Przesłuchanie w trakcie kontroli celno-skarbowej: przebieg, prawa, obowiązki i przygotowanie

01.05.2026

Przesłuchanie w trakcie kontroli celno-skarbowej to czynność dowodowa, w ramach której organ zbiera zeznania, wyjaśnienia i informacje istotne dla ustalenia stanu faktycznego sprawy, w szczególności w zakresie rozliczeń podatkowych, obrotu towarowego, dokumentacji księgowej oraz odpowiedzialności osób działających w imieniu przedsiębiorcy. Dla firmy nie jest to wyłącznie formalność. Sposób przygotowania do przesłuchania może wpływać na ryzyko podatkowe, karne skarbowe, reputacyjne i organizacyjne [1][2][3].

W praktyce przesłuchanie może dotyczyć członka zarządu, pracownika, pełnomocnika, księgowego albo innej osoby posiadającej wiedzę o działalności przedsiębiorstwa. W zależności od stanu faktycznego zastosowanie znajdują przepisy ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, Ordynacji podatkowej, a w określonych sytuacjach także Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego skarbowego [1][2][4][5]. Materiał ma charakter informacyjny, nie stanowi porady prawnej.

Przesłuchanie podczas kontroli celno-skarbowej – kiedy i kogo może dotyczyć?

Kontrola celno-skarbowa obejmuje m.in. przestrzeganie przepisów prawa podatkowego, prawa celnego, przepisów dewizowych oraz związanych z urządzaniem i prowadzeniem gier hazardowych [1]. Jeżeli organ uzna, że dla wyjaśnienia sprawy potrzebne są informacje od konkretnych osób, może wezwać je do złożenia zeznań albo wyjaśnień zgodnie z właściwymi przepisami proceduralnymi [2][4].

Najczęściej przesłuchiwane są:

• osoby reprezentujące spółkę, w tym członkowie zarządu,
• pracownicy działów finansowych, księgowych i zakupowych,
• osoby odpowiedzialne za logistykę, import, eksport i cło,
• kontrahenci lub byli pracownicy, jeśli dysponują wiedzą o transakcjach.

Z perspektywy biznesowej znaczenie ma nie tylko zakres pytań, ale też to, czy wypowiedzi danej osoby mogą zostać później wykorzystane w postępowaniu podatkowym albo karnym skarbowym. To szczególnie istotne dla zarządu, ponieważ nieprecyzyjne lub sprzeczne odpowiedzi mogą zwiększyć ryzyko osobistej odpowiedzialności.

Jak wygląda przebieg przesłuchania w trakcie kontroli celno-skarbowej?

Co do zasady przesłuchanie poprzedza wezwanie, w którym organ wskazuje termin, miejsce oraz charakter czynności [2]. Osoba wezwana powinna zostać pouczona o swoich prawach i obowiązkach. Z przesłuchania sporządza się protokół, z którym należy zapoznać się przed podpisaniem. W praktyce właśnie protokół staje się później jednym z kluczowych dokumentów w sprawie.

Typowy przebieg czynności

1. doręczenie wezwania lub zawiadomienie o terminie,
2. ustalenie tożsamości osoby przesłuchiwanej,
3. pouczenie o prawach i obowiązkach,
4. zadawanie pytań przez organ,
5. złożenie oświadczeń i ewentualnych zastrzeżeń,
6. odczytanie albo udostępnienie protokołu do zapoznania się oraz jego podpisanie.

Warto odróżnić przesłuchanie od zwykłego składania wyjaśnień czy przedstawiania dokumentów. Każda z tych czynności może mieć odmienny charakter dowodowy i rodzić różne skutki procesowe. Dlatego firma powinna wcześniej ustalić, kto faktycznie posiada wiedzę o danym obszarze działalności.

Prawa osoby przesłuchiwanej i obowiązki wobec organu

Osoba przesłuchiwana nie jest pozbawiona ochrony procesowej. Zakres uprawnień zależy od jej statusu i rodzaju postępowania, ale w praktyce najczęściej znaczenie mają następujące kwestie:

• prawo do uzyskania informacji o charakterze czynności,
• prawo do udziału pełnomocnika, jeżeli przepisy na to pozwalają i charakter czynności tego nie wyklucza,
• prawo do zgłaszania uwag do protokołu,
• prawo do odmowy zeznań albo odmowy odpowiedzi na pytanie w przypadkach przewidzianych przez ustawę,
• obowiązek stawiennictwa, jeśli wezwanie zostało doręczone prawidłowo,
• obowiązek mówienia prawdy, gdy dana osoba występuje jako świadek i nie zachodzą ustawowe podstawy odmowy [2][4].

W praktyce szczególne znaczenie mają trzy wyjątki. Po pierwsze, osoba najbliższa może odmówić zeznań na zasadach wynikających z przepisów procesowych [4]. Po drugie, świadek może odmówić odpowiedzi na pytanie, jeżeli odpowiedź mogłaby narazić jego lub osobę dla niego najbliższą na odpowiedzialność za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe [4][5]. Po trzecie, tajemnice prawnie chronione, w tym zawodowe, mogą ograniczać zakres przekazywanych informacji, chyba że ustawa stanowi inaczej [4].

