Przeszukanie i zatrzymanie rzeczy przez funkcjonariuszy KAS: przebieg, granice uprawnień i protokół

09.08.2026

Przeszukanie to czynność procesowa polegająca na przymusowym sprawdzeniu pomieszczeń, innych miejsc, osoby, jej odzieży lub podręcznych przedmiotów w celu znalezienia rzeczy mogących stanowić dowód w sprawie albo podlegających zajęciu. Zatrzymanie rzeczy oznacza natomiast ich odebranie przez uprawniony organ na potrzeby postępowania. Dla przedsiębiorstwa czynności te mogą oznaczać natychmiastowe ograniczenie dostępu do dokumentów, sprzętu IT, towaru, nośników danych albo środków płatniczych.

W sprawach celno-skarbowych uprawnienia funkcjonariuszy Krajowej Administracji Skarbowej zależą od podstawy prowadzonego postępowania, jego etapu oraz rodzaju czynności. Inne reguły mają zastosowanie podczas kontroli celno-skarbowej, a inne w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym na podstawie Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego skarbowego. Ocena legalności działania organu zawsze wymaga analizy konkretnych dokumentów i stanu faktycznego.

 

Podstawa prawna przeszukania i zatrzymania rzeczy przez KAS

W sprawach o przestępstwa skarbowe i wykroczenia skarbowe stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania karnego, jeżeli Kodeks karny skarbowy nie stanowi inaczej [1]. Podstawowe zasady przeszukania wynikają w szczególności z art. 219-236 Kodeksu postępowania karnego. Zatrzymanie rzeczy regulują przede wszystkim art. 217-235 Kodeksu postępowania karnego [2].

Funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej mogą wykonywać czynności w granicach kompetencji wynikających z ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, przepisów celnych oraz przepisów proceduralnych właściwych dla sprawy [3]. Sam fakt prowadzenia wobec firmy kontroli nie oznacza jednak automatycznie nieograniczonego prawa do wejścia do każdego pomieszczenia i odebrania dowolnego dokumentu lub urządzenia.

Przeszukanie powinno służyć znalezieniu rzeczy, które:

• mogą stanowić dowód w sprawie,
• podlegają zajęciu w celu zabezpieczenia wykonania przyszłego orzeczenia,
• są objęte obowiązkiem wydania na żądanie organu,
• mogą być przedmiotem przestępstwa skarbowego lub służyć do jego popełnienia.

 

Jak przebiega przeszukanie w firmie?

Czynność powinna rozpocząć się od identyfikacji funkcjonariuszy oraz wskazania podstawy działania. Przedsiębiorstwo powinno ustalić, czy organ działa na podstawie postanowienia sądu lub prokuratora, czy też przeprowadza czynność w trybie niecierpiącym zwłoki. Należy również zweryfikować zakres upoważnienia, miejsce objęte czynnością i oznaczenie prowadzonej sprawy.

Co do zasady, przed przeszukaniem należy wezwać osobę posiadającą rzecz do jej dobrowolnego wydania. Jeżeli rzecz zostanie wydana, organ może odstąpić od przeszukania w zakresie niezbędnym do jej odnalezienia. Dobrowolne wydanie nie oznacza jednak rezygnacji z prawa do kwestionowania zasadności zatrzymania rzeczy lub żądania zwrotu dokumentów, sprzętu czy danych.

W toku czynności funkcjonariusze mogą zabezpieczać dokumentację papierową, komputery, telefony służbowe, dyski, serwery, towary, dane księgowe oraz inne nośniki informacji. Dla firmy szczególnie istotne jest bieżące ustalenie, jakie konkretnie przedmioty zostały zabrane, z jakiego miejsca i w jakim związku ze sprawą. Ogólne określenia, takie jak „dokumentacja księgowa” albo „sprzęt elektroniczny”, mogą utrudniać późniejszą kontrolę zakresu ingerencji.

 

Granice uprawnień funkcjonariuszy KAS

Przeszukanie nie może być działaniem blankietowym ani służyć pozyskiwaniu wszystkich informacji o przedsiębiorstwie „na wszelki wypadek”. Organ powinien działać w granicach celu postępowania, z poszanowaniem zasady proporcjonalności oraz prawa do prywatności i ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

W praktyce szczególnego znaczenia nabierają trzy wyjątki od standardowego modelu czynności:

1. Przeszukanie w wypadku niecierpiącym zwłoki może zostać przeprowadzone bez uprzedniego postanowienia sądu lub prokuratora, jeżeli zwłoka mogłaby utrudnić zabezpieczenie dowodów. Osoba, u której dokonano przeszukania, może żądać doręczenia postanowienia o zatwierdzeniu czynności w terminie 7 dni [2].
2. Dobrowolne wydanie rzeczy może ograniczyć potrzebę przeszukania, lecz nie odbiera firmie prawa do otrzymania pokwitowania, zastrzeżeń do protokołu i kontroli zasadności zatrzymania.
3. Materiały objęte tajemnicą zawodową, w tym tajemnicą obrończą, wymagają szczególnej ostrożności procesowej. Przedsiębiorstwo nie powinno samodzielnie rozstrzygać o zakresie ochrony, lecz powinno niezwłocznie oznaczyć takie materiały i zgłosić zastrzeżenie do protokołu.

W razie przeszukania pomieszczeń używanych przez przedsiębiorstwo warto również ustalić tytuł prawny do lokalu oraz obecność osoby reprezentującej spółkę. Jeżeli czynność obejmuje dane klientów, pracowników lub kontrahentów, ryzyko dotyczy nie tylko postępowania karnego skarbowego, ale również ciągłości operacyjnej, relacji handlowych i ochrony danych.

