Faktura poza KSeF: jakie kary grożą od 2027 roku?

02.11.2026

Faktura poza KSeF to faktura wystawiona z pominięciem Krajowego Systemu e-Faktur w sytuacji, w której podatnik ma obowiązek używać tego systemu i nie zachodzą ustawowe zasady wystawienia faktury w trybie offline, podczas awarii albo niedostępności KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. takie naruszenie może skutkować administracyjną karą pieniężną. Jej wysokość zależy przede wszystkim od tego, czy na fakturze wykazano podatek VAT.

Obowiązkowy KSeF będzie wdrażany etapowo. Od 1 lutego 2026 r. system obejmie podatników, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła 200 mln zł w 2024 r. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie pozostałych podatników, z wyjątkiem podatników objętych odroczeniem do 1 stycznia 2027 r. — co do zasady tych, u których łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem udokumentowana fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Przepisy przewidują odroczenie stosowania sankcji do 1 stycznia 2027 r. [1][2] Nie oznacza to, że w 2026 r. można dowolnie wystawiać faktury poza systemem. Nadal może to prowadzić do sporów z kontrahentami, problemów z obiegiem dokumentów, rozbieżności ewidencyjnych i ryzyka weryfikacji przez organ podatkowy.

Kara za wystawienie faktury poza KSeF od 2027 r.

Podstawą prawną sankcji jest art. 106ni ustawy o VAT. Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

• nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF;
• w okresie awarii KSeF albo jego niedostępności wystawi fakturę z naruszeniem zasad przewidzianych dla tych sytuacji;
• nie prześle do KSeF faktury wystawionej w trybie offline w wymaganym terminie.

Wysokość kary jest zróżnicowana:

• do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF;
• do 18,7% kwoty należności ogółem, gdy faktura nie zawiera kwoty podatku.

Ustawodawca posługuje się limitem maksymalnym. Kara nie powinna być zatem nakładana automatycznie w pełnej wysokości. Przy ustalaniu jej wysokości organ uwzględnia w szczególności okoliczności naruszenia oraz częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Decyzja o nałożeniu kary podlega kontroli instancyjnej i sądowo-administracyjnej.

Trzy sytuacje, w których faktura może być wystawiona poza KSeF

Przepisy przewidują wyjątki operacyjne. Nie zwalniają one jednak przedsiębiorcy z obowiązku zachowania właściwej procedury i terminowego przekazania dokumentów do systemu. W praktyce szczególnego znaczenia nabierają trzy sytuacje.

1. Awaria KSeF

Awaria KSeF jest ogłaszana w komunikatach publikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. W czasie awarii faktury mogą być wystawiane poza systemem, zgodnie z zasadami przewidzianymi w ustawie. Po zakończeniu awarii dokumenty trzeba przesłać do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po jej zakończeniu. Wizualizacja faktury powinna zawierać wymagane oznaczenie kodem QR. [1]

2. Niedostępność KSeF

Niedostępność systemu jest odrębną kategorią od awarii i dotyczy w szczególności zapowiedzianych prac technicznych. W takim okresie podatnik może wystawiać faktury poza KSeF, ale powinien przekazać je do systemu nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia niedostępności. Przekroczenie terminu może uruchomić ryzyko sankcji z art. 106ni ustawy o VAT.

3. Tryb offline

Tryb offline umożliwia wystawienie faktury poza KSeF, w szczególności gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia jej przy użyciu systemu, np. z powodu problemów technicznych z dostępem do internetu lub systemem finansowo-księgowym. Faktura powinna zostać oznaczona kodem QR i przesłana do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Tryb offline nie powinien być traktowany jako stała alternatywa dla prawidłowo wdrożonego procesu fakturowania.

Ryzyka dla zarządu i organizacji

Kara za fakturę poza KSeF obciąża podatnika, najczęściej spółkę. Nie wyczerpuje to jednak ryzyk po stronie osób zarządzających. Powtarzalne uchybienia mogą wskazywać na brak skutecznych mechanizmów compliance, niewłaściwy nadzór nad księgowością lub niedostosowanie procesów do przepisów. W określonych stanach faktycznych należy także ocenić ryzyko odpowiedzialności na gruncie Kodeksu karnego skarbowego, zwłaszcza gdy nieprawidłowości wiążą się z nierzetelnym rozliczeniem VAT.