Najważniejsze ryzyka dla firmy i zarządu

Przesłuchanie bywa traktowane jako techniczny etap kontroli. To błąd. Wypowiedzi złożone podczas czynności mogą wpływać na:

• wynik kontroli i późniejsze ustalenia podatkowe,
• nałożenie dodatkowych zobowiązań, odsetek albo sankcji przewidzianych przepisami,
• wszczęcie postępowania karnego skarbowego,
• ocenę należytej staranności w organizacji procesów wewnętrznych,
• odpowiedzialność członków zarządu za nadzór i obieg informacji.

Z punktu widzenia compliance największe zagrożenia wynikają zwykle z rozbieżności między dokumentami a wypowiedziami pracowników, braku spójnych informacji o procesach operacyjnych oraz nieprzygotowania osób, które mają kontakt z organem. Takie niespójności mogą wydłużać kontrolę, zwiększać koszty obsługi i utrudniać obronę.

Jak przygotować firmę i pracowników do przesłuchania?

Przygotowanie nie powinno polegać na tworzeniu gotowych odpowiedzi. Celem jest uporządkowanie faktów, dokumentów i odpowiedzialności. Dobre przygotowanie obejmuje zarówno warstwę prawną, jak i organizacyjną.

Rekomendowane działania przed przesłuchaniem

• przegląd dokumentacji dotyczącej transakcji, rozliczeń i obiegu akceptacji,
• ustalenie, kto faktycznie posiada wiedzę o poszczególnych procesach,
• weryfikacja spójności danych w księgach, umowach, korespondencji i systemach,
• analiza ryzyk karnych skarbowych oraz ryzyk dla członków zarządu,
• przygotowanie osoby przesłuchiwanej do sposobu odpowiadania na pytania w granicach faktów,
• sprawdzenie, czy istnieją podstawy do skorzystania z ustawowych uprawnień procesowych.

W praktyce pomocny jest audyt wewnętrzny przeprowadzony jeszcze przed pierwszym przesłuchaniem. Pozwala ocenić, czy organizacja ma luki w dokumentacji, czy odpowiedzialność za procesy jest jasno przypisana i czy istnieją obszary wymagające natychmiastowej korekty. Dla dużych podmiotów znaczenie ma także koordynacja między działem prawnym, compliance, finansami i HR.

Na co zwrócić uwagę przy podpisywaniu protokołu?

Protokół z przesłuchania nie powinien być traktowany rutynowo. Należy sprawdzić, czy oddaje sens wypowiedzi, zawiera pełne odpowiedzi oraz odnotowuje zastrzeżenia i doprecyzowania. Jeżeli treść jest nieprecyzyjna, osoba przesłuchiwana powinna zgłosić uwagi przed podpisaniem [2][4].

W interesie firmy leży również zachowanie wewnętrznej dokumentacji dotyczącej przebiegu kontroli, terminów, doręczeń i przekazanych materiałów. Taka ewidencja bywa później istotna przy sporach proceduralnych i ocenie legalności działań organu.

Jeżeli przesłuchanie odbywa się w warunkach podwyższonego ryzyka dla spółki lub członków jej władz, zasadne jest wcześniejsze przeanalizowanie stanu faktycznego i przyjęcie spójnej strategii procesowej – w razie potrzeby warto skonsultować sytuację z profesjonalnym pełnomocnikiem.

FAQ – przesłuchanie w trakcie kontroli celno-skarbowej

Czy pracownik musi stawić się na przesłuchanie w trakcie kontroli celno-skarbowej?

Jeżeli został prawidłowo wezwany przez organ, co do zasady tak. Zakres obowiązków i możliwe usprawiedliwienie niestawiennictwa zależą od treści wezwania oraz okoliczności sprawy [2][4].

Czy członek zarządu może odmówić odpowiedzi na pytanie?

Tak, ale tylko w przypadkach przewidzianych prawem. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy odpowiedź mogłaby narazić jego lub osobę dla niego najbliższą na odpowiedzialność za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe [4][5].

Czy na przesłuchanie można przyjść z pełnomocnikiem?

Co do zasady udział pełnomocnika jest możliwy, ale zależy od charakteru czynności i statusu osoby przesłuchiwanej. Warto to zweryfikować przed terminem czynności na tle konkretnego postępowania [2][4].

Jakie znaczenie ma protokół z przesłuchania?

Bardzo duże. To dokument, na którym organ może opierać dalsze ustalenia. Dlatego przed podpisaniem należy sprawdzić jego zgodność z przebiegiem czynności i zgłosić uwagi, jeśli treść jest niepełna lub nieprecyzyjna [2][4].

Czy przesłuchanie może dotyczyć byłego pracownika lub kontrahenta?

Tak. Jeżeli taka osoba posiada informacje istotne dla ustalenia stanu faktycznego, organ może ją wezwać i przesłuchać zgodnie z właściwymi przepisami proceduralnymi [2][4].

Jak firma powinna przygotować się organizacyjnie do przesłuchania?

Przede wszystkim przez przegląd dokumentów, ustalenie odpowiedzialności za procesy, analizę ryzyk oraz przygotowanie osób, które mają kontakt z organem. Celem jest spójność faktów i ograniczenie błędów komunikacyjnych.

Bibliografia

[1] Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej.

[2] Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.

[3] Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.

[4] Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego.

[5] Ustawa z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy.