SLIM VAT: Korekty in minus i in plus – Jakie dowody uzgodnień akceptuje Krajowa Administracja Skarbowa?

04.12.2025

W dynamicznym środowisku podatkowym przedsiębiorcy muszą stawiać czoła licznym wyzwaniom związanym z prawidłowym dokumentowaniem transakcji handlowych. Jednym z najczęstszych problemów praktycznych są korekty faktur, zarówno zmniejszające (in minus), jak i zwiększające (in plus) podstawę opodatkowania. Pakiet SLIM VAT (Simple Local And Modern VAT) wprowadził istotne zmiany w zakresie dokumentowania tych korekt, jednakże w praktyce kontroli podatkowych wciąż pojawia się wiele wątpliwości interpretacyjnych.

Jako radca prawny specjalizujący się w przestępczości podatkowej, regularnie obserwuję nieprawidłowości w zakresie dowodów uzgodnień akceptowanych przez organy Krajowej Administracji Skarbowej. Brak właściwego udokumentowania uzgodnień pomiędzy kontrahentami często prowadzi do zakwestionowania rozliczeń podatkowych podczas kontroli celno-skarbowej czy kontroli podatkowej. W niniejszym artykule przeanalizuję, jakie dokumenty są akceptowane przez KAS oraz jakie pułapki czyhają na podatników w związku z korektami w ramach pakietu SLIM VAT.

Czym jest pakiet SLIM VAT i jakie zmiany wprowadził w zakresie korekt?

Pakiet SLIM VAT (Simple Local And Modern VAT) to kompleksowa nowelizacja przepisów dotyczących podatku od towarów i usług, która weszła w życie 1 stycznia 2021 roku. Jednym z głównych celów tej reformy było uproszczenie rozliczeń podatkowych i dostosowanie przepisów do realiów biznesowych. Szczególnie istotne zmiany dotyczyły właśnie korekt in minus oraz in plus.

Najważniejszą zmianą było zniesienie warunku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę przy korektach in minus. Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, obniżenie podstawy opodatkowania jest możliwe pod warunkiem posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą warunków transakcji. Co istotne, przepisy nie precyzują jednak, jaką dokładnie formę powinna przyjąć ta dokumentacja, co stwarza pole do interpretacji podczas kontroli podatkowych.

W przypadku korekt in plus sytuacja jest nieco prostsza – zwiększenie podstawy opodatkowania należy rozliczyć w okresie wystawienia faktury korygującej, bez konieczności posiadania dodatkowych potwierdzeń od nabywcy.

Jakie dowody uzgodnień są akceptowane przez KAS przy korektach in minus?

Organy Krajowej Administracji Skarbowej podczas kontroli akceptują różnorodne formy dokumentacji potwierdzającej uzgodnienia między kontrahentami. Do najczęściej uznawanych dowodów należą:

• Korespondencja e-mailowa potwierdzająca uzgodnienie warunków korekty
• Aneksy do umów handlowych
• Protokoły reklamacyjne
• Dokumenty zwrotu towaru (WZ, PZ)
• Potwierdzenia dokonania zwrotu płatności
• Potwierdzenia odbioru faktury korygującej (choć nie jest to już obligatoryjne)
• Protokoły uzgodnień podpisane przez obie strony transakcji

KAS zwraca szczególną uwagę na datę uzgodnienia warunków korekty, gdyż to ona determinuje moment obniżenia podstawy opodatkowania. W praktyce kontrolnej organy weryfikują, czy podatnik posiada dokumentację potwierdzającą, że uzgodnienie nastąpiło w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym dokonano korekty.

Dlaczego korekty in plus są prostsze w dokumentowaniu niż korekty in minus?

Korekty zwiększające podstawę opodatkowania (in plus) są objęte mniej restrykcyjnymi wymogami dokumentacyjnymi, co wynika z odmiennej logiki fiskalnej. W przypadku korekty in plus dochodzi do zwiększenia zobowiązania podatkowego, więc ryzyko uszczuplenia należności Skarbu Państwa nie występuje. Z tego powodu ustawodawca nie wymaga dodatkowych potwierdzeń ze strony nabywcy.

