Czym są tryb offline24 i tryb awaryjny w KSeF?
Tryb offline24 i tryb awaryjny to rozwiązania przewidziane dla podatników korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które umożliwiają wystawianie faktur w sytuacji braku bieżącego połączenia z systemem. Ich celem jest zapewnienie ciągłości dokumentowania sprzedaży, gdy wystawienie faktury bezpośrednio w KSeF nie jest możliwe albo nie jest możliwe w danym momencie.
Oba tryby dotyczą faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów sporządzanych w formacie zgodnym ze strukturą logiczną obowiązującą w KSeF. Nie są jednak tożsame. Tryb offline24 może zostać zastosowany z inicjatywy podatnika, natomiast tryb awaryjny wiąże się z awarią KSeF komunikowaną przez administrację skarbową.
W praktyce prawidłowe rozróżnienie tych procedur ma znaczenie dla terminu przesłania faktury do KSeF, sposobu jej udostępnienia nabywcy oraz ograniczenia ryzyka błędów w rozliczeniach VAT. Zasady postępowania w razie awarii lub niedostępności KSeF wynikają przede wszystkim z ustawy o podatku od towarów i usług, w szczególności z art. 106nda i art. 106ne.
Na czym polega tryb offline24?
Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę ustrukturyzowaną poza KSeF, a następnie przesłać ją do systemu w późniejszym terminie. Podatnik może skorzystać z tego rozwiązania z własnej inicjatywy, bez konieczności wykazywania awarii KSeF.
Faktura wystawiona w trybie offline24 powinna odpowiadać wymaganiom technicznym KSeF. Podatnik przekazuje ją do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Termin ten wynika z art. 106nda ustawy o VAT.
W okresie między wystawieniem dokumentu a jego skutecznym przesłaniem do KSeF faktura może zostać przekazana nabywcy w sposób uzgodniony przez strony, przykładowo w formie elektronicznej albo w postaci wydruku. Dokument wystawiony poza systemem, jeżeli jest udostępniany nabywcy przed jego przesłaniem do KSeF, powinien zawierać wymagane oznaczenie wizualne, w tym kod QR umożliwiający weryfikację faktury zgodnie z zasadami KSeF.
Po przesłaniu faktury do KSeF system nadaje jej numer identyfikujący. Nie zmienia to faktu, że dla rozliczeń istotne może być także określenie daty wystawienia i daty sprzedaży wskazanych na fakturze. Przedsiębiorca powinien więc zadbać o spójność danych między dokumentem przekazanym kontrahentowi a plikiem wysłanym później do KSeF.
Na czym polega tryb awaryjny w KSeF?
Tryb awaryjny znajduje zastosowanie w razie awarii KSeF, a więc zakłócenia w funkcjonowaniu systemu leżącego po stronie administracji. Informacja o awarii jest publikowana w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Podatnik nie musi samodzielnie oceniać, czy wystąpiła formalna awaria KSeF – powinien opierać się na oficjalnych komunikatach.
W czasie awarii podatnik może wystawiać faktury ustrukturyzowane poza KSeF i przekazywać je kontrahentom poza systemem. Faktura przekazywana nabywcy poza KSeF powinna zawierać wymagane oznaczenie wizualne, w tym kod QR umożliwiający jej weryfikację. Po zakończeniu awarii faktury należy przesłać do KSeF w terminie określonym w ustawie o VAT. Co do zasady termin ten wynosi 7 dni roboczych od dnia następującego po dniu zakończenia awarii KSeF (art. 106ne ustawy o VAT).
Trybu awaryjnego nie należy utożsamiać z problemem technicznym po stronie podatnika, biura rachunkowego, dostawcy oprogramowania lub operatora internetu. Takie okoliczności co do zasady nie stanowią awarii KSeF. W zależności od konkretnej sytuacji uzasadnione może być wówczas zastosowanie trybu offline24 albo wdrożenie własnych procedur zapewniających prawidłowe wystawienie i późniejsze przesłanie faktur.
Kiedy warto skorzystać z pomocy prawnika?
Pomoc prawnika może być potrzebna, gdy przedsiębiorca wdraża procedury KSeF, przygotowuje obieg dokumentów sprzedażowych lub analizuje skutki nieprzesłania faktur w terminie. Wsparcie może mieć znaczenie również w razie sporów z kontrahentami dotyczących daty otrzymania faktury, błędów w dokumentach wystawionych poza KSeF albo czynności podejmowanych w toku kontroli podatkowej.
Szybka konsultacja pozwala ustalić, czy w konkretnej sytuacji można było zastosować tryb offline24 albo tryb awaryjny, jaki termin obowiązuje dla wysyłki dokumentów do KSeF oraz czy konieczne jest dokonanie korekty. Może to ograniczyć ryzyko zakwestionowania rozliczeń VAT, powstania zaległości podatkowej, sporów z organem podatkowym lub odpowiedzialności karnoskarbowej osób odpowiedzialnych za rozliczenia firmy.
Wsparcie kancelarii w zakresie pomocy prawnej obejmuje w szczególności:
- analizę obowiązków przedsiębiorcy związanych z KSeF,
- ocenę procedur stosowanych przy awarii lub braku dostępu do systemu,
- pomoc w przygotowaniu wewnętrznych zasad wystawiania i przekazywania faktur,
- analizę skutków błędów w fakturowaniu dla rozliczeń VAT,
- reprezentację w sprawach dotyczących kontroli i postępowań podatkowych.
Potrzebna jest pomoc prawna w sprawie KSeF, faktur ustrukturyzowanych lub rozliczeń VAT? Skontaktuj się z nami.