UI/UX, product design i stawka ryczałtu: jak KAS mapuje realny zakres prac do PKWiU i dlaczego „brak kodu” przestaje chronić przed 14%

08.04.2026

UI/UX, product design i stawka ryczałtu: jak KAS mapuje realny zakres prac do PKWiU i dlaczego „brak kodu” przestaje chronić przed 14%

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to forma opodatkowania, w której stawka podatku zależy nie od kosztów, lecz od rodzaju faktycznie wykonywanych czynności i ich kwalifikacji do właściwej kategorii usług (w praktyce często przez odniesienie do PKWiU). W obszarze UI/UX oraz product design ryzyko podatkowe wynika z tego, że zakres prac jest „mieszany” (projekt, analiza, testy, dokumentacja, czasem elementy doradcze lub IT), a organy podatkowe mogą mapować realne czynności do grupowań, które podwyższają stawkę ryczałtu, w tym do poziomu 14%.

Dlaczego UI/UX i product design są trudne dla ryczałtu

Problem nie polega na samej branży, lecz na tym, że nazwy ról („UX designer”, „product designer”) słabo opisują czynności. W praktyce w jednym kontrakcie mogą współistnieć:

• projektowanie interfejsów (makiety, design systemy, prototypy),
• badania użytkowników i testy użyteczności,
• analiza danych i wymagań (warsztaty, discovery),
• tworzenie dokumentacji dla zespołów wdrożeniowych,
• współpraca z IT przy implementacji (nadzór autorski, kryteria akceptacji),
• rekomendacje biznesowe (priorytety, roadmapa, optymalizacja konwersji).

Na gruncie ryczałtu kluczowe jest to, co podatnik realnie robi i za co wystawia wynagrodzenie. Organy nie są związane etykietą w umowie ani deklaracją „to nie jest doradztwo”. Jeżeli z opisu świadczenia, korespondencji, backlogu, raportów z badań lub artefaktów projektowych wynika charakter zbliżony do usług objętych wyższą stawką, ryzyko doszacowania rośnie.

Jak KAS „mapuje” czynności do PKWiU w praktyce

Fakty: w kontroli organy weryfikują treść czynności na podstawie dowodów (umowy, faktury, opisy na fakturach, harmonogramy, repozytoria, bilety w Jirze, dokumentacja, wyniki badań, raporty, komunikacja z klientem). Następnie porównują je do klasyfikacji statystycznych i do reguł stawek ryczałtu z ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. W ocenie organów istotne bywa, czy świadczenie ma charakter twórczy-projektowy, czy jednak analityczno-doradczy lub związany z oprogramowaniem.

Opinia (zależna od stanu faktycznego): w sprawach UI/UX częstym punktem sporu jest to, czy przeważają „usługi projektowania” (np. design, grafika, komunikacja wizualna), czy „usługi doradcze/consultingowe” albo „usługi związane z oprogramowaniem”. W ryczałcie ta granica decyduje o stawce i o ryzyku zakwestionowania rozliczeń za kilka lat wstecz.

„Brak kodu” przestaje chronić przed 14%: skąd to się bierze

W obrocie gospodarczym spotyka się podejście „nie wpisuję PKWiU na fakturze, więc trudniej to podważyć”. To założenie jest coraz słabsze. Po pierwsze, przepisy o ryczałcie nie uzależniają stawki od tego, czy podatnik poda PKWiU na fakturze, tylko od rodzaju przychodu. Po drugie, organy mogą ustalać kwalifikację na podstawie całokształtu dowodów. Po trzecie, przy usługach niematerialnych, gdzie opis jest ogólny („usługi UX”), organ może żądać doprecyzowania i sięgać do artefaktów pracy.

W kontekście ryzyka 14% istotne jest, że część usług, które przedsiębiorcy opisują jako „projektowanie produktu”, może zostać potraktowana jako kategorie objęte wyższą stawką (np. określone usługi profesjonalne, doradcze lub pokrewne). Sama nazwa „product design” nie przesądza o stawce. Przesądza zawartość świadczenia.

Trzy wyjątki, o których decydenci powinni pamiętać

Poniżej wskazano trzy praktyczne „wyjątki” (w rozumieniu sytuacji, w których typowe założenia przestają działać) istotne przy UI/UX i product design na ryczałcie:

1. Wyjątek 1: jeden kontrakt, kilka stawek – jeżeli w ramach jednego kontraktu wykonywane są różne rodzaje usług (np. projektowanie + badania + rekomendacje), organ może uznać, że przychód powinien zostać podzielony według rodzaju czynności. Jeżeli podatnik nie ma ewidencji pozwalającej przypisać wynagrodzenie do części świadczeń, rośnie ryzyko zastosowania jednej, wyższej stawki do całości.
2. Wyjątek 2: „nadzór autorski” i współpraca z zespołem IT – w praktyce wsparcie wdrożenia (ticketowanie, kryteria akceptacji, konsultacje implementacyjne) bywa kwalifikowane jako element usług związanych z oprogramowaniem lub wdrożeniem systemów informatycznych. Nawet jeśli podatnik nie programuje, zbyt głęboka ingerencja w proces wytwórczy może przesunąć ocenę charakteru usługi.
3. Wyjątek 3: „rekomendacje” i warsztaty jako doradztwo – materiały typu discovery, audyty UX, analizy konwersji, rekomendacje priorytetów lub roadmapy mogą zostać uznane za doradztwo (zwłaszcza gdy są kierowane do zarządu lub product ownerów i kończą się zaleceniami biznesowymi). Wtedy argument „to tylko design” bywa niewystarczający.