Zgodnie z art. 29a ust. 17 ustawy o VAT, w przypadku korekty in plus wystarczające jest wystawienie faktury korygującej i rozliczenie jej w okresie, w którym powstała przyczyna korekty. Nie jest konieczne dokumentowanie uzgodnień z nabywcą, co znacznie upraszcza procedurę dla podatników.

Podczas kontroli celno-skarbowej organy weryfikują jedynie, czy korekta została prawidłowo ujęta w rejestrach VAT oraz czy przyczyna korekty jest rzeczywista i właściwie udokumentowana.

Jakie błędy najczęściej kwestionuje KAS przy dokumentowaniu korekt VAT?

Na podstawie doświadczenia z licznych kontroli podatkowych można wskazać kilka typowych nieprawidłowości, które są regularnie kwestionowane przez organy kontrolne:

1. Brak jakiejkolwiek dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków korekty in minus
2. Nieprecyzyjne określenie daty uzgodnienia w posiadanej dokumentacji
3. Posługiwanie się szablonowymi dokumentami bez odniesienia do konkretnej transakcji
4. Wsteczne datowanie dokumentacji uzgodnień
5. Niespójność między datą uzgodnienia a datą rozliczenia korekty

Szczególnie problematyczne są przypadki, gdy przedsiębiorca dokonuje korekty in minus w okresie wcześniejszym niż faktyczna data uzgodnienia warunków z kontrahentem. KAS regularnie kwestionuje takie praktyki, nakazując przeniesienie korekty do właściwego okresu rozliczeniowego, co często wiąże się z naliczeniem odsetek za zwłokę.

Czy istnieją branżowe różnice w akceptacji dowodów uzgodnień przez KAS?

Praktyka kontrolna pokazuje, że organy Krajowej Administracji Skarbowej uwzględniają specyfikę branżową przy ocenie dowodów uzgodnień. W niektórych sektorach gospodarki wykształciły się specyficzne formy dokumentowania uzgodnień, które są akceptowane przez KAS:

W handlu detalicznym często akceptowane są paragony zwrotu wraz z dokumentacją kasową. W branży e-commerce organy uznają potwierdzenia zwrotu generowane przez platformy sprzedażowe oraz automatyczne powiadomienia systemowe. Z kolei w przypadku usług abonamentowych KAS akceptuje jednostronne korekty wynikające z regulaminów, pod warunkiem że klient został prawidłowo poinformowany o zmianie.

Warto podkreślić, że kontrola podatkowa zawsze uwzględnia kontekst biznesowy i specyfikę danej transakcji, jednak podstawowym wymogiem pozostaje posiadanie wiarygodnej dokumentacji potwierdzającej rzeczywiste uzgodnienie warunków korekty.

W jaki sposób najlepiej dokumentować uzgodnienia przy korektach okresowych?

Szczególne wyzwania pojawiają się przy korektach okresowych, dotyczących np. rabatów rocznych czy premii od obrotu. W takich przypadkach KAS oczekuje kompleksowej dokumentacji, która powinna obejmować:

• Umowy ramowe określające zasady udzielania rabatów okresowych
• Zestawienia obrotów za dany okres
• Protokoły naliczenia rabatów podpisane przez obie strony
• Dokumentację potwierdzającą spełnienie warunków uzyskania rabatu

Praktyka organów kontrolnych wskazuje, że przy korektach okresowych szczególnie istotne jest precyzyjne określenie momentu, w którym strony uzgodniły ostateczną wysokość rabatu. Ten moment determinuje prawidłowy okres rozliczenia korekty in minus.

Czy elektroniczne potwierdzenia uzgodnień są akceptowane przez KAS?

