Przesłuchanie księgowej / działu finansów: zakres odpowiedzialności, typowe obszary pytań i dokumenty do przygotowania

11.05.2026

Przesłuchanie księgowej lub pracownika działu finansów to czynność procesowa albo kontrolna, w której organ ustala fakty dotyczące rozliczeń podatkowych, obiegu dokumentów, akceptacji transakcji i podziału odpowiedzialności w firmie. W praktyce taka czynność pojawia się najczęściej w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, postępowania karnego skarbowego albo gdy trwa kontrola celno-skarbowa. Dla zarządu nie jest to wyłącznie kwestia operacyjna. To obszar ryzyka prawnego, finansowego i reputacyjnego, który może wpływać na odpowiedzialność spółki oraz osób pełniących funkcje kierownicze.

Znaczenie ma nie tylko to, co zostanie powiedziane, ale również kto odpowiada, na jakiej podstawie i czy wypowiedź jest spójna z dokumentami. W sprawach celno-skarbowych organy badają zwykle nie pojedynczy dokument, lecz cały mechanizm działania przedsiębiorstwa: kto zlecał płatności, kto akceptował faktury, kto weryfikował kontrahenta i czy w firmie działały realne procedury zgodności.

Zakres odpowiedzialności księgowej i działu finansów

Zakres odpowiedzialności zależy od stanu faktycznego, struktury firmy oraz rzeczywistego podziału obowiązków. Faktem jest, że sama funkcja księgowa nie przesądza automatycznie o odpowiedzialności za całokształt rozliczeń. Organ zwykle bada:

• zakres obowiązków wynikający z umowy o pracę, kontraktu lub regulaminu,
• uprawnienia do akceptacji dokumentów i przelewów,
• dostęp do systemów finansowo-księgowych,
• udział w kontakcie z kontrahentami i doradcami,
• wiedzę o rzeczywistym przebiegu transakcji.

W praktyce należy odróżnić odpowiedzialność za techniczne księgowanie od odpowiedzialności za decyzje biznesowe. Jeżeli dział finansów księgował dokumenty na podstawie zatwierdzeń pochodzących od innych osób, ma to istotne znaczenie dowodowe. Z drugiej strony, jeśli pracownik wiedział o oczywistych nieprawidłowościach i mimo tego uczestniczył w rozliczeniach, ryzyko rośnie, także na gruncie Kodeksu karnego skarbowego [1].

Opinią, a nie faktem uniwersalnym, jest założenie, że odpowiedzialność zawsze „spada” na księgowość. W wielu sprawach kluczowe decyzje należą do zarządu, dyrektora finansowego, właściciela lub osób odpowiedzialnych za zakupy, logistykę i sprzedaż. Organ będzie więc odtwarzał rzeczywisty łańcuch decyzyjny, a nie tylko formalny schemat organizacyjny.

Najczęstsze obszary pytań podczas przesłuchania księgowej lub działu finansów

Pytania zwykle nie dotyczą wyłącznie ksiąg. Ich celem jest ustalenie, czy firma dochowała należytej staranności i czy rozliczenia odpowiadały rzeczywistym zdarzeniom gospodarczym.

Pytania o dokumenty i przebieg transakcji

• kto dostarczał faktury i inne dokumenty do księgowania,
• czy dokumenty były weryfikowane formalnie i merytorycznie,
• czy istniały dowody wykonania usługi lub dostawy towaru,
• kto potwierdzał odbiór towaru, wykonanie usługi albo zgodność ceny,
• czy występowały korekty, duplikaty, płatności gotówkowe lub transakcje nietypowe.

Pytania o kontrahentów i należytą staranność

• czy sprawdzano status podatkowy kontrahenta,
• czy weryfikowano rachunki bankowe, adresy i reprezentację,
• czy pojawiały się sygnały ostrzegawcze, na przykład presja czasu, brak kontaktu operacyjnego, niestandardowe warunki płatności,
• kto podejmował decyzję o rozpoczęciu współpracy.

Pytania o procedury wewnętrzne i obieg informacji

• czy firma miała procedury akceptacji kosztów i płatności,
• czy pracownicy byli szkoleni z ryzyk podatkowych i celno-skarbowych,
• jak wyglądał podział kompetencji między księgowością, zakupami, sprzedażą i zarządem,
• czy zgłaszano wątpliwości i jak były rozstrzygane.

Jakie dokumenty przygotować przed przesłuchaniem?

Przygotowanie nie powinno oznaczać „tworzenia wersji zdarzeń”, lecz uporządkowanie faktów i dokumentów. To ważne zarówno dla ochrony pracownika, jak i dla interesu spółki.

1. Zakres obowiązków, pełnomocnictwa, regulaminy i schemat organizacyjny.
2. Procedury obiegu dokumentów, akceptacji wydatków, weryfikacji kontrahentów i płatności.
3. Umowy z kontrahentami, zamówienia, potwierdzenia dostaw, protokoły odbioru, korespondencję e-mail.
4. Faktury, korekty, potwierdzenia przelewów, wyciągi bankowe, zapisy w systemie finansowo-księgowym.
5. Dokumenty dotyczące dostępu do systemów, logowań i historii akceptacji.
6. Notatki służbowe, zgłoszenia wątpliwości, wewnętrzne alerty compliance.

W przypadku większych organizacji warto sprawdzić, czy poszczególne działy dysponują spójnym zestawem dokumentów. Rozbieżności między księgowością, zakupami i zarządem są częstym źródłem problemów dowodowych. Z perspektywy biznesowej przekłada się to na dłuższy czas postępowania, większe koszty obsługi sprawy i trudniejsze zarządzanie kryzysem.

Prawa i obowiązki osoby przesłuchiwanej

Podstawa prawna zależy od rodzaju postępowania. W postępowaniu podatkowym zastosowanie mają przepisy Ordynacji podatkowej [2]. W kontroli celno-skarbowej znaczenie ma ustawa o Krajowej Administracji Skarbowej [3]. W sprawach o charakterze karnym skarbowym stosuje się Kodeks karny skarbowy oraz odpowiednio Kodeks postępowania karnego [1], [4].

Co do zasady osoba przesłuchiwana ma obowiązek mówić prawdę co do faktów, które pamięta i zna z własnej pracy. Nie powinna zgadywać, dopowiadać ani interpretować dokumentów poza zakresem swojej wiedzy. Jeżeli nie pamięta konkretnej okoliczności, bezpieczniejsze jest jasne wskazanie braku pamięci niż składanie kategorycznych, lecz niepewnych twierdzeń.

W określonych przypadkach mogą istnieć uprawnienia do odmowy odpowiedzi na pytanie, zwłaszcza gdy odpowiedź mogłaby narazić daną osobę lub osobę najbliższą na odpowiedzialność za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe. Każdorazowo wymaga to oceny konkretnego stanu faktycznego i podstawy prawnej.

Ryzyka dla firmy i zarządu

Przesłuchanie pracownika finansów często uruchamia szerszą analizę. Organ może porównać zeznania z dokumentami, danymi bankowymi, JPK, korespondencją i zapisami systemowymi. Jeżeli wykryje niespójności, skutki mogą obejmować:

• zakwestionowanie prawa do odliczenia VAT lub rozpoznania kosztów uzyskania przychodów,
• określenie albo ustalenie zobowiązań podatkowych i naliczenie odsetek za zwłokę,
• nałożenie sankcji, jeżeli przewidują je przepisy szczególne,
• wszczęcie postępowania karnego skarbowego wobec osób odpowiedzialnych,
• szkody reputacyjne i utratę zaufania partnerów finansujących.

W firmach o rozproszonej strukturze szczególnie istotne jest wykazanie, że zarząd wdrożył realne mechanizmy nadzoru. Samo posiadanie procedur „na papierze” zwykle nie wystarcza, jeśli praktyka operacyjna była inna.

Jak przygotować firmę do przesłuchania pracowników finansowych?

Najbardziej użyteczne jest wcześniejsze uporządkowanie procesów, zanim pojawi się spór. Obejmuje to audyt obiegu dokumentów, przegląd matrycy odpowiedzialności i test procedur należytej staranności. W razie wszczęcia czynności organu potrzebna jest szybka koordynacja między zarządem, działem prawnym, HR i finansami.

W praktyce warto ustalić:

• kto odpowiada za kontakt z organem,
• jak zabezpieczyć dokumenty i dane elektroniczne,
• jak odtworzyć ścieżkę decyzyjną dla kluczowych transakcji,
• jak przygotować pracowników do rzeczowego przedstawienia faktów bez spekulacji.

Materiał informacyjny, nie stanowi porady prawnej. Gdy przesłuchanie księgowej lub działu finansów może wpływać na odpowiedzialność spółki, członków zarządu albo kluczowych pracowników, zasadna jest wcześniejsza analiza dokumentów i przebiegu procesów z perspektywy dowodowej oraz ryzyka sankcyjnego, dlatego w razie potrzeby wsparcia przy sprawach, których przedmiotem jest kontrola celno-skarbowa, warto przeprowadzić indywidualną ocenę sytuacji z udziałem ekspertów Kopeć & Zaborowski, a następnie skontaktuj się z nami.

FAQ – przesłuchanie księgowej / działu finansów

Czy księgowa odpowiada za każdą nieprawidłowość podatkową w firmie?

Nie. Odpowiedzialność zależy od faktycznego zakresu obowiązków, wiedzy o transakcji i roli w podejmowaniu decyzji. Samo księgowanie dokumentów nie zawsze oznacza odpowiedzialność za ich merytoryczną prawidłowość.

Czy przed przesłuchaniem można przejrzeć dokumenty?

Co do zasady tak, jeśli ma to służyć odświeżeniu pamięci i uporządkowaniu faktów. Nie powinno to prowadzić do uzgadniania nieprawdziwej wersji wydarzeń.

Jakie pytania pojawiają się najczęściej?

Najczęściej dotyczą obiegu faktur, akceptacji płatności, weryfikacji kontrahentów, rzeczywistego wykonania usług lub dostaw oraz tego, kto podejmował decyzje biznesowe.

Czy pracownik działu finansów może odmówić odpowiedzi?

W niektórych sytuacjach tak, zwłaszcza gdy odpowiedź mogłaby narazić jego lub osobę najbliższą na odpowiedzialność karną albo karną skarbową. Wymaga to oceny podstawy prawnej i konkretnego stanu faktycznego.

Czy niespójne wyjaśnienia pracowników zwiększają ryzyko dla zarządu?

Tak. Organ może uznać je za sygnał braku nadzoru, pozorności procedur lub próbę ukrycia rzeczywistego mechanizmu działania. To zwiększa ryzyko podatkowe i osobiste dla osób zarządzających.

Jakie dokumenty mają największe znaczenie dowodowe?

Najczęściej umowy, zamówienia, faktury, potwierdzenia dostaw i płatności, korespondencja e-mail, logi systemowe oraz dokumenty pokazujące, kto i kiedy akceptował transakcje.

Bibliografia

[1] Ustawa z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 628 ze zm.

[2] Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.

[3] Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 135 ze zm.

[4] Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 46 ze zm.

[5] Ministerstwo Finansów, „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”, 25 kwietnia 2018 r.