Kto może zostać wezwany do przesłuchania w firmie: zarząd, księgowość, pracownicy, pełnomocnicy – zasady i praktyka

04.05.2026

Przesłuchanie w sprawie dotyczącej działalności firmy to formalna czynność procesowa lub dowodowa, w ramach której organ żąda złożenia wyjaśnień, zeznań albo informacji istotnych dla ustalenia stanu faktycznego. W praktyce może ono wystąpić zarówno w toku kontroli podatkowej, postępowania podatkowego, kontroli celno-skarbowej, jak i postępowania karnego skarbowego lub karnego, zależnie od charakteru sprawy i podstawy prawnej działania organu [1][2][3][4].

Dla przedsiębiorstwa najważniejsze jest nie tylko to, kto może zostać wezwany, ale też po co organ wzywa konkretną osobę i jakie skutki może mieć jej wypowiedź. Błąd popełniony na etapie przesłuchania może przełożyć się na doszacowanie zobowiązań, odpowiedzialność członków zarządu, sankcje karne skarbowe, a także istotne ryzyko reputacyjne.

Kogo organ może wezwać do przesłuchania w firmie?

Krąg osób, które mogą zostać wezwane, zależy od rodzaju postępowania oraz tego, czy dana osoba posiada wiedzę o faktach istotnych dla sprawy. Co do zasady organ nie ogranicza się wyłącznie do reprezentantów spółki. Może sięgnąć także po osoby wykonujące konkretne obowiązki operacyjne lub finansowe.

Zarząd i osoby uprawnione do reprezentacji

Członkowie zarządu są często wzywani wtedy, gdy sprawa dotyczy decyzji strategicznych, obiegu dokumentów, nadzoru nad rozliczeniami, podpisywania umów, polityk compliance lub reakcji na sygnały o nieprawidłowościach. W spółkach kapitałowych to właśnie zarząd jest zwykle pierwszym adresatem pytań o organizację procesów i odpowiedzialność za nadzór.

Z punktu widzenia biznesowego ryzyko dla zarządu jest podwójne. Po pierwsze, wypowiedzi mogą zostać wykorzystane przeciwko samej spółce. Po drugie, w określonych stanach faktycznych mogą otwierać drogę do osobistej odpowiedzialności członków zarządu, w tym na gruncie Kodeksu karnego skarbowego albo przepisów o odpowiedzialności za zaległości podatkowe [3][5][6].

Księgowość, dyrektor finansowy, główna księgowa

Osoby odpowiedzialne za rozliczenia są wzywane bardzo często, ponieważ mają wiedzę o ewidencjach, fakturach, korektach, JPK, rozliczeniach VAT, akcyzie, imporcie i eksporcie, a także o obiegu dowodów księgowych. Organ zwykle koncentruje się na tym, kto faktycznie przygotowywał deklaracje, kto akceptował dokumenty i czy sygnalizowano ryzyka podatkowe.

W praktyce przesłuchanie księgowości bywa jednym z kluczowych źródeł materiału dowodowego. Z tego powodu firma powinna wcześniej ustalić zakres faktycznej wiedzy poszczególnych osób, a nie zakładać, że „za finanse odpowiada dział”, bez rozróżnienia ról i kompetencji.

Pracownicy operacyjni i administracyjni

Przesłuchiwani mogą być także pracownicy sprzedaży, zakupów, logistyki, magazynu, HR, administracji czy obsługi klienta, jeżeli uczestniczyli w procesach istotnych dla sprawy. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których organ bada rzeczywisty przebieg transakcji, przepływ towaru, kontakty z kontrahentami, akceptację zamówień, dokumentację transportową albo zakres wykonywanych obowiązków.

W postępowaniach celno-skarbowych znaczenie mają nie tylko dokumenty, ale również zgodność dokumentacji z realnym przebiegiem zdarzeń gospodarczych. Dlatego kontrola celno-skarbowa może obejmować nie tylko zarząd i księgowość, ale także osoby odpowiedzialne za operacyjny przebieg transakcji.

Pełnomocnicy i osoby współpracujące z firmą

Pełnomocnik może występować w sprawie w granicach umocowania, ale to nie oznacza automatycznie, że zastępuje osobę posiadającą wiedzę o faktach. Organ może wezwać pełnomocnika, jeżeli dysponuje on istotnymi informacjami, jednak co do zasady nie przesłuchuje się go zamiast świadka mającego bezpośrednią wiedzę o zdarzeniach. Trzeba też odróżnić pełnomocnika procesowego od zewnętrznego księgowego, doradcy czy konsultanta, którzy niekiedy faktycznie uczestniczyli w danych działaniach i z tego powodu mogą zostać wezwani.

Jakie są podstawowe zasady przesłuchania?

Wezwanie powinno wskazywać organ, sprawę, charakter stawiennictwa, termin oraz skutki niestawiennictwa. W zależności od trybu postępowania zastosowanie mają przepisy Ordynacji podatkowej, ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, Kodeksu postępowania administracyjnego, Kodeksu postępowania karnego albo Kodeksu karnego skarbowego [1][2][3][4][7].

Dla firmy kluczowe są trzy kwestie:

• czy dana osoba występuje jako strona, świadek czy podejrzany,
• czy ma obowiązek złożenia zeznań lub wyjaśnień, czy może odmówić odpowiedzi na określone pytania,
• czy istnieje ryzyko samooskarżenia lub obciążenia innych osób.