 

Protokół przeszukania i zatrzymania rzeczy

Protokół jest kluczowym dokumentem pozwalającym później ocenić legalność oraz zakres czynności. Powinien odzwierciedlać rzeczywisty przebieg przeszukania, wskazywać osoby obecne, miejsce, czas rozpoczęcia i zakończenia, podstawę prawną, wykaz zatrzymanych przedmiotów oraz zgłoszone oświadczenia i zastrzeżenia.

Przed podpisaniem protokołu przedstawiciel firmy powinien sprawdzić przede wszystkim:

• czy wpisano dokładną godzinę rozpoczęcia i zakończenia czynności,
• czy opis rzeczy pozwala na ich jednoznaczną identyfikację, w tym numery seryjne urządzeń,
• czy wskazano liczbę zabezpieczonych dokumentów, nośników i kopii danych,
• czy odnotowano zastrzeżenia dotyczące zakresu czynności, tajemnicy zawodowej lub wpływu na działalność firmy,
• czy wydano pokwitowanie zatrzymanych rzeczy i kopię protokołu.

Podpisanie protokołu nie jest potwierdzeniem zgody na czynność ani akceptacją jej legalności. Odmowa podpisu powinna być jednak przemyślana, ponieważ nie zastępuje precyzyjnego zgłoszenia zastrzeżeń. W interesie firmy leży udokumentowanie faktów, które mogą mieć znaczenie w zażaleniu lub wniosku o zwrot rzeczy.

 

Środki obrony przedsiębiorstwa po przeszukaniu

Na przeszukanie, zatrzymanie rzeczy oraz inne czynności naruszające prawa przedsiębiorstwa może przysługiwać zażalenie, w szczególności na podstawie art. 236 Kodeksu postępowania karnego [2]. Termin i właściwy organ zależą od trybu oraz etapu sprawy. W określonych przypadkach możliwe jest także żądanie zwrotu rzeczy, kopii danych albo ograniczenia dostępu do materiałów niezwiązanych ze sprawą.

Z perspektywy zarządu najważniejsze jest szybkie zabezpieczenie ciągłości działania. Firma powinna sporządzić własną listę zabranych przedmiotów, ustalić wpływ na rozliczenia, obsługę klientów i systemy IT oraz wdrożyć wewnętrzny obieg informacji. Nie należy usuwać danych, modyfikować dokumentów ani kontaktować się z pracownikami w sposób mogący zostać odebrany jako próba wpływania na ich relacje.

Procedura na wypadek przeszukania powinna wskazywać osoby odpowiedzialne za kontakt z organem, dostęp do pomieszczeń i systemów, ochronę danych oraz dokumentowanie czynności. Dobrze przygotowana kontrola celno-skarbowa od strony organizacyjnej ogranicza ryzyko paraliżu operacyjnego i pozwala zarządowi podejmować decyzje na podstawie zweryfikowanych informacji.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku przeszukania lub zatrzymania rzeczy zasadna jest pilna ocena dokumentów procesowych, zakresu zabezpieczenia oraz terminów na wniesienie środków zaskarżenia – w sprawie wymagającej takiej analizy warto skontaktować się z nami.

 

FAQ – przeszukanie i zatrzymanie rzeczy przez funkcjonariuszy KAS

Czy funkcjonariusze KAS mogą wejść do firmy bez uprzedzenia?

Tak, w zależności od podstawy prawnej i charakteru czynności. Przeszukanie w postępowaniu karnym lub karnym skarbowym może zostać przeprowadzone bez wcześniejszego zawiadomienia, zwłaszcza gdy uprzedzenie mogłoby zagrozić zabezpieczeniu dowodów.

Czy firma musi wydać komputer lub telefon służbowy?

Jeżeli organ żąda wydania rzeczy mogącej stanowić dowód albo podlegającej zajęciu, odmowa może prowadzić do przeszukania i przymusowego odebrania przedmiotu. Firma powinna żądać dokładnego pokwitowania oraz zadbać o precyzyjny opis urządzenia i danych.

Czy można zgłosić zastrzeżenia do protokołu?

Tak. Zastrzeżenia powinny zostać wpisane do protokołu przed jego podpisaniem. Mogą dotyczyć między innymi zakresu przeszukania, opisu rzeczy, obecności osób, naruszenia tajemnicy zawodowej lub zakłócenia działalności przedsiębiorstwa.

Co oznacza zatwierdzenie przeszukania w terminie 7 dni?

Dotyczy to sytuacji, w której przeszukanie przeprowadzono w trybie niecierpiącym zwłoki bez uprzedniego postanowienia sądu lub prokuratora. Na żądanie osoby, u której dokonano czynności, powinno zostać doręczone postanowienie o zatwierdzeniu przeszukania.

Czy można odzyskać zatrzymane dokumenty lub sprzęt?

Tak, jeżeli dalsze zatrzymanie nie jest konieczne dla postępowania. Możliwe jest złożenie wniosku o zwrot rzeczy, a w określonych przypadkach także żądanie wykonania kopii danych niezbędnych dla bieżącej działalności.

Czy zarząd odpowiada osobiście za działania firmy ujawnione podczas przeszukania?

Odpowiedzialność osobista członków zarządu zależy od ich faktycznej roli, zakresu obowiązków, wiedzy, decyzji oraz konkretnych przepisów prawa karnego skarbowego. Sam fakt pełnienia funkcji nie przesądza jeszcze o odpowiedzialności.

 

Bibliografia

[1] Ustawa z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy, w szczególności art. 113, tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 628 ze zm.

[2] Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego, w szczególności art. 217-236, tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 46 ze zm.

[3] Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, tekst jednolity: Dz.U. z 2023 r. poz. 615 ze zm.