Przedłużony termin zwrotu VAT przez KAS: jak reagować i jak odzyskać pieniądze z odsetkami?

05.08.2026

Przedłużenie terminu zwrotu VAT to decyzja procesowa naczelnika urzędu skarbowego, która pozwala organowi wstrzymać wypłatę deklarowanej nadwyżki podatku do czasu zakończenia dodatkowej weryfikacji rozliczenia. Dla przedsiębiorstwa oznacza to czasowe zamrożenie środków, ryzyko pogorszenia płynności finansowej oraz konieczność szybkiego uporządkowania dokumentacji.

Podstawowy termin zwrotu różnicy podatku wynosi co do zasady 60 dni od dnia złożenia rozliczenia. Ustawa o VAT przewiduje również szczególne terminy zwrotu, w tym 25 dni albo 180 dni, zależnie od spełnienia ustawowych warunków. Jeżeli jednak organ uzna, że zasadność zwrotu wymaga dodatkowego sprawdzenia, może przedłużyć termin do czasu zakończenia weryfikacji [1].

 

Kiedy KAS może przedłużyć termin zwrotu VAT?

Podstawą przedłużenia terminu jest art. 87 ust. 2 ustawy o VAT. Organ nie może ograniczyć się do ogólnego stwierdzenia, że rozliczenie wymaga sprawdzenia. Powinien wskazać konkretne okoliczności uzasadniające dalszą weryfikację, a postanowienie o przedłużeniu musi zostać skutecznie doręczone przed upływem pierwotnego terminu zwrotu.

Weryfikacja może być prowadzona w ramach:

• czynności sprawdzających,
• kontroli podatkowej,
• kontroli celno-skarbowej,
• postępowania podatkowego.

Sam fakt, że kontrahent przedsiębiorcy jest weryfikowany, nie przesądza jeszcze o zasadności zatrzymania zwrotu. Organ powinien wykazać związek między potrzebą sprawdzenia a konkretną deklaracją VAT oraz kwotą żądanego zwrotu. W praktyce KAS analizuje m.in. łańcuch dostaw, rzeczywistość transakcji, przepływy pieniężne, dokumenty przewozowe, status kontrahentów i zgodność plików JPK z ewidencją księgową.

 

Jak ocenić postanowienie o przedłużeniu zwrotu VAT?

Po doręczeniu postanowienia przedsiębiorstwo powinno niezwłocznie ustalić, czy organ zachował termin, właściwie określił podstawę prawną oraz dostatecznie uzasadnił potrzebę dalszej weryfikacji. Kluczowe znaczenie ma data skutecznego doręczenia. Postanowienie doręczone po upływie ustawowego terminu zwrotu nie legalizuje opóźnienia, które już nastąpiło.

Ocena powinna obejmować przede wszystkim trzy obszary:

1. Terminowość działania organu – czy postanowienie dotarło do podatnika przed upływem terminu zwrotu.
2. Konkretność uzasadnienia – czy organ wskazał realne okoliczności dotyczące rozliczenia, a nie użył wyłącznie ogólnych formuł.
3. Proporcjonalność zakresu weryfikacji – czy żądane dokumenty i czynności pozostają związane z zasadnością zwrotu VAT.

Na postanowienie o przedłużeniu terminu zwrotu przysługuje zażalenie. Termin na jego wniesienie wynosi co do zasady 7 dni od doręczenia postanowienia [2]. Zażalenie wnosi się za pośrednictwem organu, który wydał rozstrzygnięcie, do organu wyższego stopnia.

 

Jak reagować, gdy zwrot VAT został wstrzymany?

Najmniej skuteczną reakcją jest bierne oczekiwanie na zakończenie czynności. W firmie warto wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za kontakt z organem i stworzyć wewnętrzny rejestr pytań, dokumentów oraz terminów. Pozwala to ograniczyć ryzyko przekazania niespójnych wyjaśnień przez dział księgowy, sprzedażowy i logistykę.

W pierwszej kolejności należy zabezpieczyć dokumenty potwierdzające rzeczywisty charakter transakcji. W zależności od modelu działalności będą to w szczególności umowy, zamówienia, faktury, potwierdzenia płatności, dokumenty transportowe, korespondencja handlowa, protokoły odbioru, specyfikacje towarów oraz dokumentacja magazynowa.

Warto także sprawdzić, czy rozliczenie VAT i plik JPK_VAT nie zawierają błędów technicznych lub rozbieżności z dokumentacją źródłową. Korekta deklaracji może być racjonalna, gdy błąd jest rzeczywisty i możliwy do jednoznacznego usunięcia. Nie powinna jednak służyć wyłącznie skróceniu kontroli, jeżeli mogłaby prowadzić do niekorzystnych skutków w innych okresach rozliczeniowych lub wobec kontrahentów.

