Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli

Kategoria słowniczka

Czym jest zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli?

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli to formalna informacja przekazywana kontrolowanemu podmiotowi przed rozpoczęciem określonego rodzaju kontroli przez organ administracji publicznej, w szczególności organ podatkowy. Jego celem jest uprzedzenie przedsiębiorcy lub podatnika o planowanej kontroli, wskazanie jej zakresu oraz umożliwienie przygotowania dokumentów, danych i wyjaśnień potrzebnych do prawidłowego przebiegu czynności kontrolnych.

W praktyce zawiadomienie ma istotne znaczenie organizacyjne i procesowe. Pozwala ustalić, jakiego okresu i jakich obowiązków dotyczy planowana kontrola, jaki organ zamierza ją prowadzić oraz jakie działania powinien podjąć kontrolowany. Nie jest to jeszcze wszczęcie kontroli, lecz etap poprzedzający rozpoczęcie czynności przez organ.

W sprawach podatkowych zasady doręczania zawiadomienia wynikają przede wszystkim z Ordynacji podatkowej. Kontrola podatkowa powinna zostać wszczęta nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w tym terminie, wymagane jest ponowne zawiadomienie, chyba że przepisy przewidują wyjątek. Zasady te wynikają z art. 282b § 1-3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.

 

Co powinno zawierać zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli?

Zawiadomienie powinno umożliwiać kontrolowanemu zrozumienie, czego dotyczy planowana kontrola i jaki organ będzie ją prowadził. W praktyce dokument wskazuje m.in. organ zamierzający wszcząć kontrolę, dane kontrolowanego, zakres przedmiotowy kontroli, rodzaj sprawdzanych obowiązków, okres objęty kontrolą oraz pouczenia o prawach i obowiązkach kontrolowanego.

Zakres kontroli wskazany w zawiadomieniu ma znaczenie praktyczne. Organ nie powinien prowadzić czynności w sposób dowolny i oderwany od przedmiotu kontroli określonego w dokumentach inicjujących kontrolę. Jeżeli w toku kontroli organ rozszerza zakres działań, kontrolowany powinien zweryfikować, czy następuje to zgodnie z właściwą podstawą prawną i procedurą.

W przypadku przedsiębiorców znaczenie mają również przepisy ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. Zgodnie z art. 48 tej ustawy organ kontroli co do zasady zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli, a kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Na wniosek przedsiębiorcy kontrola może zostać wszczęta przed upływem 7 dni, co również wynika z art. 48 ustawy – Prawo przedsiębiorców.

 

Kiedy zawiadomienie nie jest wymagane?

Obowiązek wcześniejszego zawiadomienia nie ma charakteru bezwzględnego. Przepisy przewidują sytuacje, w których organ może rozpocząć kontrolę bez uprzedniego zawiadomienia. Dotyczy to w szczególności przypadków, w których wcześniejsze poinformowanie kontrolowanego mogłoby utrudnić lub uniemożliwić osiągnięcie celu kontroli.

W obszarze podatkowym wyjątki od zawiadomienia określa art. 282c Ordynacji podatkowej. Mogą one dotyczyć m.in. kontroli zasadności zwrotu podatku lub zwrotu różnicy podatku, opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach albo pochodzących ze źródeł nieujawnionych, niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej, a także kontroli podejmowanych na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe. Każdorazowo należy sprawdzić, czy organ prawidłowo powołał podstawę prawną odstąpienia od zawiadomienia.

Odmienny reżim dotyczy kontroli celno-skarbowej prowadzonej na podstawie ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej. Taka kontrola nie jest zwykłą kontrolą podatkową w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Co do zasady rozpoczyna się przez doręczenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej, bez wcześniejszego zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia.

 

Dlaczego zawiadomienie jest ważne dla podatnika lub przedsiębiorcy?

Otrzymanie zawiadomienia powinno skłonić do szybkiej analizy sytuacji. Kontrolowany powinien ustalić, jakiego podatku, okresu, transakcji lub obowiązku dotyczy kontrola, czy rozliczenia są kompletne, czy dokumentacja jest spójna oraz czy istnieją obszary ryzyka wymagające wyjaśnienia. Dotyczy to w szczególności rozliczeń VAT, CIT, PIT, cen transferowych, obowiązków płatnika, ewidencji księgowych, deklaracji podatkowych, plików JPK oraz dokumentacji transakcji z kontrahentami.

Na tym etapie możliwe jest uporządkowanie dokumentów, przygotowanie osób odpowiedzialnych za kontakt z organem, sprawdzenie pełnomocnictw oraz ocena, czy złożenie korekty deklaracji albo wyjaśnień jest dopuszczalne i celowe. W niektórych sprawach znaczenie może mieć także ocena, czy dana nieprawidłowość rodzi ryzyko odpowiedzialności karnoskarbowej.

Szybka konsultacja z prawnikiem po doręczeniu zawiadomienia może pomóc uniknąć błędów proceduralnych, niepełnych wyjaśnień, niekorzystnych oświadczeń, sporów z organem lub strat finansowych. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy kontrola dotyczy znacznych kwot, wielu okresów rozliczeniowych, transakcji międzynarodowych albo obszarów wcześniej kwestionowanych przez organy podatkowe.

 

Wsparcie kancelarii w zakresie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli

Wsparcie kancelarii w zakresie pomocy prawnej po otrzymaniu zawiadomienia obejmuje w szczególności:

  • analizę treści zawiadomienia, zakresu kontroli i podstawy prawnej działań organu,
  • ocenę ryzyk podatkowych, administracyjnych i karnoskarbowych związanych z planowaną kontrolą,
  • przygotowanie strategii kontaktu z organem oraz zasad udzielania wyjaśnień,
  • weryfikację dokumentów, deklaracji, ewidencji i korespondencji z organami,
  • reprezentowanie podatnika lub przedsiębiorcy w toku kontroli,
  • przygotowanie zastrzeżeń, wyjaśnień, pism procesowych oraz dalszych środków prawnych,
  • ocenę zasadności korekt deklaracji lub innych działań naprawczych przed rozpoczęciem kontroli.

 

Potrzebna jest pomoc po otrzymaniu zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli? Skontaktuj się z nami.

 

Zobacz więcej