Czym jest książka kontroli przedsiębiorcy?
Książka kontroli przedsiębiorcy jest dokumentacją służącą do odnotowywania kontroli przeprowadzanych w przedsiębiorstwie przez uprawnione organy administracji publicznej. Jej podstawową funkcją jest umożliwienie przedsiębiorcy oraz organowi kontrolującemu ustalenia, jakie kontrole były prowadzone, przez kogo, w jakim zakresie i w jakim czasie.
Obowiązek prowadzenia książki kontroli wynika przede wszystkim z ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. Przepisy przewidują, że przedsiębiorca prowadzi i przechowuje książkę kontroli wraz z dokumentami związanymi z poszczególnymi czynnościami kontrolnymi, w szczególności upoważnieniami do przeprowadzenia kontroli oraz protokołami.
Książka kontroli może być prowadzona w formie papierowej albo elektronicznej. Nie jest dokumentem księgowym ani rejestrem podatkowym. Stanowi natomiast istotne narzędzie organizacyjne i dowodowe, które może mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości działań organu kontrolnego, w tym przy badaniu, czy kontrola została wszczęta i prowadzona zgodnie z przepisami.
Jakie informacje zawiera książka kontroli?
Wpisów do książki kontroli dokonuje co do zasady organ przeprowadzający kontrolę. W praktyce wpis powinien pozwalać na identyfikację kontroli oraz jej zakresu. Obejmuje on w szczególności oznaczenie organu kontroli, dane upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, zakres przedmiotowy czynności oraz daty rozpoczęcia i zakończenia kontroli.
Dokumentacja zgromadzona przy książce kontroli może również obejmować protokoły kontroli, zalecenia pokontrolne, wystąpienia organu, informacje o stwierdzonych nieprawidłowościach oraz inne pisma doręczone przedsiębiorcy w związku z kontrolą. Zakres dokumentów zależy od rodzaju kontroli i przepisów regulujących działalność danego organu.
Książka kontroli pozwala zweryfikować, czy wobec przedsiębiorcy nie są jednocześnie prowadzone kontrole przez różne organy w zakresie niedopuszczalnym przez przepisy. Może także ułatwiać ustalenie czasu trwania wcześniejszych kontroli oraz ocenę, czy organ zachował ustawowe ograniczenia dotyczące kontroli działalności gospodarczej.
Kiedy książka kontroli przedsiębiorcy jest potrzebna?
Książka kontroli jest potrzebna przede wszystkim w chwili wszczęcia kontroli. Przedsiębiorca powinien umożliwić organowi kontrolnemu dokonanie wpisu oraz udostępnić dokumentację dotyczącą wcześniejszych kontroli, jeżeli jest to wymagane dla oceny dopuszczalności nowych czynności.
Obowiązek ten może mieć znaczenie między innymi podczas kontroli podatkowej, kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, kontroli sanitarnej, kontroli Inspekcji Handlowej, kontroli ochrony środowiska czy kontroli związanych z wykonywaniem działalności regulowanej.
Przepisy szczególne mogą odmiennie określać zasady prowadzenia dokumentacji kontrolnej dla konkretnych rodzajów postępowań. Dotyczy to zwłaszcza kontroli prowadzonych na podstawie Ordynacji podatkowej oraz ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej. Dlatego przy ocenie obowiązków przedsiębiorcy należy uwzględnić nie tylko Prawo przedsiębiorców, lecz także regulacje właściwe dla danego organu i rodzaju kontroli.
Dlaczego prawidłowe prowadzenie książki kontroli ma znaczenie?
Brak książki kontroli, niekompletna dokumentacja albo trudności z jej udostępnieniem mogą utrudnić przedsiębiorcy skuteczną ochronę jego praw w toku kontroli. W razie sporu dokumentacja ta może pomóc ustalić rzeczywisty przebieg czynności organu, daty prowadzenia kontroli oraz zakres przekazanych kontrolującym informacji.
Zgodnie z Prawem przedsiębiorców przedsiębiorca okazuje książkę kontroli na żądanie organu kontroli. Jeżeli nie może jej okazać, ponieważ znajduje się ona u innego organu kontroli, powinien ją okazać nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia jej zwrotu przez ten organ. Podstawa prawna: art. 57 ustawy – Prawo przedsiębiorców.
Szybka konsultacja z prawnikiem może pomóc ocenić, czy organ posiada właściwe upoważnienie, czy zakres kontroli jest zgodny z przepisami oraz czy przedsiębiorca powinien zgłosić zastrzeżenia do sposobu prowadzenia czynności. Wsparcie prawne bywa istotne również przed podpisaniem protokołu kontroli lub złożeniem wyjaśnień.
Wsparcie kancelarii w zakresie kontroli przedsiębiorcy obejmuje w szczególności:
- analizę upoważnień i podstaw prawnych kontroli;
- ocenę prawidłowości wszczęcia oraz prowadzenia kontroli;
- pomoc w przygotowaniu dokumentów i wyjaśnień dla organu;
- sporządzanie zastrzeżeń do protokołu kontroli;
- reprezentację przedsiębiorcy w postępowaniu podatkowym, administracyjnym lub sądowym;
- ocenę ryzyk związanych z ustaleniami pokontrolnymi, sankcjami i odpowiedzialnością przedsiębiorcy.
Potrzebna jest pomoc prawna w związku z kontrolą przedsiębiorcy? Skontaktuj się z nami.