 

Zabezpieczenie majątkowe jako sposób na wcześniejszy zwrot

Ustawa o VAT przewiduje możliwość uzyskania zwrotu przed zakończeniem weryfikacji po złożeniu zabezpieczenia majątkowego. Rozwiązanie to wymaga odrębnej oceny ekonomicznej. Zabezpieczenie może ograniczyć koszt zamrożenia kapitału, ale jednocześnie wiąże się z formalnościami, kosztami bankowymi lub ubezpieczeniowymi oraz koniecznością utrzymania odpowiedniego instrumentu zabezpieczającego.

Nie jest to rozwiązanie automatyczne ani uniwersalne. Szczególnie istotna jest relacja między wartością wstrzymanego zwrotu, przewidywanym czasem weryfikacji, dostępnością finansowania zewnętrznego oraz kosztem zabezpieczenia. Decyzja powinna uwzględniać również wpływ na kowenanty finansowe i bieżące zobowiązania przedsiębiorstwa.

 

Odsetki od opóźnionego zwrotu VAT

Jeżeli czynności organu potwierdzą zasadność zwrotu, urząd skarbowy wypłaca należną kwotę wraz z odsetkami w wysokości odpowiadającej opłacie prolongacyjnej [1]. Nie należy jednak zakładać, że każda dłuższa weryfikacja automatycznie skutkuje odsetkami za cały okres oczekiwania. Zasady ich naliczania zależą od podstawy przedłużenia, przebiegu sprawy oraz tego, czy podatnik uzyskał zwrot po ustanowieniu zabezpieczenia.

Z perspektywy zarządu istotne jest właściwe udokumentowanie skutków finansowych opóźnienia. Wstrzymany zwrot może wymusić finansowanie obrotowe, ograniczyć inwestycje albo zwiększyć ryzyko naruszenia terminów płatności wobec dostawców. Odsetki nie zawsze zrekompensują pełny biznesowy koszt zamrożenia środków, dlatego priorytetem pozostaje sprawne doprowadzenie weryfikacji do końca.

 

Ryzyka dla zarządu i działania compliance

Przedłużenie zwrotu VAT nie oznacza samo w sobie stwierdzenia naruszenia prawa. Może jednak sygnalizować obszary, które KAS uznaje za podwyższone ryzyko, np. szybki wzrost obrotów, transakcje transgraniczne, obrót towarami wrażliwymi albo współpracę z nowymi kontrahentami.

W przypadku większych zwrotów VAT uzasadnione jest wdrożenie okresowego audytu dokumentacji i kontrahentów. Działania compliance powinny obejmować weryfikację obiegu dokumentów, zasad akceptacji płatności, archiwizacji dowodów dostaw oraz sposobu reagowania na wezwania organów. Kopeć & Zaborowski wskazuje, że znaczenie ma nie tylko kompletność dokumentów, lecz także możliwość szybkiego wyjaśnienia ich biznesowego sensu.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawie wymagającej oceny postanowienia, zażalenia albo strategii odzyskania środków warto skontaktować się z nami.

 

FAQ – przedłużony termin zwrotu VAT

Czy KAS może przedłużyć zwrot VAT bez podania przyczyny?

Nie. Organ powinien wskazać podstawę prawną oraz okoliczności uzasadniające dodatkową weryfikację rozliczenia. Uzasadnienie powinno odnosić się do konkretnej sprawy podatnika.

Ile czasu KAS może wstrzymywać zwrot VAT?

Termin może zostać przedłużony do czasu zakończenia weryfikacji prowadzonej w jednej z form wskazanych w art. 87 ust. 2 ustawy o VAT. Ustawa nie wyznacza jednego, sztywnego maksymalnego okresu, ale działania organu podlegają ocenie pod kątem ich sprawności i zasadności.

Czy na przedłużenie terminu zwrotu VAT można złożyć zażalenie?

Tak. Na postanowienie o przedłużeniu terminu zwrotu przysługuje zażalenie, co do zasady w terminie 7 dni od jego doręczenia.

Czy firma może otrzymać zwrot VAT przed zakończeniem kontroli?

Tak, ustawa przewiduje możliwość zwrotu po ustanowieniu zabezpieczenia majątkowego. Zasadność tego rozwiązania zależy od kosztu zabezpieczenia i skali problemu płynnościowego.

Czy od opóźnionego zwrotu VAT przysługują odsetki?

Jeżeli weryfikacja potwierdzi zasadność zwrotu, urząd skarbowy wypłaca kwotę wraz z odsetkami na zasadach określonych w art. 87 ust. 2 ustawy o VAT. Konkretna wysokość i okres naliczania wymagają analizy sprawy.

Czy korekta JPK_VAT przyspieszy zwrot?

Korekta może pomóc tylko wtedy, gdy usuwa rzeczywisty błąd wpływający na rozliczenie. Nie powinna być składana bez analizy skutków podatkowych, dowodowych i finansowych.

 

Bibliografia

[1] Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 87, tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.

[2] Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, w szczególności art. 236 oraz art. 274b, tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.

[3] Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, tekst jednolity: Dz.U. z 2023 r. poz. 615 ze zm.