Przesłuchania w trakcie kontroli: prawa i obowiązki, protokoły, przygotowanie do czynności

21.03.2026

Przesłuchania w trakcie kontroli: prawa i obowiązki, protokoły, przygotowanie do czynności

Przesłuchanie w trakcie kontroli to formalna czynność organu, w której od osoby wzywanej (np. pracownika, członka zarządu, pełnomocnika) odbiera się wyjaśnienia lub zeznania w związku z ustaleniami kontrolnymi. W realiach biznesowych przesłuchania pojawiają się najczęściej w toku kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej oraz postępowań następczych, gdy organ weryfikuje dokumenty, przepływy towarowe, rozliczenia akcyzowe lub VAT w imporcie. Od jakości przygotowania do tej czynności zależą: ryzyko doszacowania, sankcji, odpowiedzialności osobistej zarządu, a także ryzyko uruchomienia wątku karnego skarbowego.

Kiedy dochodzi do przesłuchań i jaką mają funkcję w sprawie

W praktyce organy sięgają po przesłuchania, gdy dokumenty nie odpowiadają na pytania o stan faktyczny albo gdy pojawiają się sprzeczności między deklaracjami, ewidencjami, korespondencją i obiegiem dokumentów. Celem przesłuchania jest utrwalenie w formie protokołu relacji danej osoby o faktach istotnych dla sprawy, a następnie wykorzystanie jej jako dowodu.

W sprawach związanych z obrotem towarowym szczególne znaczenie mają pytania o: rzeczywisty przebieg transakcji, warunki dostaw (Incoterms), rolę pośredników, ścieżkę płatności, klasyfikację taryfową, pochodzenie, wartość celną oraz przeznaczenie wyrobów akcyzowych. Warto pamiętać, że te same ustalenia mogą rzutować równolegle na cło, VAT i akcyzę, a także na ocenę należytej staranności.

Podstawy prawne i tryb czynności: kontrola podatkowa, kontrola celno-skarbowa, postępowanie

Źródłem uprawnień organu do prowadzenia czynności dowodowych, w tym przesłuchań, jest co do zasady Ordynacja podatkowa, a w przypadku kontroli prowadzonej przez KAS także ustawa o Krajowej Administracji Skarbowej. W praktyce przesłuchania mogą być prowadzone w reżimie:

• kontroli podatkowej (Ordynacja podatkowa, dział VI),
• kontroli celno-skarbowej prowadzonej przez naczelnika urzędu celno-skarbowego (ustawa o KAS),
• postępowania podatkowego (Ordynacja podatkowa, dział IV),
• postępowania karnego skarbowego, jeżeli organ uruchomi wątek represyjny (Kodeks karny skarbowy oraz Kodeks postępowania karnego w zakresie stosowanym odpowiednio).

Dla firmy kluczowe jest ustalenie, w jakim trybie wzywana jest dana osoba i jaki ma status: świadek, strona, pełnomocnik, czy osoba podejrzana. Uwaga: w czynnościach na gruncie Ordynacji podatkowej organ co do zasady przesłuchuje stronę w ramach wyjaśnień (a nie „zeznań świadka”), natomiast świadków przesłuchuje w trybie dowodowym. Status podejrzanego występuje w postępowaniu karnym skarbowym. Od tego zależą pouczenia, zakres obowiązku mówienia prawdy oraz uprawnienia do odmowy odpowiedzi.

Prawa i obowiązki osoby przesłuchiwanej oraz firmy

Obowiązek współdziałania z organem nie oznacza obowiązku „dostarczania” organowi narracji. Osoba przesłuchiwana powinna znać swoje podstawowe uprawnienia procesowe, a firma powinna zapewnić zgodność działań z wewnętrznymi procedurami i ochroną informacji.

Obowiązki

• Stawiennictwo na wezwanie w terminie i miejscu wskazanym przez organ (z zastrzeżeniem usprawiedliwienia nieobecności).
• W przypadku przesłuchania w charakterze świadka: składanie zeznań zgodnych z prawdą w zakresie objętym obowiązkiem zeznań oraz podpisanie protokołu albo wskazanie zastrzeżeń. W przypadku strony: składanie wyjaśnień zgodnie ze stanem faktycznym, z uwzględnieniem uprawnień do odmowy odpowiedzi w przewidzianych prawem sytuacjach.
• Okazanie dokumentów, jeżeli wezwanie dotyczy ich przedłożenia lub identyfikacji.

Prawa

• Prawo do informacji o charakterze czynności i pouczeń co do praw i obowiązków.
• Prawo do korzystania z pełnomocnika, w tym do wsparcia profesjonalnego (w zakresie dopuszczalnym dla danej roli procesowej).
• Prawo zgłaszania sprostowań i uzupełnień protokołu.
• Prawo odmowy odpowiedzi na pytanie w zakresie, w jakim mogłoby to narazić na odpowiedzialność karną (w tym karną skarbową) osobę przesłuchiwaną lub osoby jej najbliższe (zakres i tryb zależą od podstawy prawnej oraz statusu).

Wątek odpowiedzialności członków zarządu jest praktycznie istotny: zeznania mogą stać się podstawą do przypisania winy w k.k.s. lub do zarzutu braku należytej staranności w nadzorze nad rozliczeniami. Z perspektywy ciągłości działania firmy ryzykiem są także zabezpieczenia, blokady rozliczeń, a w niektórych sprawach zatrzymania towaru.

Protokół przesłuchania: co sprawdzić i jakie błędy kosztują najwięcej

Protokół jest dokumentem urzędowym, który później „żyje własnym życiem” w aktach. To nie rozmowa korytarzowa, lecz materiał dowodowy. Najczęstsze ryzyka po stronie firmy wynikają z: niedokładnego odzwierciedlenia wypowiedzi, skrótów myślowych, nieprecyzyjnych dat i kwot oraz wniosków sugerowanych przez pytającego.

Rekomendowane działania przy protokole:

1. Uważna weryfikacja zgodności protokołu z wypowiedzią przed podpisem, w tym nazw kontrahentów, numerów dokumentów, dat, warunków dostaw i roli podmiotów.
2. Doprecyzowanie sformułowań typu „wydaje mi się”, „zawsze”, „na pewno”, jeżeli nie wynikają z wiedzy własnej lub dokumentów.
3. Dodanie zastrzeżeń lub uzupełnień, gdy protokół nie oddaje sensu wypowiedzi.
4. Unikanie odpowiedzi wykraczających poza pytanie, zwłaszcza interpretacji prawnych, ocen intencji lub spekulacji.

Przygotowanie firmy do przesłuchania: praktyczna checklista compliance

Skuteczne przygotowanie nie polega na „ćwiczeniu zeznań”, tylko na uporządkowaniu faktów i dokumentów oraz ustaleniu, kto ma wiedzę źródłową. Dla wielu organizacji przesłuchanie jest testem jakości compliance i obiegu informacji.

• Mapowanie procesu: kto odpowiada za import/eksport, kto ustala klasyfikację CN, kto akceptuje faktury, kto weryfikuje pochodzenie i warunki dostawy.
• Przegląd kluczowych dokumentów: zgłoszenia celne, faktury, packing list, dokumenty transportowe, umowy, korespondencja handlowa, kalkulacje wartości celnej, wiążące informacje taryfowe/pochodzeniowe (jeżeli są).
• Ustalenie jednolitego kanału komunikacji z organem i wewnętrznej procedury eskalacji ryzyk do zarządu.
• Weryfikacja, czy w sprawie mogą pojawić się elementy k.k.s. (np. zaniżenie wartości celnej, błędna klasyfikacja, nieprawidłowe zwolnienia akcyzowe) i jak to wpływa na strategię procesową.

W wielu przypadkach punktem wyjścia jest właściwe rozpoznanie reżimu, w jakim działa organ, w tym czy chodzi o kontrolę celno-skarbową, oraz jakie konsekwencje może mieć zakres żądanych informacji dla całej grupy kapitałowej.

Ryzyka biznesowe: czas, koszty, reputacja i odpowiedzialność osobista

Fakty: przesłuchania mogą wydłużać czas kontroli i często zapowiadają spór co do ustaleń. Mogą też prowadzić do dalszych czynności: oględzin, zabezpieczeń, przesłuchań kolejnych osób lub wszczęcia postępowania podatkowego.

Opinia (zależna od stanu faktycznego): największe ryzyko powstaje wtedy, gdy firma deleguje do przesłuchania osobę bez wiedzy źródłowej albo gdy w organizacji nie ma spójnej dokumentacji dla obszarów wrażliwych (wartość celna, pochodzenie, usługi okołotransakcyjne, opłaty licencyjne). Kosztami są nie tylko potencjalne doszacowania i odsetki, ale też czas kluczowych pracowników, zakłócenia w łańcuchu dostaw i ryzyko reputacyjne, zwłaszcza gdy wątek staje się publiczny.

Wsparcie pełnomocnika i organizacja udziału w czynnościach

Udział pełnomocnika porządkuje komunikację, pomaga pilnować granic pytań i zabezpiecza interes firmy na etapie protokołu. W praktyce doradztwo obejmuje także przygotowanie dokumentów i scenariuszy odpowiedzi zgodnych z faktami, a nie „wersją optymalną”. Kopeć & Zaborowski wspiera firmy w organizacji udziału w czynnościach, analizie ryzyk oraz przygotowaniu strategii na etapie kontroli i ewentualnego sporu, a w kolejnych krokach sprawę prowadzi KKZ zgodnie z reżimem właściwym dla danego postępowania.

Materiał informacyjny, nie stanowi porady prawnej.

FAQ: przesłuchania w trakcie kontroli

Czy pracownik musi stawić się na przesłuchanie?

Co do zasady tak, jeżeli został prawidłowo wezwany przez organ. Nieobecność wymaga usprawiedliwienia zgodnie z treścią wezwania i przepisami właściwymi dla trybu czynności.

Czy na przesłuchaniu można odmówić odpowiedzi na pytanie?

Tak, w określonych sytuacjach. Najczęściej dotyczy to pytań, których odpowiedź mogłaby narazić osobę przesłuchiwaną lub osoby jej najbliższe na odpowiedzialność karną (w tym karną skarbową). Zakres uprawnienia zależy od statusu osoby i podstawy prawnej czynności.

Czy należy podpisywać protokół, jeśli zawiera błędy?

Nie powinno się podpisywać protokołu bez weryfikacji. Należy żądać sprostowań lub dopisać zastrzeżenia i uzupełnienia przed złożeniem podpisu, tak aby dokument odzwierciedlał rzeczywistą wypowiedź. Jeżeli organ nie uwzględni zmian, można odmówić podpisu lub podpisać protokół z wyraźnie wpisanymi zastrzeżeniami (w zależności od trybu czynności i praktyki organu).

Czy przesłuchanie oznacza, że sprawa trafi do k.k.s.?

Nie zawsze. Przesłuchanie jest typową czynnością dowodową w kontroli i postępowaniu. Może jednak sygnalizować, że organ bada elementy potencjalnie kwalifikowane jako naruszenia, dlatego warto ocenić ryzyko k.k.s. na wczesnym etapie.

Kto w firmie powinien iść na przesłuchanie: księgowość, logistyka, zarząd?

Powinna to być osoba z wiedzą źródłową o faktach, o które pyta organ, oraz z dostępem do dokumentów. W sprawach o podwyższonym ryzyku odpowiedzialności osobistej często konieczne jest wsparcie pełnomocnika i wcześniejsze ustalenie zakresu informacji.

Czy organ może pytać o ustalenia wewnętrzne firmy i korespondencję?

Organ może żądać informacji i dokumentów istotnych dla sprawy, ale zakres żądań powinien pozostawać związany z przedmiotem kontroli lub postępowania. W praktyce każdorazowo trzeba ocenić podstawę prawną i proporcjonalność żądania, a także ewentualne ograniczenia wynikające z tajemnic prawnie chronionych (np. tajemnicy zawodowej) oraz ochrony danych.

Bibliography

[1] Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. 2025 poz. 111, ze zm.).

[2] Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1222, ze zm.).

[3] Ustawa z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. 2024 poz. 628, ze zm.).

[4] Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego (t.j. Dz.U. 2025 poz. 46, ze zm.).

W sprawach, w których przesłuchanie może wpłynąć na wynik kontroli i odpowiedzialność osób zarządzających, zasadne jest zlecenie przeglądu protokołów i przygotowania do czynności w oparciu o dokumenty i stan faktyczny, dlatego warto Skontaktuj się z nami.