzuje się wykorzystaniem zaawansowanych narzędzi analitycznych i informatycznych, co pozwala na skuteczne wykrywanie nieprawidłowości. Warto zaznaczyć, że organy skarbowe różnych państw członkowskich UE coraz ściślej współpracują w zakresie wymiany informacji o transakcjach e-commerce.

Jakie sankcje grożą za nieprzestrzeganie przepisów o solidarnej odpowiedzialności?

Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów dotyczących solidarnej odpowiedzialności mogą być bardzo dotkliwe dla platform e-commerce. Obejmują one:

Przede wszystkim, platforma może zostać zobowiązana do zapłaty zaległego podatku VAT za sprzedawców, którzy nie dopełnili swoich obowiązków. Dodatkowo mogą zostać naliczone odsetki za zwłokę oraz kary administracyjne, których wysokość może być znacząca. W skrajnych przypadkach, gdy nieprawidłowości mają charakter celowego działania, możliwe jest również pociągnięcie do odpowiedzialności karnej skarbowej.

Nie należy również zapominać o konsekwencjach wizerunkowych – utrata zaufania klientów i partnerów biznesowych może mieć długotrwały negatywny wpływ na działalność platformy.

Jak prawidłowo wdrożyć system weryfikacji sprzedawców na platformie e-commerce?

Implementacja skutecznego systemu weryfikacji sprzedawców wymaga kompleksowego podejścia. Kluczowe elementy takiego systemu to:

1. Opracowanie szczegółowych procedur weryfikacyjnych dostosowanych do specyfiki platformy
2. Wdrożenie zaawansowanych narzędzi IT umożliwiających automatyczną weryfikację danych
3. Regularne szkolenia pracowników odpowiedzialnych za onboarding sprzedawców
4. Cykliczne audyty skuteczności systemu weryfikacji

Istotne jest również, aby system weryfikacji był elastyczny i mógł być szybko dostosowany do zmieniających się wymogów prawnych. Prawidłowa identyfikacja sprzedawców powinna być procesem ciągłym, a nie jednorazowym działaniem przy rejestracji.

Czy operator platformy e-commerce może uniknąć solidarnej odpowiedzialności?

Przepisy przewidują możliwość wyłączenia solidarnej odpowiedzialności operatora platformy, jeśli wykaże on, że dochował należytej staranności w weryfikacji sprzedawców. Aby skorzystać z tego wyłączenia, platforma powinna:

Wdrożyć rygorystyczne procedury weryfikacyjne, obejmujące sprawdzanie autentyczności numerów identyfikacji podatkowej oraz regularną weryfikację aktualności danych. Dokumentować wszystkie działania weryfikacyjne, tworząc tzw. „ścieżkę audytu”. Aktywnie współpracować z organami podatkowymi, w tym niezwłocznie reagować na sygnały o potencjalnych nieprawidłowościach.

W praktyce uniknięcie solidarnej odpowiedzialności wymaga znaczących nakładów na compliance podatkowy, jednak w długiej perspektywie jest to rozwiązanie korzystniejsze niż ryzyko ponoszenia konsekwencji finansowych za nieuczciwe działania sprzedawców.

W jaki sposób systemy OSS/IOSS wpływają na obowiązki raportowe platform?

Wprowadzenie systemów OSS i IOSS zmieniło zakres i formę obowiązków raportowych platform e-commerce. Główne zmiany obejmują:

Konieczność składania kwartalnych deklaracji OSS lub miesięcznych deklaracji IOSS, zawierających szczegółowe dane o transakcjach. Obowiązek prowadzenia rozbudowanej dokumentacji podatkowej, która musi być dostępna na żądanie organów skarbowych przez okres co najmniej 10 lat. Konieczność szybkiego dostosowywania systemów raportowych do zmian w przepisach podatkowych poszczególnych państw członkowskich UE.