Fakty: sama kara z art. 106ni ustawy o VAT ma charakter administracyjny i jest nakładana decyzją naczelnika urzędu skarbowego. Opinia praktyczna: dla zarządu większym problemem niż jednorazowa sankcja może być seria błędów, która ujawni słabości kontroli wewnętrznej i wydłuży postępowanie podatkowe.

W przypadku czynności sprawdzających, postępowania podatkowego lub gdy prowadzona jest kontrola celno-skarbowa, organ może analizować nie tylko pojedyncze faktury, lecz także sposób organizacji całego obiegu dokumentów. Znaczenie mogą mieć logi systemowe, uprawnienia użytkowników, procedury awaryjne, dowody wysyłki faktur do KSeF oraz komunikacja z kontrahentami.

Jak ograniczyć ryzyko kar za faktury poza KSeF?

Przygotowanie do sankcji od 2027 r. powinno obejmować działania organizacyjne, techniczne i dowodowe. W szczególności warto:

1. zweryfikować, czy system finansowo-księgowy prawidłowo obsługuje KSeF, tryb offline oraz terminy dosyłania faktur;
2. wdrożyć procedurę działania na wypadek awarii, niedostępności i lokalnych problemów technicznych;
3. wyznaczyć osoby odpowiedzialne za monitorowanie komunikatów Ministerstwa Finansów i kontrolę terminów;
4. ustalić zasady dokumentowania przyczyn wystawienia faktury poza KSeF;
5. przeprowadzać okresowe audyty zgodności danych z faktur, ewidencji VAT i dokumentów przesłanych do KSeF;
6. przeszkolić pracowników księgowości, sprzedaży oraz osoby zatwierdzające faktury.

Istotne jest również ustalenie ścieżki eskalacji dla błędów wykrytych po wystawieniu faktury. Szybkie ustalenie przyczyny, przekazanie dokumentu do KSeF — jeżeli jest to nadal możliwe — i zabezpieczenie dowodów może mieć znaczenie przy ocenie stopnia naruszenia przez organ.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Ocena ryzyka sankcji wymaga analizy modelu fakturowania, statusu podatnika oraz konkretnych przyczyn wystawienia dokumentu poza KSeF. W sprawach wymagających oceny procedur, odpowiedzialności zarządu lub przygotowania do kontroli pomocne może być wsparcie Kopeć & Zaborowski – Napisz do nas.

FAQ: Faktura poza KSeF – kary od 2027 roku

Czy każda faktura wystawiona poza KSeF będzie karana od 2027 r.?

Nie. Sankcja dotyczy naruszeń obowiązku korzystania z KSeF, w tym nieprawidłowego działania w trybach awaryjnych i offline. Każdorazowo znaczenie mają konkretne okoliczności oraz spełnienie ustawowych warunków wyjątku.

Jaka jest maksymalna kara za fakturę poza KSeF?

Maksymalnie jest to 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze. Jeżeli faktura nie zawiera VAT, kara może wynieść do 18,7% kwoty należności ogółem.

Od kiedy urząd skarbowy może nakładać kary za błędy związane z KSeF?

Przepisy przewidują stosowanie kar z art. 106ni ustawy o VAT od 1 stycznia 2027 r.

Czy awaria KSeF pozwala wystawić zwykłą fakturę?

W okresie ogłoszonej awarii można wystawić fakturę poza KSeF, ale wyłącznie na zasadach określonych w ustawie, w tym z wymaganym oznaczeniem kodem QR. Po zakończeniu awarii fakturę należy przekazać do KSeF w ustawowym terminie, co do zasady w następnym dniu roboczym.

Czy problemy z internetem w firmie zwalniają z obowiązku KSeF?

Problemy techniczne mogą uzasadniać zastosowanie trybu offline. Nie zwalniają jednak z obowiązku późniejszego przesłania faktury do KSeF w wymaganym terminie.

Czy kara za fakturę poza KSeF może być kwestionowana?

Tak. Kara jest nakładana w drodze decyzji naczelnika urzędu skarbowego. Podatnik może skorzystać z przewidzianych prawem środków zaskarżenia, jeżeli kwestionuje podstawę, wysokość albo okoliczności nałożenia sankcji.

Bibliografia

[1] Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 106ga oraz art. 106na-106ni, tekst jedn. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.

[2] Ustawa z dnia 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2025 r. poz. 1079.

[3] Ministerstwo Finansów, „Krajowy System e-Faktur”, materiały informacyjne dostępne w serwisie podatki.gov.pl.