Najczęstsze błędy podczas przesłuchania: sformułowania, które podnoszą ryzyko, i jak ich unikać

08.05.2026

Przesłuchanie to formalna czynność procesowa, w ramach której organ uzyskuje relację osoby co do faktów istotnych dla sprawy. W praktyce znaczenie ma nie tylko to, co zostało powiedziane, ale także forma wypowiedzi, jej zakres, spójność oraz zgodność z dokumentami i wcześniejszymi oświadczeniami. Dla członków zarządu, menedżerów, pracowników działów finansowych, HR i compliance ryzyko związane z przesłuchaniem jest realne zarówno w postępowaniach karnych, karnoskarbowych, pracowniczych, jak i gospodarczych [1][2][3][4].

Błąd popełniony podczas przesłuchania może wpłynąć na ocenę wiarygodności, rozszerzyć zakres zainteresowania organu, a w skrajnych przypadkach stać się podstawą do przypisania odpowiedzialności osobistej lub majątkowej. Dotyczy to także spraw, w których punktem wyjścia jest kontrola celno-skarbowa, a następnie materiał trafia do dalszych czynności procesowych.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Ocena ryzyka zawsze zależy od stanu faktycznego, roli procesowej danej osoby i rodzaju postępowania.

Dlaczego sposób wypowiedzi podczas przesłuchania ma znaczenie?

Organ nie analizuje wyłącznie pojedynczych zdań. Ocenia całość zachowania, kolejność odpowiedzi, wahanie, próby dopowiadania faktów oraz zgodność relacji z dokumentacją. Z punktu widzenia firmy oznacza to ryzyko w czterech obszarach:

• ryzyko procesowe – pogorszenie pozycji w sprawie,
• ryzyko finansowe – kary, doszacowania, odpowiedzialność odszkodowawcza,
• ryzyko osobiste – odpowiedzialność członków zarządu, prokurentów lub pracowników,
• ryzyko reputacyjne – utrata zaufania kontrahentów, banków i instytucji nadzorczych.

Z tego powodu przygotowanie do przesłuchania nie powinno polegać na „uczeniu się odpowiedzi”, lecz na uporządkowaniu faktów, dokumentów i granic wiedzy danej osoby.

Najczęstsze błędy podczas przesłuchania i ich konsekwencje

1. Zgadywanie zamiast wskazania braku wiedzy

Jednym z najczęstszych błędów jest udzielanie odpowiedzi „na wyczucie”. Sformułowania typu „wydaje mi się”, „chyba tak było”, „raczej”, „prawdopodobnie” mogą zostać odczytane jako deklaracja co do faktów, a nie ostrożne zastrzeżenie. Jeżeli później okażą się niezgodne z dokumentami, podważają wiarygodność całej relacji.

Bezpieczniejsze jest jasne rozróżnienie:

• co osoba wie z własnej obserwacji,
• co zna z dokumentów lub relacji innych osób,
• czego nie pamięta lub nie może potwierdzić.

2. Rozszerzanie odpowiedzi poza zadane pytanie

Nadmiernie szerokie odpowiedzi często generują kolejne wątki, których organ wcześniej nie analizował. W praktyce problem pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy przesłuchiwana osoba chce „wyjaśnić wszystko od razu”. To może prowadzić do niepotrzebnego ujawnienia wewnętrznych nieścisłości, roboczych ustaleń lub informacji wyrwanych z kontekstu.

Odpowiedź powinna być konkretna i ograniczona do pytania. Jeżeli pytanie jest nieprecyzyjne, zasadne jest poproszenie o jego doprecyzowanie.

3. Używanie ocen zamiast faktów

Podczas przesłuchania wysokie ryzyko niosą wypowiedzi typu „to było oczywiste”, „wszyscy tak robili”, „nikt nie traktował tego poważnie”, „to była tylko formalność”. Tego rodzaju sformułowania mają charakter ocenny i mogą zostać wykorzystane jako argument dotyczący świadomości naruszeń, braku nadzoru lub lekceważenia procedur.

Znacznie bezpieczniej jest opisywać sekwencję zdarzeń, dokumenty, daty i zakres odpowiedzialności, bez komentarzy wartościujących.

4. Kategoryczne twierdzenia bez oparcia w dokumentach

Zwroty „na pewno”, „zawsze”, „nigdy”, „w każdym przypadku” są ryzykowne, jeśli organizacja działała przez lata, a procesy zmieniały się w czasie. Organ łatwo może wykazać wyjątek i podważyć wiarygodność zeznań. W środowisku korporacyjnym takie kategoryczne stwierdzenia rzadko oddają rzeczywistość.

Jeżeli praktyka była zróżnicowana, należy to powiedzieć wprost i wskazać ramy czasowe lub organizacyjne.

5. Mieszanie wiedzy własnej z przypuszczeniami co do działań innych osób

Niebezpieczne są wypowiedzi o intencjach lub wiedzy innych osób, np. „zarząd wiedział”, „księgowość na pewno to akceptowała”, „nikt nie miał zastrzeżeń”. Tego rodzaju zdania mogą prowadzić do rozszerzenia odpowiedzialności na kolejne osoby i uruchomić dodatkowe czynności dowodowe.

Właściwa praktyka polega na ograniczeniu się do własnego zakresu obowiązków i źródła wiedzy.

6. Bagatelizowanie znaczenia protokołu

Protokół z przesłuchania ma kluczowe znaczenie dowodowe. Błędem jest pobieżne czytanie dokumentu albo rezygnacja ze zgłoszenia uwag. Jeżeli treść protokołu nie oddaje sensu wypowiedzi, brak reakcji utrudnia późniejsze prostowanie nieścisłości [1][2].

Przed podpisaniem należy sprawdzić:

1. czy odpowiedzi zapisano zgodnie z wypowiedzią,
2. czy nie pominięto zastrzeżeń i doprecyzowań,
3. czy wskazano źródło wiedzy, jeżeli miało to znaczenie,
4. czy nie użyto sformułowań bardziej kategorycznych niż faktycznie padły.

Jakich sformułowań unikać podczas przesłuchania?

Do podwyższonego ryzyka prowadzą zwłaszcza następujące zwroty:

• „wydaje mi się”,
• „chyba”,
• „na pewno”,
• „zawsze tak było”,
• „wszyscy o tym wiedzieli”,
• „to była standardowa praktyka”,
• „nie pamiętam, ale raczej tak”,
• „to bez znaczenia”,
• „to tylko formalność”.

Nie chodzi o unikanie odpowiedzi, ale o precyzję. Jeżeli dana osoba czegoś nie pamięta, powinna to jasno zaznaczyć. Jeżeli zna fakt jedynie z dokumentu, warto to wskazać. Jeżeli pytanie wykracza poza jej kompetencje, należy to powiedzieć wprost.

Jak przygotować się do przesłuchania w firmie?

Przygotowanie powinno mieć charakter organizacyjny, nie wizerunkowy. W szczególności warto:

• ustalić status procesowy danej osoby i zakres jej praw oraz obowiązków,
• przeanalizować dokumenty, które mogą być podstawą pytań,
• odtworzyć chronologię zdarzeń,
• oddzielić fakty od interpretacji i opinii,
• zweryfikować, które kwestie wynikają z własnej wiedzy, a które z obiegu dokumentów,
• przygotować się na konsekwencje, jakie niesie wcześniejsza kontrola celno-skarbowa, audyt wewnętrzny lub postępowanie wyjaśniające.

W sprawach biznesowych szczególnie ważna jest spójność między stanowiskiem osoby przesłuchiwanej a dokumentacją korporacyjną, procedurami compliance, politykami HR i komunikacją wewnętrzną. Rozbieżności nie zawsze oznaczają naruszenie, ale niemal zawsze zwiększają zainteresowanie organu.

Prawa osoby przesłuchiwanej i znaczenie wsparcia prawnego

Zakres uprawnień zależy od rodzaju postępowania. W postępowaniu karnym i karnoskarbowym znaczenie mają m.in. przepisy Kodeksu postępowania karnego oraz Kodeksu karnego skarbowego [1][3]. W niektórych sytuacjach osoba może odmówić składania zeznań albo odmówić odpowiedzi na pytanie, jeżeli ustawa przewiduje taką możliwość. Każdorazowo wymaga to jednak oceny konkretnego stanu faktycznego.

Z perspektywy zarządu i działów compliance kluczowe jest wczesne rozpoznanie ryzyka. Im wcześniej zostaną uporządkowane dokumenty, role i przebieg zdarzeń, tym mniejsze prawdopodobieństwo niekontrolowanych wypowiedzi podczas przesłuchania.

Jeżeli sprawa dotyczy odpowiedzialności osobistej, ryzyka sankcji, skutków podatkowych lub następstw, jakie może wywołać kontrola celno-skarbowa, przed udziałem w czynnościach warto przeprowadzić analizę procesową i skontaktować się z pełnomocnikiem.

FAQ – najczęstsze błędy podczas przesłuchania

Czy podczas przesłuchania można powiedzieć, że czegoś się nie pamięta?

Tak. Jeżeli brak pamięci jest rzeczywisty, taka odpowiedź jest właściwsza niż zgadywanie. Nie należy jednak łączyć jej z przypuszczeniami typu „ale chyba było tak”.

Czy organ może wykorzystać nieprecyzyjne sformułowanie przeciwko przesłuchiwanej osobie?

Tak. Nieprecyzyjna wypowiedź może zostać zestawiona z dokumentami lub innymi zeznaniami i wpłynąć na ocenę wiarygodności albo zakres odpowiedzialności.

Czy warto odpowiadać szerzej, aby szybciej wyjaśnić sprawę?

Zasadniczo nie. Odpowiedzi powinny dotyczyć pytania. Nadmierne rozwijanie wątków często tworzy nowe ryzyka procesowe.

Jakie znaczenie ma protokół z przesłuchania?

Kluczowe. To dokument o dużym znaczeniu dowodowym. Przed podpisaniem należy dokładnie sprawdzić jego treść i zgłosić ewentualne uwagi lub sprostowania.

Czy pracownik lub członek zarządu powinien przygotować się do przesłuchania z dokumentami?

Tak, o ile jest to dopuszczalne w danym trybie i uzasadnione charakterem sprawy. Przygotowanie powinno polegać na odtworzeniu faktów i źródeł wiedzy, a nie na tworzeniu gotowych formułek.

Czy każde przesłuchanie po kontroli oznacza odpowiedzialność karną lub karnoskarbową?

Nie. Przesłuchanie może mieć charakter dowodowy lub wyjaśniający, zależnie od rodzaju postępowania. Jednak samo wezwanie jest sygnałem, że organ analizuje określone fakty, dlatego wymaga starannego przygotowania.

Bibliografia

[1] Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego.

[2] Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.

[3] Ustawa z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy.

[4] Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej.