Czym są sankcje za naruszenie obowiązków w KSeF?
Sankcje za naruszenie obowiązków w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) to administracyjne kary pieniężne nakładane na podatników, którzy nie wykonują obowiązków związanych z wystawianiem i przesyłaniem faktur ustrukturyzowanych. Ich podstawę stanowi art. 106ni ustawy o podatku od towarów i usług.
KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania, przesyłania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Wraz z objęciem kolejnych podatników obowiązkiem korzystania z systemu ustawodawca przewidział sankcje za wystawianie faktur poza KSeF, a także za niewysłanie dokumentów do systemu w terminie po zakończeniu trybu awaryjnego lub offline.
Kara nie jest nakładana automatycznie. Naczelnik urzędu skarbowego wydaje w tej sprawie decyzję administracyjną, a przed jej wydaniem powinien ustalić, czy doszło do naruszenia obowiązku oraz jakie były jego okoliczności. Podatnik może kwestionować decyzję w toku postępowania podatkowego i skorzystać ze środków odwoławczych przewidzianych w Ordynacji podatkowej.
Za jakie naruszenia mogą zostać nałożone kary?
Sankcja może dotyczyć przede wszystkim wystawienia faktury poza KSeF mimo ustawowego obowiązku korzystania z systemu. Ryzyko powstaje również wtedy, gdy podatnik prawidłowo wystawi fakturę poza systemem w okresie awarii KSeF albo w trybie offline, ale nie prześle jej później do KSeF w wymaganym terminie.
Tryby awaryjne i offline nie zwalniają z obowiązku późniejszego przesłania faktury do KSeF. Umożliwiają wystawienie faktury poza systemem w przypadku awarii lub niedostępności KSeF albo w przewidzianym ustawą trybie offline, jednak faktura powinna następnie zostać przekazana do systemu w terminie i na zasadach określonych w ustawie o VAT. W praktyce istotne jest zatem nie tylko wystawienie dokumentu, lecz także kontrola prawidłowości zastosowania trybu szczególnego oraz późniejszej wysyłki.
Przepisy przewidują maksymalną karę do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej z naruszeniem obowiązków KSeF. Jeżeli faktura nie wykazuje podatku, maksymalna kara może wynieść do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze. Wysokość ta wynika bezpośrednio z art. 106ni ust. 2 ustawy o VAT.
Od kiedy obowiązują sankcje w KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF jest wprowadzany etapami. Jednocześnie stosowanie kar pieniężnych za naruszenia obowiązków KSeF zostało odroczone do 1 stycznia 2027 r. Oznacza to, że naruszenia dokonane przed tą datą nie powinny skutkować karą administracyjną na podstawie art. 106ni ustawy o VAT. Nie oznacza to jednak braku innych konsekwencji nieprawidłowego fakturowania, w szczególności problemów dowodowych, błędów w rozliczeniach VAT lub konieczności korekty dokumentacji.
Odroczenie sankcji ma umożliwić podatnikom dostosowanie procedur księgowych, systemów finansowo-księgowych i zasad obiegu dokumentów. Nie zwalnia jednak przedsiębiorców z przygotowania do obowiązkowego fakturowania ustrukturyzowanego oraz wdrożenia rozwiązań na wypadek awarii systemu.
Kiedy warto skorzystać z pomocy prawnika?
Wsparcie prawne może być potrzebne przed rozpoczęciem obowiązkowego korzystania z KSeF, zwłaszcza gdy przedsiębiorca wystawia dużą liczbę faktur, korzysta z kilku systemów księgowych albo realizuje transakcje o nietypowym charakterze. Analizy wymagają między innymi zasady wystawiania faktur korygujących, dokumentowania sprzedaży na rzecz konsumentów, działania w trybie offline oraz podział odpowiedzialności pomiędzy dział księgowy, sprzedażowy i osoby zarządzające.
Pomoc prawnika może być również istotna po otrzymaniu wezwania z urzędu skarbowego, wszczęciu postępowania lub doręczeniu decyzji nakładającej karę. W takich sprawach znaczenie mogą mieć przyczyny techniczne naruszenia, rzeczywisty zakres obowiązku po stronie podatnika, prawidłowość postępowania organu oraz sposób ustalenia wysokości sankcji.
Szybka konsultacja z prawnikiem może pomóc ograniczyć ryzyko błędów w fakturowaniu, sporów z organami podatkowymi, odpowiedzialności osób zarządzających oraz strat finansowych związanych z karami lub koniecznością korygowania rozliczeń.
Wsparcie kancelarii w sprawach dotyczących KSeF
Wsparcie kancelarii w zakresie obowiązków KSeF może obejmować w szczególności:
- analizę obowiązków przedsiębiorcy związanych z fakturami ustrukturyzowanymi;
- ocenę procedur stosowanych w razie awarii KSeF i korzystania z trybu offline;
- weryfikację ryzyka nałożenia kary pieniężnej;
- przygotowanie wyjaśnień, zastrzeżeń i pism w postępowaniu podatkowym;
- reprezentację w postępowaniu dotyczącym sankcji administracyjnej;
- analizę możliwości odwołania od decyzji organu podatkowego.
Potrzebna jest pomoc w sprawie obowiązków lub sankcji w KSeF? Skontaktuj się z nami.
Podstawa prawna
Art. 106ni ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz przepisy przejściowe ustawy z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.