W erze cyfryzacji coraz więcej uzgodnień handlowych odbywa się drogą elektroniczną. KAS dostosowuje się do tej rzeczywistości i co do zasady akceptuje elektroniczne formy dokumentacji, pod warunkiem że spełniają one wymogi wiarygodności i trwałości. Do akceptowanych form elektronicznego potwierdzenia uzgodnień należą:

Korespondencja e-mailowa (zaleca się zachowanie pełnych nagłówków wiadomości), komunikacja za pośrednictwem systemów EDI (Electronic Data Interchange), potwierdzenia generowane przez platformy B2B oraz dokumentacja w systemach CRM potwierdzająca kontakt z klientem. W przypadku kontroli celno-skarbowej kluczowe znaczenie ma możliwość weryfikacji autentyczności i integralności dokumentów elektronicznych.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą stojącym przed wyzwaniami związanymi z prawidłowym dokumentowaniem korekt VAT, warto rozważyć konsultację z doświadczonymi prawnikami. Kancelaria Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni oferuje profesjonalne doradztwo w zakresie optymalizacji procesów dokumentacyjnych oraz reprezentację podczas kontroli podatkowych. Specjaliści kancelarii pomogą zabezpieczyć Twój biznes przed ryzykiem zakwestionowania rozliczeń VAT.

Jak przygotować się do kontroli podatkowej w zakresie korekt VAT?

Przygotowanie do potencjalnej kontroli w zakresie korekt VAT powinno obejmować kilka kluczowych elementów:

1. Wdrożenie systematycznego procesu dokumentowania uzgodnień z kontrahentami
2. Regularne archiwizowanie dokumentacji uzgodnień, z zachowaniem chronologii
3. Opracowanie jednolitych procedur postępowania przy korektach in minus i in plus
4. Weryfikacja spójności między datą uzgodnienia a datą rozliczenia korekty

Dobrą praktyką jest również okresowy przegląd dokumentacji korekt przez specjalistów ds. podatkowych lub zewnętrznych doradców. Pozwala to na wczesne wykrycie potencjalnych nieprawidłowości i ich korektę przed ewentualną kontrolą podatkową.

Jakie zmiany w zakresie dokumentowania korekt planowane są w najbliższej przyszłości?

Ministerstwo Finansów zapowiada dalsze uproszczenia w ramach kolejnych pakietów SLIM VAT. W planach jest doprecyzowanie wymogów dotyczących dokumentowania uzgodnień przy korektach in minus oraz potencjalne wprowadzenie domniemania uzgodnienia po upływie określonego czasu od wysłania faktury korygującej.

Warto śledzić komunikaty resortu finansów oraz orzecznictwo sądów administracyjnych, które kształtują praktykę organów kontrolnych. Na podstawie dostępnych informacji można przewidywać, że kierunek zmian będzie sprzyjał uproszczeniu procedur dokumentacyjnych, przy jednoczesnym zachowaniu możliwości weryfikacji zasadności korekt przez organy podatkowe.

Podsumowanie: jak bezpiecznie dokumentować korekty VAT?

Prawidłowe dokumentowanie korekt VAT pozostaje istotnym wyzwaniem dla przedsiębiorców, nawet po wprowadzeniu pakietu SLIM VAT. Najważniejsze zasady, którymi należy się kierować, to:

• Dla korekt in minus – zawsze dokumentuj uzgodnienie warunków korekty w formie akceptowanej przez KAS
• Dla korekt in plus – wystawiaj fakturę korygującą w okresie powstania przyczyny korekty
• Zachowuj dokumentację uzgodnień przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego
• Dostosuj formę dokumentacji do specyfiki branży i charakteru transakcji
• Zwracaj szczególną uwagę na datę uzgodnienia i jej związek z okresem rozliczenia korekty

Przestrzeganie powyższych zasad znacząco zmniejsza ryzyko zakwestionowania rozliczeń podczas kontroli celno-skarbowej i zapewnia bezpieczeństwo podatkowe przedsiębiorstwa.

Bibliografia

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2021 poz. 685 z późn. zm.)
2. Ustawa z dnia 27 listopada 2020 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2020 poz. 2419)
3. Objaśnienia podatkowe Ministra Finansów z dnia 23 kwietnia 2021 r. dotyczące pakietu SLIM VAT
4. Interpretacja ogólna Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2021 r., nr PT1.8101.1.2021
5. Wyrok NSA z dnia 18 marca 2022 r., sygn. akt I FSK 1218/18
6. Wyrok WSA w Warszawie z dnia 12 maja 2022 r., sygn. akt III SA/Wa 2541/21