Testy użyteczności i badania użytkowników w IT: kiedy KAS traktuje je jako usługę projektową/doradczą i jak bronić kwalifikacji

20.04.2026

Testy użyteczności i badania użytkowników w IT: kiedy KAS traktuje je jako usługę projektową/doradczą i jak bronić kwalifikacji

Testy użyteczności i badania użytkowników (UX research) to usługi polegające na planowaniu i prowadzeniu obserwacji, wywiadów lub testów z użytkownikami, a następnie opracowaniu wyników w formie raportu. W praktyce biznesowej są one wykorzystywane do ograniczania ryzyk projektowych, poprawy konwersji i zgodności produktu z potrzebami odbiorców. Z perspektywy podatkowej i celno-skarbowej spór najczęściej dotyczy tego, czy dana usługa jest „badawcza/analityczna”, czy jednak ma charakter doradczy lub projektowy, co może wpływać na rozliczenia (w tym WHT, VAT, koszty, obowiązki dokumentacyjne) i może stać się przedmiotem działań, jakie obejmuje kontrola celno-skarbowa.

Kiedy kwalifikacja usług UX jest problemem w praktyce KAS

Organy Krajowej Administracji Skarbowej analizują usługi UX najczęściej przy weryfikacji rozliczeń transgranicznych (w szczególności podatku u źródła), rozliczeń VAT oraz realności i należytej staranności w kosztach. Kluczowym punktem spornym bywa to, czy wyniki prac stanowią:

• materiał badawczy/analityczny (np. dane, obserwacje, wnioski opisowe), czy
• rekomendacje wdrożeniowe (np. „należy zmienić architekturę informacji”, „zaprojektować nowy user flow”), które organ może uznać za doradztwo lub usługę projektową.

W ocenie KAS znaczenie mają nie tylko nazwy w umowie (UX research, usability testing), ale przede wszystkim realny zakres prac, format deliverables i sposób wykorzystania rezultatów przez zamawiającego.

Podstawy prawne i obszary, na które KAS patrzy najczęściej

W praktyce spory o kwalifikację usług UX pojawiają się na styku kilku reżimów:

• Podatek u źródła (WHT) – ryzyko, czy płatność za UX nie jest traktowana jako świadczenie doradcze, reklamowe lub badania rynku. Podstawowe przepisy to art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT oraz art. 29 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT (w zakresie należności za określone usługi niematerialne) [1], [2].
• VAT (miejsce świadczenia, stałe miejsce prowadzenia działalności, dokumentowanie) – w zależności od modelu współpracy i lokalizacji kontrahentów, istotne są reguły z ustawy o VAT (m.in. art. 28b i nast.) [3].
• Kwalifikacja kosztów i należyta staranność – organ może badać, czy koszt jest należycie udokumentowany i powiązany z działalnością (CIT/PIT), a także czy świadczenie było realnie wykonane [1], [2].

Fakt: przepisy nie zawierają definicji „usług UX” jako odrębnej kategorii. Opinia: dlatego organ często klasyfikuje świadczenie przez pryzmat kategorii usług niematerialnych wskazanych w przepisach podatkowych, bazując na rzeczywistym charakterze świadczenia (treści i efektach), a nie na samej branżowej nomenklaturze.

Kiedy KAS może uznać testy użyteczności za doradztwo lub usługę projektową

Ryzyko rośnie, gdy występują łącznie następujące elementy:

1. Deliverable ma charakter rekomendacji wdrożeniowych – raport zawiera gotowe instrukcje zmian, specyfikacje funkcjonalne, propozycje architektury informacji, backlog w Jira, makiety lub prototypy.
2. Wykonawca „przejmuje odpowiedzialność” za decyzje produktowe – np. wskazuje rozwiązanie jako optymalne i rekomenduje wdrożenie w konkretnym kształcie.
3. Usługa jest łączona z projektowaniem UX/UI – w jednej umowie lub jednej fakturze obejmuje badania i projekt, bez wyodrębnienia etapów i wynagrodzenia.
4. Komunikacja handlowa jest „doradcza” – oferty i SOW opisują świadczenie jako consulting, advisory, product strategy.

W praktyce, jeżeli raport kończy się listą „do zrobienia” z priorytetami i opisem zmian w produkcie, organ może argumentować, że to nie tylko badanie, ale usługa doradcza/projektowa. To z kolei może uruchamiać dodatkowe obowiązki po stronie płatnika, zwłaszcza przy wypłatach zagranicznych.

Jak bronić kwalifikacji jako usługi badawczej/analitycznej: dokumenty i argumenty

Obrona kwalifikacji nie powinna opierać się na deklaracjach, ale na spójnym zestawie dowodów. W praktyce warto przygotować:

• Umowę i SOW z opisem celu jako pozyskanie danych o zachowaniach użytkowników, a nie zaprojektowanie rozwiązania. Dobrą praktyką jest opis metodyki (np. testy moderowane, ankiety, card sorting) i zakresu próby.
• Wyraźne rozdzielenie etapów – „badanie” jako etap 1, „projekt” jako etap 2 (jeśli w ogóle występuje), z osobnymi wynagrodzeniami i odbiorami.
• Deliverables o charakterze badawczym – surowe wyniki, transkrypcje, wnioski opisowe, metryki, nagrania (z zachowaniem RODO), bez gotowej specyfikacji zmian.
• Protokół odbioru wskazujący, że odebrano raport z badań, a decyzje wdrożeniowe należą do zamawiającego.
• Ścieżkę decyzyjną w firmie – notatki z komitetów produktowych pokazujące, że rekomendacje (jeśli są) miały status niewiążący, a implementacja wynikała z decyzji wewnętrznych.