Jak ograniczyć ryzyko sporu o 14%: działania operacyjne w firmie

Z perspektywy zarządu lub właściciela kluczowe jest ograniczenie ryzyka finansowego (dopłata podatku, odsetki), czasowego (kontrola, spór) i reputacyjnego. Praktyczne działania obejmują:

• Porządek w opisach usług – opisy na fakturach i w umowach powinny oddawać realny zakres czynności, bez „worków” typu „usługi konsultingowe”, jeśli faktycznie są to prace projektowe.
• Ewidencja prac mieszanych – jeżeli w projekcie są moduły o różnym charakterze, warto rozdzielać je w harmonogramach i rozliczeniach (time tracking, zakresy etapów, protokoły odbioru).
• Dowody na przewagę komponentu projektowego – repozytoria makiet, design systemy, prototypy, dokumentacja komponentów, a także kryteria „definition of done” dla prac projektowych.
• Procedura przeglądu ryczałtu – cykliczny przegląd, czy profil usług się nie zmienił (np. więcej warsztatów strategicznych niż projektowania UI).

Kontrola i spór: co jest stawką dla firmy i zarządu

Jeżeli KAS zakwestionuje stawkę ryczałtu, typowe konsekwencje to dopłata podatku za okres wstecz, odsetki za zwłokę oraz ryzyko odpowiedzialności karnoskarbowej w przypadku spełnienia przesłanek z Kodeksu karnego skarbowego (np. złożenia nierzetelnej deklaracji), co podnosi ryzyko reputacyjne i osobiste po stronie osób decyzyjnych. Ocena zawsze zależy od dowodów i stopnia zawinienia.

W razie wszczęcia postępowania firma powinna działać metodycznie: zabezpieczyć dokumenty, uporządkować oś czasu projektu, wskazać dowody na rzeczywisty charakter usług i unikać „dorabiania” opisów po fakcie. W praktyce pomocne jest też przeprowadzenie wewnętrznego przeglądu ryzyk, podobnie jak przygotowuje się organizację na kontrolę celno-skarbową, bo standard dowodowy i sposób pracy organu w wielu obszarach jest porównywalny: liczą się dokumenty, proces i spójność.

Podsumowanie: kiedy warto eskalować temat do analizy prawno-podatkowej

UI/UX i product design nie są „automatycznie” objęte jedną stawką ryczałtu. O wyniku decyduje rozkład czynności, sposób rozliczania i dowody. W praktyce spór o 14% pojawia się częściej tam, gdzie prace obejmują elementy strategiczne, analityczne i rekomendacyjne albo silnie zahaczają o proces wytwarzania oprogramowania.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

W razie wątpliwości co do kwalifikacji usług UI/UX na ryczałcie lub przygotowania na ewentualną weryfikację organu, Kopeć & Zaborowski może pomóc w przeglądzie dokumentów i ryzyk, dlatego warto Skontaktować się z nami.

FAQ: UI/UX, product design i stawka ryczałtu

Czy nazwa stanowiska „UX designer” na umowie ma znaczenie dla stawki ryczałtu?

Ma znaczenie pomocnicze, ale nie rozstrzygające. Weryfikowany jest realny zakres czynności i dowody jego wykonania, a nie sama etykieta roli.

Czy brak PKWiU na fakturze chroni przed zakwestionowaniem stawki?

Nie. Stawka ryczałtu wynika z rodzaju przychodu i charakteru usług, a organ może to ustalać na podstawie dokumentów projektowych i komunikacji.

Co w UI/UX najczęściej „pcha” sprawę w stronę 14%?

Ryzyko rośnie przy komponentach doradczych (rekomendacje biznesowe, strategia, roadmapy), przy usługach ściśle powiązanych z procesem wytwórczym IT oraz przy braku rozdzielenia prac mieszanych w rozliczeniach.

Czy da się stosować różne stawki ryczałtu w jednym projekcie?

Bywa to możliwe, jeśli rzeczywiście wykonywane są różne rodzaje świadczeń, a podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą przypisać wynagrodzenie do poszczególnych części usług. Bez takiej ewidencji spór jest bardziej prawdopodobny.

Jakie dokumenty są najważniejsze przy obronie stawki w UI/UX?

Zwykle: umowa i załączniki zakresu, opisy na fakturach, protokoły odbioru, harmonogramy, time tracking, artefakty projektowe (makiety, design system), raporty z badań oraz korespondencja projektowa potwierdzająca charakter prac.

Czy elementy badań użytkowników zmieniają kwalifikację usługi?

Mogą. Jeśli badania są częścią procesu projektowego i kończą się rekomendacjami stricte projektowymi, ryzyko bywa mniejsze. Jeśli mają charakter audytu i zaleceń strategicznych dla biznesu, ryzyko kwalifikacji jako doradztwo wzrasta. Ocena zależy od stanu faktycznego.

Bibliography

1. Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 776 ze zm.).
2. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
3. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 628 ze zm.).
4. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) (Dz.U. z 2015 r. poz. 1676 ze zm.).