Master file
Co oznacza pojęcie master file?
Master file to element dokumentacji cen transferowych przygotowywanej przez podmioty należące do grup podmiotów powiązanych. Jest to dokument o charakterze grupowym, który przedstawia najważniejsze informacje o działalności całej grupy, jej strukturze organizacyjnej, modelu biznesowym, istotnych wartościach niematerialnych, sposobie finansowania oraz polityce cen transferowych. Celem master file jest pokazanie, w jaki sposób funkcjonuje grupa jako całość i jakie są podstawowe zasady rozliczeń pomiędzy podmiotami powiązanymi.
W praktyce master file nie opisuje szczegółowo pojedynczej transakcji realizowanej przez konkretną spółkę. Tę funkcję pełni local file, czyli dokumentacja lokalna. Master file ma natomiast umożliwić organowi podatkowemu zrozumienie szerszego kontekstu działalności grupy oraz ocenę, czy rozliczenia wewnątrzgrupowe są zgodne z zasadą ceny rynkowej. Dokument ten jest istotny zwłaszcza przy weryfikacji, czy podział funkcji, ryzyk i aktywów pomiędzy podmiotami z grupy odpowiada rzeczywistemu przebiegowi działalności.
Obowiązek sporządzenia master file wynika z przepisów o cenach transferowych. Co do zasady dotyczy on tych podatników, którzy należą do grupy podmiotów powiązanych spełniającej określone kryteria, w tym próg skonsolidowanych przychodów. Zakres informacji wymaganych w master file jest w znacznym stopniu ujednolicony międzynarodowo i opiera się na rozwiązaniach rozwijanych w ramach OECD oraz wdrażanych do przepisów krajowych. W Polsce zasady te wynikają przede wszystkim z ustaw o podatkach dochodowych oraz przepisów wykonawczych dotyczących dokumentacji cen transferowych.
Jakie informacje zawiera master file?
Master file obejmuje przede wszystkim dane pozwalające zrozumieć strukturę i sposób działania grupy. Zazwyczaj zawiera opis struktury organizacyjnej i właścicielskiej, wskazanie głównych obszarów działalności gospodarczej, opis kluczowych czynników tworzących wartość w grupie, informacje o restrukturyzacjach, przejęciach lub innych istotnych zmianach biznesowych, a także dane o posiadanych wartościach niematerialnych, takich jak znaki towarowe, know-how czy prawa technologiczne.
Istotną częścią dokumentu są również informacje finansowe i dotyczące finansowania grupy. Master file może obejmować opis zasad finansowania wewnątrzgrupowego, informacje o istotnych umowach finansowych, a także skonsolidowane dane finansowe grupy. W zależności od struktury i specyfiki działalności grupy dokument może też przedstawiać politykę cen transferowych oraz ogólne założenia dotyczące alokacji dochodów pomiędzy poszczególnymi podmiotami.
Zakres dokumentu powinien być spójny z rzeczywistym modelem funkcjonowania grupy. Nie wystarczy przygotowanie ogólnego opisu o charakterze formalnym. Organ podatkowy może badać, czy informacje zawarte w master file odpowiadają stanowi faktycznemu oraz czy są zgodne z dokumentacją lokalną i innymi składanymi informacjami, w tym z informacją TPR.
Kiedy master file jest potrzebny?
Master file jest wymagany przede wszystkim wtedy, gdy podatnik jest częścią większej grupy podmiotów powiązanych i jednocześnie podlega obowiązkom dokumentacyjnym w zakresie cen transferowych. W praktyce obowiązek ten najczęściej dotyczy spółek należących do międzynarodowych lub rozbudowanych krajowych grup kapitałowych. Sam fakt istnienia powiązań nie zawsze oznacza jeszcze konieczność sporządzenia dokumentacji grupowej – znaczenie mają również ustawowe progi i zakres realizowanych transakcji.
Dla przedsiębiorcy istotne jest to, że master file bywa przygotowywany centralnie przez grupę, ale odpowiedzialność za prawidłowe wywiązanie się z obowiązków dokumentacyjnych w Polsce spoczywa na podatniku. Oznacza to, że nawet jeżeli dokument został opracowany przez jednostkę dominującą za granicą, należy sprawdzić, czy spełnia on wymagania polskich przepisów, czy obejmuje aktualne dane oraz czy może zostać wykorzystany na potrzeby krajowego obowiązku dokumentacyjnego. Co do zasady dokument ten powinien być sporządzony w języku polskim, chyba że przepisy dopuszczają przedłożenie go na żądanie organu wraz z tłumaczeniem.
Szybka weryfikacja obowiązku sporządzenia master file i jego zgodności z lokalnymi regulacjami może pomóc uniknąć błędów formalnych, sporów z organami podatkowymi, ryzyka zakwestionowania dokumentacji oraz odpowiedzialności związanej z naruszeniem przepisów o cenach transferowych. Ma to znaczenie zarówno na etapie bieżącego raportowania, jak i w trakcie kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej.
Wsparcie kancelarii w zakresie pomocy prawnej obejmuje w szczególności:
- ocenę, czy w danym przypadku powstaje obowiązek sporządzenia master file,
- weryfikację zgodności dokumentacji grupowej z polskimi przepisami,
- wsparcie przy przygotowaniu lub uzupełnieniu dokumentacji cen transferowych,
- analizę spójności master file z local file i innymi dokumentami podatkowymi,
- pomoc w kontaktach z organami podatkowymi w toku czynności sprawdzających, kontroli lub postępowań,
- doradztwo przy ograniczaniu ryzyk podatkowych związanych z rozliczeniami wewnątrzgrupowymi.
Potrzebna jest pomoc w zakresie master file? Skontaktuj się z nami.
Zobacz więcej
- Kontrola podatkowa
- Kontrola celno-skarbowa
- Postępowanie podatkowe
- Decyzja podatkowa