Dla wielu platform oznacza to konieczność inwestycji w zaawansowane systemy informatyczne, które umożliwią automatyzację procesów raportowych i minimalizację ryzyka błędów.

Jakie trendy w zakresie regulacji podatkowych platform e-commerce możemy obserwować w Unii Europejskiej?

Analiza najnowszych działań legislacyjnych UE pozwala zidentyfikować kilka kluczowych trendów w zakresie regulacji podatkowych dotyczących platform e-commerce:

Wzrost znaczenia automatycznej wymiany informacji podatkowych między państwami członkowskimi. Dążenie do dalszego uszczelnienia systemu VAT w handlu elektronicznym, w tym rozszerzanie zakresu solidarnej odpowiedzialności platform. Rosnący nacisk na transparentność i identyfikowalność transakcji e-commerce, co przejawia się w coraz bardziej rygorystycznych wymogach raportowych.

Można przewidywać, że w najbliższych latach nastąpi dalsza harmonizacja przepisów podatkowych dotyczących handlu elektronicznego, co z jednej strony może ułatwić compliance, z drugiej jednak będzie wymagać od platform e-commerce ciągłej czujności i gotowości do adaptacji.

Jak przygotować platformę e-commerce do kontroli podatkowej?

Przygotowanie do potencjalnej kontroli podatkowej powinno być elementem strategii compliance każdej platformy e-commerce. Kluczowe kroki obejmują:

Regularne wewnętrzne audyty procedur weryfikacyjnych i raportowych. Przegląd i aktualizację dokumentacji podatkowej, w tym dowodów należytej staranności w weryfikacji sprzedawców. Inwestycje w systemy IT umożliwiające szybkie i kompleksowe raportowanie na potrzeby kontroli. Współpracę z doświadczonymi doradcami podatkowymi specjalizującymi się w handlu elektronicznym.

W przypadku złożonych kwestii prawno-podatkowych związanych z prowadzeniem platformy e-commerce, warto rozważyć skorzystanie z profesjonalnego wsparcia. Kancelaria Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni oferuje kompleksową obsługę prawną w zakresie zgodności z przepisami podatkowymi dla platform handlowych, pomagając minimalizować ryzyko odpowiedzialności solidarnej i optymalizować procesy weryfikacyjne.

Podsumowanie: Jak skutecznie zarządzać ryzykiem podatkowym na platformach e-commerce?

Zarządzanie ryzykiem podatkowym na platformach e-commerce wymaga kompleksowego podejścia uwzględniającego zarówno wymogi prawne, jak i aspekty techniczne. Kluczowe elementy skutecznej strategii to:

Proaktywne podejście do weryfikacji sprzedawców, wykraczające poza minimalne wymogi ustawowe. Ciągłe dostosowywanie systemów IT i procesów wewnętrznych do zmieniających się regulacji. Budowanie kultury compliance w organizacji, w tym regularne szkolenia pracowników. Współpraca z profesjonalnymi doradcami specjalizującymi się w prawie podatkowym handlu elektronicznego.

Należy pamiętać, że inwestycje w compliance podatkowy, choć mogą wydawać się kosztowne, stanowią w istocie zabezpieczenie przed znacznie poważniejszymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi, jakie mogą wynikać z nieprzestrzegania przepisów o solidarnej odpowiedzialności platform e-commerce.

Bibliografia:

• Dyrektywa Rady (UE) 2017/2455 zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE i dyrektywę 2009/132/WE w odniesieniu do niektórych obowiązków wynikających z podatku od wartości dodanej w przypadku świadczenia usług i sprzedaży towarów na odległość
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2021 poz. 685 z późn. zm.)
• Rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) 2019/2026 zmieniające rozporządzenie wykonawcze (UE) nr 282/2011 w odniesieniu do dostaw towarów lub świadczenia usług ułatwianych przez interfejsy elektroniczne
• Objaśnienia podatkowe Ministerstwa Finansów dotyczące pakietu VAT e-commerce z dnia 23 czerwca 2021 r.