Trzy wyjątki, które najczęściej „psują” obronę kwalifikacji

Nawet przy dobrze opisanej usłudze badawczej ryzyko istotnie rośnie, gdy pojawiają się następujące wyjątki:

1. Wynik badania jest dostarczany jako gotowy plan wdrożenia (np. backlog, user stories, makiety, prototypy, specyfikacja zmian), a nie jako materiał analityczny.
2. Jedna faktura obejmuje łącznie badania i projektowanie/strategię produktu bez wyodrębnienia wartości poszczególnych świadczeń oraz bez osobnych kryteriów odbioru.
3. Wykonawca formalnie pełni rolę „doradcy” w dokumentach (np. consulting/advisory w umowie, ofercie, opisach usług), co ułatwia organowi przypisanie usługi do kategorii świadczeń doradczych.

Konsekwencje błędnej kwalifikacji: ryzyka finansowe i odpowiedzialność zarządu

Konsekwencje zależą od stanu faktycznego i reżimu rozliczeń, ale typowe ryzyka obejmują:

• doszacowanie podatku (np. WHT po stronie płatnika) wraz z odsetkami za zwłokę [1],
• sankcje karnoskarbowe w razie zarzutu nierzetelnych rozliczeń lub niewykonania obowiązków płatnika (na podstawie Kodeksu karnego skarbowego) [4],
• ryzyko reputacyjne i operacyjne – zajęcie zasobów zespołów finansowych i prawnych, wstrzymanie wypłat, eskalacja do kontrahenta, ryzyko sporu o gross-up w umowie.

Fakt: odpowiedzialność w obszarze podatków może dotyczyć nie tylko spółki, ale w określonych sytuacjach również osób odpowiedzialnych za rozliczenia. Opinia: w firmach technologicznych istotnym błędem bywa pozostawienie kwalifikacji usług wyłącznie w gestii zakupów lub produktu, bez udziału podatków i compliance na etapie kontraktowania.

Checklist dla firm IT: jak przygotować się na weryfikację KAS

1. Ustandaryzować opisy usług w umowach i zamówieniach (SOW) oraz unikać słów kluczowych typu „advisory/consulting”, jeśli rzeczywiście chodzi o badanie.
2. Wprowadzić matrycę deliverables – co jest „badaniem”, a co „projektem”, z jasnym przypisaniem do faktur.
3. Zarchiwizować dowody wykonania (raporty, scenariusze testów, rekrutacja respondentów, protokoły odbioru).
4. Przejrzeć umowy transgraniczne pod kątem WHT: klauzule gross-up, obowiązki dokumentacyjne, certyfikat rezydencji, należyta staranność [1].
5. Przygotować scenariusz kontroli – kto odpowiada na pytania, gdzie są dokumenty, jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej; ocena kwalifikacji usług UX zależy od konkretnych zapisów umownych, sposobu realizacji oraz dokumentacji. W sprawach, w których organ kwestionuje kwalifikację testów użyteczności lub badań użytkowników, a ryzyko dotyczy rozliczeń i obowiązków płatnika, zasadnym krokiem jest zlecenie analizy i przygotowanie strategii obrony z udziałem doradców Kopeć & Zaborowski, dlatego w razie potrzeby warto przejść przez to wspólnie i Skontaktuj się z nami.

FAQ: testy użyteczności i badania użytkowników w IT

Czy same testy użyteczności zawsze są „doradztwem”?

Nie. O kwalifikacji decyduje realny zakres świadczenia i deliverables. Badanie oparte na zbieraniu danych i wnioskach opisowych łatwiej bronić jako usługę analityczną niż dokument zawierający gotowe rozwiązania wdrożeniowe.

Co w raporcie najbardziej zwiększa ryzyko uznania usługi za projektową?

Elementy typowe dla projektowania: makiety, prototypy, specyfikacje zmian, user stories, backlog z priorytetami, instrukcje implementacji oraz deklaracje „zaleca się wdrożyć” w określonej formie.

Czy rozdzielenie faktur za badania i projektowanie ma znaczenie?

Tak. Wyodrębnienie etapów, wynagrodzeń i kryteriów odbioru ułatwia wykazanie, że płatność dotyczy badania, a nie doradztwa lub projektu, co bywa kluczowe przy WHT i weryfikacji kosztów.

Jakie dokumenty zwykle są najbardziej przekonujące w trakcie kontroli?

Umowa/SOW z metodyką badań, protokoły odbioru, raporty z badań, dowody przeprowadzenia testów (scenariusze, rekrutacja, wyniki) oraz wewnętrzne dokumenty pokazujące, że decyzje wdrożeniowe podjął zamawiający.

Czy to, że badanie dotyczy „rynku” lub użytkowników, automatycznie oznacza „badanie rynku” w rozumieniu przepisów?

Nie automatycznie. Organ może jednak próbować tak argumentować, jeśli zakres obejmuje analizę preferencji klientów, segmentację, benchmarki i rekomendacje marketingowe. Kluczowe jest precyzyjne opisanie celu: użyteczność produktu i zachowania użytkowników w interakcji z interfejsem.

Jak ograniczyć ryzyko na etapie zakupów i kontraktowania usług UX?

Wprowadzić standardowe klauzule i słownictwo umowne, rozdzielać etapy badawcze od projektowych, wymagać dowodów wykonania oraz uzgadniać z podatkami/compliance kwalifikację usług przed podpisaniem umowy i przed pierwszą płatnością.

Bibliography

[1] Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), w szczególności art. 21.

[2] Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), w szczególności art. 29.

[3] Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT), w szczególności art. 28b i nast.

[4] Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy.