Czym jest faktura korygująca?
Faktura korygująca to dokument wystawiany w celu poprawienia danych wykazanych na wcześniej wystawionej fakturze albo rozliczenia zdarzeń, które nastąpiły już po jej wystawieniu. W praktyce służy do skorygowania podstawy opodatkowania, kwoty podatku VAT, ceny, ilości towaru lub usługi, a także innych elementów faktury, jeżeli okazały się nieprawidłowe.
Zasady wystawiania faktur korygujących wynikają przede wszystkim z ustawy o podatku od towarów i usług, w szczególności z art. 106j ustawy o VAT. Fakturę korygującą wystawia co do zasady sprzedawca, czyli podatnik, który wystawił fakturę pierwotną. Nie należy jej mylić z notą korygującą, którą może wystawić nabywca, ale tylko w odniesieniu do wybranych danych formalnych, a nie do wartości transakcji lub kwoty podatku.
Faktura korygująca nie zastępuje faktury pierwotnej i nie powoduje jej „usunięcia” z obrotu. Oba dokumenty funkcjonują łącznie i powinny być analizowane razem. Faktura pierwotna dokumentuje pierwotne zdarzenie gospodarcze, natomiast faktura korygująca wskazuje, w jakim zakresie to zdarzenie lub jego rozliczenie uległo zmianie.
Kiedy wystawia się fakturę korygującą?
Faktura korygująca jest potrzebna przede wszystkim wtedy, gdy po wystawieniu faktury dochodzi do zmiany warunków transakcji albo ujawnienia błędu. Może to dotyczyć na przykład udzielenia rabatu, obniżki ceny, zwrotu towaru, zwrotu całości lub części zapłaty, podwyższenia ceny, pomyłki w stawce VAT, błędnej ilości towaru, nieprawidłowej wartości netto lub brutto, a także błędnych danych identyfikujących transakcję.
W praktyce faktury korygujące dzieli się często na korekty „in minus” oraz korekty „in plus”. Korekta „in minus” zmniejsza podstawę opodatkowania lub kwotę podatku, na przykład z powodu rabatu albo zwrotu towaru. Korekta „in plus” zwiększa wartość rozliczenia, na przykład gdy po wystawieniu faktury strony uzgodniły podwyższenie ceny albo wykryto zaniżenie należności.
Znaczenie ma nie tylko samo wystawienie dokumentu, lecz także prawidłowy moment ujęcia korekty w rozliczeniach podatkowych. W przypadku korekt zmniejszających podstawę opodatkowania podatnik powinien dysponować dokumentacją potwierdzającą uzgodnienie z nabywcą warunków obniżenia oraz spełnienie tych warunków. Nie zawsze wystarczy więc samo techniczne wystawienie faktury korygującej. Konieczne może być wykazanie, z czego wynika korekta i kiedy strony uznały ją za skuteczną.
Co powinna zawierać faktura korygująca?
Elementy faktury korygującej określa ustawa o VAT. Dokument powinien pozwalać na jednoznaczne powiązanie korekty z fakturą pierwotną oraz wskazywać, co zostało zmienione. W praktyce faktura korygująca zawiera między innymi dane sprzedawcy i nabywcy, numer faktury pierwotnej, datę jej wystawienia, numer korekty, a w przypadku faktury ustrukturyzowanej również numer KSeF faktury korygowanej, jeżeli został nadany, oraz prawidłowe wartości po korekcie albo kwotę zmiany.
Przyczynę korekty, choć co do zasady nie jest obecnie obowiązkowym elementem ustawowym faktury korygującej, warto opisać w sposób zrozumiały i zgodny z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń. Ogólne lub nieprecyzyjne sformułowania mogą utrudnić obronę rozliczenia w razie kontroli podatkowej, szczególnie gdy korekta wpływa na wysokość podatku należnego albo naliczonego.
Kiedy warto skonsultować fakturę korygującą z prawnikiem lub doradcą podatkowym?
Wsparcie specjalisty jest przydatne zwłaszcza wtedy, gdy korekta dotyczy istotnych wartości, wielu okresów rozliczeniowych, transakcji międzynarodowych, mechanizmu odwrotnego obciążenia w historycznych rozliczeniach, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, eksportu, importu usług albo rozliczeń objętych szczególnymi procedurami VAT. Konsultacja może być również potrzebna, gdy strony sporu nie zgadzają się co do zasadności korekty lub gdy korekta ma wpływ na deklaracje podatkowe, pliki JPK, księgi rachunkowe albo rozliczenia z kontrahentem.
Przedsiębiorcy powinni zachować szczególną ostrożność przy korektach wystawianych po dłuższym czasie od transakcji, przy korektach zbiorczych oraz przy korektach związanych z rabatami posprzedażowymi. Błędne ujęcie faktury korygującej może prowadzić do zaległości podatkowej, odsetek, sporu z organem podatkowym, zakwestionowania prawa do odliczenia VAT albo odpowiedzialności karnoskarbowej osób odpowiedzialnych za rozliczenia.
Szybka konsultacja przed wystawieniem lub zaksięgowaniem faktury korygującej może pomóc uniknąć błędów formalnych, nieprawidłowego okresu rozliczenia, niezgodności w JPK oraz niepotrzebnych sporów z kontrahentem lub organem podatkowym.
Wsparcie kancelarii w zakresie faktur korygujących
Wsparcie kancelarii w zakresie pomocy prawnej i podatkowej dotyczącej faktur korygujących obejmuje w szczególności:
- ocenę, czy w danej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą, notę korygującą czy inny dokument księgowy,
- analizę prawidłowego momentu ujęcia korekty w rozliczeniach VAT, CIT lub PIT,
- weryfikację przyczyn korekty i dokumentacji potwierdzającej uzgodnienia z kontrahentem,
- przygotowanie stanowiska na potrzeby kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej lub postępowania podatkowego,
- wsparcie w sporach dotyczących zasadności korekty, rabatów, zwrotów lub zmian ceny,
- ocenę ryzyk związanych z korektą deklaracji podatkowej i plików JPK.
Potrzebna jest pomoc przy fakturze korygującej? Skontaktuj się z nami.
Zobacz więcej
- Deklaracja podatkowa
- Korekta deklaracji podatkowej
- Kontrola JPK
- Odpowiedzialność karnoskarbowa