Odmowa odpowiedzi i prawo do nieobciążania siebie: kiedy można nie odpowiadać i jak to odnotować w protokole

06.05.2026

Prawo do odmowy odpowiedzi to uprawnienie procesowe, które pozwala nie udzielać informacji mogących narazić daną osobę lub jej najbliższych na odpowiedzialność karną albo karną skarbową. W realiach firmy ma ono znaczenie praktyczne podczas czynności prowadzonych przez urząd celno-skarbowy, organy Krajowej Administracji Skarbowej, Policję, prokuraturę oraz sąd. Błąd popełniony na etapie pierwszego przesłuchania lub składania wyjaśnień może wpływać na sytuację spółki, członków zarządu i pracowników przez wiele miesięcy, a czasem lat.

W sprawach, w których prowadzona jest kontrola celno-skarbowa, granica między obowiązkiem współpracy z organem a prawem do nieobciążania siebie wymaga każdorazowo oceny stanu faktycznego. Co do zasady przedsiębiorca ma obowiązek przedstawiać dokumenty i umożliwiać prowadzenie czynności kontrolnych, ale nie oznacza to obowiązku składania samooskarżających oświadczeń. To rozróżnienie ma znaczenie dla zarządu, działów finansowych, compliance i HR.

Prawo do nieobciążania siebie – na czym polega w praktyce?

Prawo do nieobciążania siebie wynika z podstawowych gwarancji procesowych. W postępowaniu karnym oskarżony nie ma obowiązku dowodzenia swojej niewinności ani dostarczania dowodów na swoją niekorzyść, co wynika z art. 74 par. 1 Kodeksu postępowania karnego [1]. Podejrzany i oskarżony mają również prawo odmówić składania wyjaśnień lub odmówić odpowiedzi na poszczególne pytania, o czym należy ich pouczyć przed pierwszym przesłuchaniem, zgodnie z art. 175 par. 1 oraz art. 300 Kodeksu postępowania karnego [1].

W sprawach karnych skarbowych zastosowanie ma także Kodeks karny skarbowy, który przewiduje odpowiednie stosowanie przepisów Kodeksu postępowania karnego, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej [2]. Oznacza to, że osoba, której odpowiedzi mogłyby prowadzić do przypisania czynu zabronionego skarbowego, nie musi aktywnie przyczyniać się do własnego obciążenia.

Fakt: prawo to nie znosi obowiązków dokumentacyjnych spółki wobec organów. Opinia praktyczna: najwięcej błędów pojawia się wtedy, gdy przedstawiciel firmy utożsamia obowiązek wydania dokumentów z obowiązkiem swobodnego komentowania wszystkich okoliczności sprawy.

Kiedy można odmówić odpowiedzi?

Możliwość odmowy zależy od statusu osoby i rodzaju czynności. Inne zasady dotyczą podejrzanego, inne świadka, a jeszcze inne osoby składającej wyjaśnienia lub oświadczenia w toku czynności sprawdzających, kontroli lub postępowania.

Podejrzany lub oskarżony

Podejrzany albo oskarżony może:

• odmówić składania wyjaśnień w całości,
• odmówić odpowiedzi na wybrane pytania,
• żądać odnotowania tego w protokole.

Nie wolno traktować skorzystania z tego prawa jako samoistnego dowodu winy [1]. Dla biznesu oznacza to, że członek zarządu albo dyrektor finansowy nie powinien odpowiadać automatycznie tylko dlatego, że organ oczekuje szybkich wyjaśnień.

Świadek

Świadek co do zasady ma obowiązek zeznawać, ale istnieją wyjątki. Najważniejsze są trzy sytuacje:

1. prawo odmowy zeznań przez osobę najbliższą dla oskarżonego, zgodnie z art. 182 Kodeksu postępowania karnego [1],
2. prawo odmowy odpowiedzi na konkretne pytanie, jeżeli odpowiedź mogłaby narazić świadka lub osobę dla niego najbliższą na odpowiedzialność za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe, zgodnie z art. 183 par. 1 Kodeksu postępowania karnego [1],
3. możliwość żądania, aby przesłuchanie odbyło się z wyłączeniem jawności, jeżeli treść odpowiedzi mogłaby narazić na hańbę świadka lub osobę dla niego najbliższą, zgodnie z art. 183 par. 2 Kodeksu postępowania karnego [1].

To właśnie te wyjątki mają największe znaczenie w sprawach gospodarczych i celno-skarbowych. Pracownik firmy przesłuchiwany jako świadek nie może dowolnie odmówić zeznań, ale może odmówić odpowiedzi na pytanie, które narażałoby jego samego albo osobę najbliższą.

Kontrola celno-skarbowa a odmowa odpowiedzi

Ustawa o Krajowej Administracji Skarbowej przewiduje szerokie uprawnienia organów w zakresie kontroli celno-skarbowej, w tym żądanie dokumentów, dostęp do danych i przesłuchiwanie osób w określonych trybach [3]. Jednocześnie charakter czynności może się zmieniać. Sprawa administracyjna może przejść w obszar odpowiedzialności karnej skarbowej. Z tego powodu każda wypowiedź pracownika lub menedżera powinna być oceniana nie tylko pod kątem bieżącej kontroli, ale też potencjalnego dalszego wykorzystania.

Z perspektywy firmy kluczowe są cztery ryzyka:

• ryzyko samoobciążenia członka zarządu lub pracownika,
• ryzyko obciążenia spółki treścią niespójnych oświadczeń,
• ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej i finansowej,
• ryzyko reputacyjne związane z późniejszym ujawnieniem treści protokołów.

