Oględziny w toku kontroli

Oględziny w toku kontroli

Na czym polegają oględziny w toku kontroli?

Oględziny w toku kontroli to czynność dowodowa podejmowana przez organ kontrolujący w celu bezpośredniego zapoznania się ze stanem rzeczy, miejsc, dokumentów, urządzeń, towarów lub innych elementów mających znaczenie dla wyniku kontroli. W praktyce oznacza to, że kontrolujący nie ogranicza się wyłącznie do analizy dokumentacji, lecz sprawdza określone okoliczności w miejscu prowadzenia działalności, przechowywania towarów albo wykonywania czynności objętych kontrolą.

Oględziny mogą być prowadzone w różnych rodzajach postępowań kontrolnych, w szczególności w ramach kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej. Ich celem jest ustalenie stanu faktycznego, zweryfikowanie prawdziwości danych przedstawionych przez kontrolowanego oraz zgromadzenie materiału, który może mieć znaczenie dla dalszych ustaleń organu. Tego rodzaju czynność bywa wykorzystywana wtedy, gdy samo badanie ksiąg, ewidencji lub deklaracji nie pozwala na pełne odtworzenie rzeczywistego przebiegu zdarzeń.

Z perspektywy przedsiębiorcy oględziny są istotne dlatego, że często dostarczają organowi bezpośrednich obserwacji dotyczących sposobu prowadzenia działalności, skali obrotu, posiadanego zaplecza technicznego, stanu magazynowego czy faktycznego wykorzystania lokalu, sprzętu lub środków transportu. Ustalenia z oględzin mogą następnie zostać wykorzystane jako element uzasadnienia protokołu kontroli, wyniku kontroli albo późniejszej decyzji.

Czego mogą dotyczyć oględziny?

Zakres oględzin zależy od przedmiotu kontroli i rodzaju sprawy. W praktyce mogą one obejmować między innymi:

• lokal przedsiębiorstwa, punkt sprzedaży, halę produkcyjną lub magazyn,
• towary, surowce, odpady, wyroby akcyzowe lub mienie objęte ewidencją,
• urządzenia techniczne, kasy fiskalne, systemy magazynowe lub środki transportu,
• dokumentację znajdującą się w miejscu kontroli, jeżeli jej stan lub sposób prowadzenia ma znaczenie dowodowe,
• miejsce wykonywania określonych czynności gospodarczych lub miejsce przechowywania przedmiotów związanych z działalnością.

W niektórych sprawach oględziny służą sprawdzeniu, czy stan faktyczny odpowiada treści deklaracji, ewidencji lub wyjaśnień składanych przez kontrolowanego. Mogą również dotyczyć ustalenia, czy przedsiębiorca rzeczywiście dysponuje zasobami niezbędnymi do prowadzenia deklarowanej działalności, czy obrót towarowy ma realny charakter oraz czy określone zdarzenia gospodarcze mogły faktycznie zaistnieć.

Jak przebiegają oględziny w toku kontroli?

Oględziny są przeprowadzane przez uprawnionych pracowników organu w ramach formalnie prowadzonej kontroli. Co do zasady kontrolowany powinien mieć możliwość uczestniczenia w tej czynności albo działania przez pełnomocnika. W toku oględzin organ może opisywać zastany stan, sporządzać notatki, wykonywać dokumentację fotograficzną, porównywać stan faktyczny z dokumentacją oraz zadawać pytania związane z przedmiotem kontroli.

Ważnym elementem tej czynności jest jej właściwe udokumentowanie. Z oględzin może zostać sporządzony protokół albo adnotacja urzędowa odzwierciedlająca przebieg czynności i poczynione ustalenia. Dla kontrolowanego ma to duże znaczenie, ponieważ późniejsze kwestionowanie nieprecyzyjnych, wyrwanych z kontekstu albo błędnie opisanych ustaleń bywa trudniejsze, jeśli nie zgłosi on zastrzeżeń na odpowiednim etapie.

W praktyce sporne bywają zwłaszcza: zakres czynności organu, sposób opisu stanu faktycznego, pomijanie wyjaśnień przedsiębiorcy, a także wyciąganie z oględzin wniosków wykraczających poza to, co rzeczywiście zaobserwowano. Z tego względu istotne jest, aby kontrolowany znał swoje uprawnienia i na bieżąco reagował na nieścisłości.

Kiedy oględziny mają szczególne znaczenie?

Oględziny odgrywają istotną rolę przede wszystkim wtedy, gdy kontrola dotyczy rozliczeń opartych na faktycznym obrocie towarem, wykorzystaniu określonej infrastruktury albo rzeczywistym wykonywaniu działalności gospodarczej. Często pojawiają się w sprawach związanych z VAT, akcyzą, obrotem gotówkowym, magazynowaniem towarów, przewozem, budownictwem czy handlem.

Dla organu oględziny są narzędziem weryfikacji, czy działalność nie ma charakteru pozornego. Dla przedsiębiorcy są momentem, w którym rzeczywista organizacja firmy, sposób przechowywania dokumentacji i stan majątku mogą zostać bezpośrednio ocenione. Nieprawidłowości ujawnione podczas tej czynności mogą prowadzić do dalszych działań, w tym pogłębienia ustaleń kontrolnych, zakwestionowania rozliczeń, a w niektórych przypadkach także do wszczęcia postępowania podatkowego lub postępowania w sprawie o przestępstwo albo wykroczenie skarbowe.

Dlaczego warto skorzystać z pomocy prawnika?

Wsparcie prawnika podczas kontroli może być istotne już na etapie zapowiedzi czynności lub bezpośrednio po ich przeprowadzeniu. Profesjonalna analiza pozwala ocenić, czy oględziny zostały podjęte w prawidłowym trybie, czy ich zakres odpowiada przedmiotowi kontroli oraz czy sposób dokumentowania ustaleń nie narusza praw kontrolowanego.

Szybka konsultacja prawna może pomóc uniknąć błędów w komunikacji z organem, ograniczyć ryzyko złożenia nieprecyzyjnych wyjaśnień i przygotować merytoryczne stanowisko do protokołu lub wyniku kontroli. W wielu sprawach właściwa reakcja na ustalenia z oględzin ma znaczenie dla dalszego przebiegu postępowania oraz dla ograniczenia ryzyka odpowiedzialności, sporu z organem lub strat finansowych.

Wsparcie kancelarii w zakresie pomocy prawnej obejmuje w szczególności:

• analizę legalności i zakresu czynności kontrolnych,
• udział pełnomocnika w toku kontroli i przy czynnościach dowodowych,
• przygotowanie wyjaśnień, zastrzeżeń i stanowisk procesowych,
• ocenę materiału dowodowego zgromadzonego przez organ,
• reprezentację w postępowaniu podatkowym i w sprawach karnych skarbowych,
• opracowanie strategii obrony interesów przedsiębiorcy.

Jeżeli oględziny w toku kontroli budzą wątpliwości albo mogą mieć wpływ na sytuację podatkową lub prawną przedsiębiorcy, warto przeanalizować sprawę z profesjonalnym pełnomocnikiem. Potrzebna jest pomoc prawna? Skontaktuj się z nami.

Zobacz więcej

• Kontrola podatkowa
• Kontrola celno-skarbowa
• Zastrzeżenia do protokołu kontroli
• Postępowanie podatkowe