Faktem jest, że świadek co do zasady ma obowiązek stawić się i zeznawać. Faktem jest również, że przepisy przewidują wyjątki i uprawnienia ochronne. Ocena ich zastosowania zależy od stanu faktycznego i statusu procesowego danej osoby.

Kiedy można odmówić zeznań lub odpowiedzi na pytanie?

Najczęściej praktyczne znaczenie mają trzy wyjątki. Po pierwsze, osoba najbliższa dla oskarżonego może odmówić zeznań w postępowaniu karnym [4]. Po drugie, świadek może uchylić się od odpowiedzi na pytanie, jeśli odpowiedź mogłaby narazić jego lub osobę dla niego najbliższą na odpowiedzialność za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe [4][3]. Po trzecie, obowiązują szczególne zasady dotyczące tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy zawodowej, jeżeli przepisy przewidują taką ochronę i brak jest skutecznego zwolnienia z obowiązku jej zachowania [4].

W praktyce przedsiębiorcy często błędnie przyjmują, że każdy pracownik może „nic nie mówić”. To nieprawda. Uprawnienie do odmowy ma charakter wyjątkowy i powinno być oceniane indywidualnie.

Ryzyka dla firmy i zarządu

Nieprzygotowane przesłuchanie generuje kilka rodzajów ryzyka:

1. ryzyko podatkowe – niespójne wypowiedzi mogą potwierdzić tezę organu o pozorności transakcji lub braku należytej staranności,
2. ryzyko karne skarbowe – materiał zebrany w toku czynności może zostać wykorzystany do przypisania odpowiedzialności konkretnym osobom,
3. ryzyko organizacyjne – wezwania dezorganizują pracę działów kluczowych dla bieżącej działalności,
4. ryzyko reputacyjne – sprawy celno-skarbowe mogą wpływać na relacje z bankami, kontrahentami i audytorami.

Jak przygotować firmę do przesłuchań w praktyce?

Przygotowanie nie powinno polegać na uzgadnianiu „wersji wydarzeń”. Powinno opierać się na legalnym uporządkowaniu dokumentów, ustaleniu przebiegu procesów i rozdzieleniu faktów od ocen.

• ustalenie, kto faktycznie uczestniczył w danym procesie,
• przegląd dokumentów i korespondencji dotyczącej sprawy,
• weryfikacja zakresu pełnomocnictw i odpowiedzialności poszczególnych osób,
• ocena, czy istnieje ryzyko odpowiedzialności osobistej,
• przygotowanie zasad komunikacji wewnętrznej i kontaktu z organem.

Z perspektywy compliance istotne jest także wdrażanie procedur obiegu dokumentów, archiwizacji, akceptacji transakcji i zgłaszania nieprawidłowości. Im bardziej uporządkowany model działania, tym mniejsze ryzyko chaosu dowodowego podczas czynności organu.

Materiał informacyjny, nie stanowi porady prawnej. Jeżeli w firmie pojawiło się wezwanie do przesłuchania lub istnieje ryzyko rozszerzenia czynności na zarząd, księgowość albo pracowników, warto przeprowadzić szybką analizę statusu procesowego i obowiązków każdej osoby z osobna; w takiej sytuacji praktyczne wsparcie w ocenie ryzyk i organizacji działań może zapewnić Kopeć & Zaborowski, dlatego w razie potrzeby warto skontaktować się.

FAQ – kto może zostać wezwany do przesłuchania w firmie

Czy organ może wezwać zwykłego pracownika, a nie tylko zarząd?

Tak. Jeżeli pracownik ma wiedzę o faktach istotnych dla sprawy, organ może go wezwać niezależnie od stanowiska formalnego.

Czy główna księgowa może odpowiadać osobiście za nieprawidłowości?

To zależy od stanu faktycznego, zakresu obowiązków i udziału w rozliczeniach. W określonych sytuacjach odpowiedzialność karna skarbowa może dotyczyć nie tylko zarządu, ale też osób faktycznie zajmujących się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, innego podmiotu [3].

Czy pełnomocnik może pójść zamiast członka zarządu na przesłuchanie?

Nie zawsze. Jeżeli organ chce przesłuchać osobę posiadającą bezpośrednią wiedzę o faktach, sam pełnomocnik zwykle nie zastąpi tej osoby.

Czy można odmówić odpowiedzi na każde pytanie?

Nie. Odmowa jest dopuszczalna tylko w przypadkach przewidzianych przez prawo, np. gdy odpowiedź mogłaby narazić na odpowiedzialność karną lub karną skarbową.

Co grozi za niestawienie się na wezwanie?

W zależności od podstawy prawnej organ może zastosować środki porządkowe, w tym karę porządkową, a w postępowaniu karnym także zatrzymanie i przymusowe doprowadzenie świadka [1][4][7].

Czy firma powinna przygotować pracownika do przesłuchania?

Tak, ale wyłącznie w granicach prawa. Chodzi o uporządkowanie dokumentów, wyjaśnienie procedury i ustalenie zakresu faktów, a nie o uzgadnianie treści zeznań.

Bibliografia

[1] Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.

[2] Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej.

[3] Ustawa z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy.

[4] Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego.

[5] Ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych.

[6] Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, w zakresie odpowiedzialności za zaległości podatkowe członków zarządu spółek kapitałowych.

[7] Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.