Jak prawidłowo odnotować odmowę w protokole?

Skorzystanie z prawa do odmowy powinno być precyzyjnie zapisane w protokole. Niedokładny zapis może utrudnić późniejsze podnoszenie zarzutów proceduralnych. W praktyce warto dopilnować, aby protokół zawierał:

• informację o udzieleniu pouczenia o prawach i obowiązkach,
• dokładne wskazanie, czy odmowa dotyczy całości wyjaśnień, zeznań czy konkretnego pytania,
• podstawę odmowy, jeżeli osoba chce ją wskazać, na przykład art. 183 par. 1 Kodeksu postępowania karnego,
• brzmienie pytania, na które odmówiono odpowiedzi,
• ewentualne zastrzeżenia do sposobu protokołowania.

Bezpieczna formuła praktyczna może brzmieć: „Po pouczeniu o uprawnieniach odmawia odpowiedzi na pytanie nr … na podstawie art. 183 par. 1 k.p.k., z uwagi na możliwość narażenia na odpowiedzialność karną skarbową”. Jeżeli osoba odmawia składania wyjaśnień w całości jako podejrzany, zapis powinien jasno to odzwierciedlać.

Przed podpisaniem protokołu należy go przeczytać. Jeżeli zapis jest niepełny, trzeba żądać uzupełnienia. Jeżeli organ odmawia, zasadne jest zgłoszenie zarzutów co do treści protokołu przed jego podpisaniem lub odnotowanie uwag w protokole. Z biznesowego punktu widzenia jest to ważne, bo późniejsze odtwarzanie przebiegu czynności bywa trudne.

Czego nie robić podczas przesłuchania lub czynności kontrolnych?

Najczęstsze błędy po stronie firm i kadry zarządzającej to:

1. udzielanie odpowiedzi przed ustaleniem statusu procesowego osoby,
2. składanie przypuszczeń zamiast informacji opartych na dokumentach,
3. podpisywanie protokołu bez weryfikacji pouczeń i zapisów,
4. mylenie interesu spółki z interesem indywidualnym członka zarządu lub pracownika,
5. przyjmowanie, że odmowa odpowiedzi zawsze będzie oceniana negatywnie.

Fakt: organ może oczekiwać współpracy zgodnej z przepisami. Opinia praktyczna: współpraca nie powinna prowadzić do niekontrolowanego składania oświadczeń, które później staną się podstawą zarzutów.

Dlaczego procedura wewnętrzna ma znaczenie dla zarządu?

Firmy działające w obszarach podwyższonego ryzyka celno-skarbowego powinny mieć wewnętrzną procedurę reagowania na czynności organów. Taka procedura powinna określać:

• kto kontaktuje się z organem,
• kto odpowiada za obieg dokumentów,
• kto wspiera pracowników przed przesłuchaniem,
• w jaki sposób dokumentowane są pouczenia, protokoły i uwagi do protokołu,
• kiedy konieczna jest natychmiastowa analiza prawna.

To ogranicza ryzyko chaosu, sprzecznych komunikatów i błędów personalnych. Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sytuacji realnej czynności procesowej ocena zawsze zależy od statusu osoby, treści pouczeń i konkretnego stanu faktycznego.

Jeżeli sytuacja wymaga oceny, czy odmowa odpowiedzi jest dopuszczalna, jak zabezpieczyć treść protokołu i jak przygotować firmę na dalsze działania organów, warto przeanalizować ją indywidualnie z Kopeć & Zaborowski, a następnie napisz do nas.

FAQ – odmowa odpowiedzi i prawo do nieobciążania siebie

Czy pracownik firmy zawsze może odmówić odpowiedzi podczas przesłuchania?

Nie. Jeżeli występuje jako świadek, co do zasady ma obowiązek zeznawać. Może jednak odmówić odpowiedzi na konkretne pytanie, jeśli naraziłoby to jego lub osobę najbliższą na odpowiedzialność karną albo karną skarbową [1].

Czy członek zarządu może odmówić składania wyjaśnień?

Tak, jeżeli ma status podejrzanego albo oskarżonego. W takim przypadku może odmówić składania wyjaśnień w całości albo odmówić odpowiedzi na poszczególne pytania [1].

Czy odmowa odpowiedzi powinna być wpisana do protokołu?

Tak. Protokół powinien odzwierciedlać fakt pouczenia, zakres odmowy oraz, jeśli to wskazano, podstawę prawną odmowy. Przed podpisaniem protokołu należy sprawdzić poprawność zapisu.

Czy odmowa odpowiedzi może zaszkodzić firmie?

Sama odmowa, wykonana zgodnie z prawem, nie powinna być traktowana jako przyznanie się do winy. Ryzyko dla firmy zwykle wynika raczej z nieprzemyślanych wypowiedzi niż z prawidłowo wykonanej odmowy.

Czy podczas kontroli celno-skarbowej trzeba wydawać dokumenty, jeśli jednocześnie odmawia się odpowiedzi?

Co do zasady tak, jeżeli przepisy nakładają obowiązek przedstawienia dokumentacji. Prawo do nieobciążania siebie nie znosi automatycznie obowiązków dokumentacyjnych przedsiębiorcy [3].

Czy można zgłosić zastrzeżenia do treści protokołu?

Tak. Jeżeli protokół nie oddaje przebiegu czynności albo pomija oświadczenie o odmowie odpowiedzi, należy żądać jego uzupełnienia albo zgłosić uwagi do protokołu przed podpisaniem.

Bibliografia

[1] Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 37 ze zm.

[2] Ustawa z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 628 ze zm.

[3] Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 850 ze zm.