Czym jest zwrot VAT dla podmiotów zagranicznych?
Zwrot VAT dla podmiotów zagranicznych, określany w praktyce jako procedura VAT-REF, to mechanizm umożliwiający odzyskanie podatku od wartości dodanej zapłaconego w innym państwie niż państwo siedziby przedsiębiorcy. Dotyczy przede wszystkim podmiotów, które poniosły wydatki związane z działalnością gospodarczą, ale nie mają w danym państwie siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności ani obowiązku lokalnej rejestracji jako podatnik VAT.
W odniesieniu do państw Unii Europejskiej procedura ta wynika z dyrektywy Rady 2008/9/WE. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca z jednego państwa członkowskiego może ubiegać się o zwrot VAT zapłaconego w innym państwie członkowskim, składając wniosek za pośrednictwem administracji podatkowej swojego kraju. Jeżeli zagraniczny podatnik z UE chce odzyskać polski VAT, wniosek trafia do polskiego organu podatkowego za pośrednictwem systemu elektronicznego państwa jego siedziby.
Procedura VAT-REF nie jest klasyczną deklaracją podatkową składaną przez podatnika zarejestrowanego do VAT w Polsce. Jest to odrębny tryb zwrotowy, w którym organ podatkowy bada, czy wnioskodawca spełnia warunki do odzyskania podatku oraz czy wskazane wydatki dawałyby prawo do odliczenia VAT na zasadach obowiązujących w państwie zwrotu. W Polsce znaczenie mają w szczególności przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze dotyczące zwrotu podatku niektórym podmiotom zagranicznym.
Jak działa procedura VAT-REF?
Wniosek o zwrot VAT w procedurze unijnej składa się elektronicznie w państwie siedziby podatnika. Wniosek powinien wskazywać m.in. dane wnioskodawcy, państwo zwrotu, okres objęty wnioskiem, rodzaj poniesionych wydatków oraz dane z faktur lub dokumentów importowych. Organ państwa siedziby dokonuje wstępnej weryfikacji, a następnie przekazuje wniosek do państwa, w którym VAT został zapłacony.
Termin na złożenie wniosku za dany rok upływa 30 września następnego roku kalendarzowego, zgodnie z art. 15 dyrektywy 2008/9/WE. Wniosek może obejmować okres nie krótszy niż 3 miesiące i nie dłuższy niż rok kalendarzowy, z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczy pozostałej części roku, co wynika z art. 16 dyrektywy 2008/9/WE. Minimalna kwota zwrotu wynosi 400 euro dla wniosku obejmującego okres krótszy niż rok, lecz nie krótszy niż 3 miesiące, oraz 50 euro dla wniosku rocznego albo dotyczącego pozostałej części roku, zgodnie z art. 17 dyrektywy 2008/9/WE.
Państwo zwrotu powinno co do zasady wydać rozstrzygnięcie w terminie 4 miesięcy od otrzymania wniosku, zgodnie z art. 19 dyrektywy 2008/9/WE. Jeżeli organ zażąda dodatkowych informacji, postępowanie może się wydłużyć, a maksymalny termin może wynieść 8 miesięcy, co wynika z art. 21 tej dyrektywy. W praktyce długość postępowania zależy od kompletności wniosku, jakości dokumentów oraz rodzaju wydatków objętych żądaniem zwrotu.
Kiedy podmiot zagraniczny może ubiegać się o zwrot VAT?
Zwrot VAT może być istotny dla przedsiębiorców, którzy ponoszą koszty w Polsce lub w innym państwie UE w związku z prowadzoną działalnością. Dotyczy to m.in. udziału w targach i konferencjach, zakupu usług logistycznych, kosztów transportu, opłat za najem powierzchni, zakupów towarów, usług technicznych, wydatków związanych z delegacjami lub obsługą projektów realizowanych poza państwem siedziby.
Nie każdy wydatek daje jednak prawo do zwrotu. Organ bada, czy podatek został prawidłowo naliczony, czy faktura spełnia wymogi formalne oraz czy podobny wydatek uprawniałby do odliczenia VAT lokalnego podatnika. W Polsce znaczenie mają ograniczenia i wyłączenia przewidziane m.in. w art. 88 ustawy o VAT. Jeżeli dany zakup nie dawałby prawa do odliczenia polskiemu podatnikowi, zagraniczny podmiot również może nie uzyskać zwrotu.
Odrębnie należy oceniać sytuację podmiotów spoza Unii Europejskiej. W ich przypadku zastosowanie może mieć procedura oparta na dyrektywie Rady 86/560/EWG oraz przepisach krajowych państwa zwrotu. W Polsce zwrot dla podmiotów z państw trzecich jest co do zasady powiązany z warunkiem wzajemności, czyli z tym, czy państwo siedziby zagranicznego przedsiębiorcy zapewnia porównywalne uprawnienie polskim podatnikom.
Kiedy warto skorzystać z pomocy prawnika lub doradcy podatkowego?
Wsparcie profesjonalne jest szczególnie przydatne, gdy wniosek obejmuje znaczną wartość podatku, różne typy wydatków, faktury z kilku okresów lub transakcje o niestandardowym charakterze. Analizy wymaga także sytuacja, w której zagraniczny przedsiębiorca wykonywał w Polsce czynności mogące powodować obowiązek rejestracji do VAT. Jeżeli taki obowiązek powstał, procedura VAT-REF może nie być właściwym trybem odzyskania podatku.
Pomoc może być potrzebna również przy odpowiedzi na wezwanie organu podatkowego, uzupełnianiu dokumentów, wyjaśnianiu związku wydatków z działalnością gospodarczą, ocenie odmowy zwrotu albo przygotowaniu środka zaskarżenia. Błędy formalne, brak wymaganych danych, nieprawidłowy okres wniosku, niewłaściwa kwalifikacja wydatku lub niedochowanie terminu mogą prowadzić do odmowy zwrotu albo znaczącego wydłużenia postępowania.
Szybka konsultacja przed złożeniem wniosku może ograniczyć ryzyko sporu z organem podatkowym, utraty prawa do zwrotu, konieczności ponownego kompletowania dokumentów oraz strat finansowych wynikających z nieodzyskanego VAT. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy podatnik działa w kilku jurysdykcjach, a sposób rozliczenia podatku zależy od miejsca świadczenia usług, statusu kontrahenta lub modelu dostawy towarów.
Wsparcie kancelarii w zakresie zwrotu VAT dla podmiotów zagranicznych obejmuje w szczególności:
- ocenę, czy podmiot spełnia warunki do ubiegania się o zwrot VAT w procedurze VAT-REF,
- analizę faktur i dokumentów importowych pod kątem prawa do zwrotu,
- weryfikację, czy działalność prowadzona w Polsce nie powoduje obowiązku rejestracji do VAT,
- przygotowanie argumentacji dotyczącej związku wydatków z działalnością gospodarczą,
- wsparcie przy odpowiedziach na wezwania organów podatkowych,
- analizę odmowy zwrotu oraz przygotowanie dalszych działań proceduralnych,
- koordynację spraw obejmujących kilka państw członkowskich UE lub podmioty spoza UE.
Potrzebujesz pomocy w odzyskaniu VAT w procedurze VAT-REF? Skontaktuj się z nami.