UI/UX, product design i stawka ryczałtu: jak KAS mapuje realny zakres prac do PKWiU i dlaczego „brak kodu” przestaje chronić przed 14%

29.01.2026

W branży cyfrowej coraz częściej pojawia się ten sam problem praktyczny: wykonawca świadczy usługi określane jako UI/UX, product design, projektowanie makiet i prototypów, nierzadko „zahaczając” o elementy wdrożeniowe, konsultingowe albo analityczne. Jednocześnie część wykonawców rozlicza się w formule ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, gdzie stawka podatku zależy nie od nazwy usługi na fakturze, lecz od jej kwalifikacji do odpowiedniego grupowania PKWiU.

Na tym tle utrwaliło się błędne przekonanie, że jeśli na fakturze „nie ma kodu” lub opis jest ogólny (np. „usługi projektowe”), to trudniej przypisać stawkę podwyższoną, w szczególności 14%. W praktyce kontrolnej i interpretacyjnej coraz wyraźniej widać, że brak kodu PKWiU nie stanowi tarczy ochronnej – organy badają bowiem rzeczywisty zakres świadczenia i na jego podstawie „mapują” usługę do właściwego grupowania.

Skąd bierze się 14% i dlaczego projektowanie jest szczególnie wrażliwe

Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym przewiduje różne stawki ryczałtu w zależności od rodzaju usług. Wprost wskazuje m.in., że 14% dotyczy przychodów ze świadczenia usług: w zakresie specjalistycznego projektowania (PKWiU 74.1). 

Jednocześnie PKWiU 2015 (wprowadzone rozporządzeniem Rady Ministrów) przewiduje dział 74, w którym znajduje się grupa 74.1 – usługi w zakresie specjalistycznego projektowania, a dalej m.in.: 74.10.12.0 – usługi w zakresie projektowania przemysłowego oraz 74.10.19.0 – usługi w zakresie pozostałego specjalistycznego projektowania.

W praktyce biznesowej „UI/UX” i „product design” często bywają przez rynek rozumiane szeroko: od badań i analizy potrzeb, przez architekturę informacji i projekt interfejsu, aż po przygotowanie komponentów, makiet wysokiej wierności, design systemów czy prototypów. Jeśli dominujący charakter świadczenia jest projektowy (a nie stricte programistyczny), organy mogą dążyć do kwalifikacji do PKWiU 74.1, co prowadzi do stawki 14%.

Dlaczego „brak kodu” na fakturze przestaje chronić

W postępowaniach podatkowych kluczowy jest stan faktyczny oraz możliwość jego odtworzenia z dokumentów i innych dowodów. Z perspektywy Ordynacji podatkowej organy mają obowiązek dokładnie wyjaśnić stan faktyczny (zasada prawdy obiektywnej) i mogą dopuścić jako dowód wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy (o ile nie jest sprzeczne z prawem). 

Dodatkowo, przy ustalaniu treści czynności prawnej organ podatkowy bierze pod uwagę zgodny zamiar stron i cel czynności, a nie tylko literalne brzmienie oświadczeń woli. To oznacza, że ogólnikowy opis na fakturze lub brak wskazanego kodu nie blokuje organowi drogi do rekonstrukcji, „co naprawdę było robione” – na podstawie umowy, załączników, backlogu, ticketów, repozytoriów, makiet, prototypów, korespondencji czy prezentacji. 

W praktyce oznacza to, że KAS może „zmapować” usługę do PKWiU w oparciu o dowody opisujące zakres, nawet jeśli na fakturze nie pojawia się symbol statystyczny. Z perspektywy ryczałtu liczy się realny charakter świadczenia, a nie marketingowa nazwa roli („product designer”) czy skrót „UI/UX”.

Interpretacje indywidualne: ochrona jest warunkowa i zależy od opisu

W sprawach ryczałtu podatnicy często próbują zabezpieczać się interpretacją indywidualną. Trzeba jednak pamiętać o praktycznym ograniczeniu: organy wydające interpretacje bazują na opisie wniosku i często podkreślają, że rozstrzygnięcie jest wydawane przy założeniu prawidłowości wskazanej przez wnioskodawcę klasyfikacji i że sama interpretacja nie przesądza klasyfikacji PKWiU, ani nie prowadzi postępowania dowodowego. 

W konsekwencji ochrona z interpretacji może być krucha, jeśli w toku kontroli organ uzna, że faktyczny zakres prac odbiega od opisu albo że dominujący charakter świadczenia jest inny (np. projektowy zamiast programistycznego lub odwrotnie). Kluczowe jest więc takie opisanie usługi (i takie jej wykonywanie), aby spójność stanu faktycznego była do obrony.

Jak odróżniać UI/UX i product design od innych usług dla potrzeb ryczałtu

Najczęstsze spory dotyczą tego, czy dane świadczenie ma charakter: specjalistycznego projektowania (PKWiU 74.1 → stawka 14%), czy raczej należy do usług IT, doradczych lub innych kategorii o odmiennych stawkach ryczałtu. Ustawa ryczałtowa odrębnie wskazuje też m.in. katalog usług opodatkowanych 12%, w tym wybrane usługi związane z oprogramowaniem. 

W ocenie ryzyka kluczowe jest pytanie: co jest głównym rezultatem usługi i za co faktycznie płaci nabywca? Jeśli rezultatem są makiety, prototypy, projekty interfejsów, komponenty graficzne, design systemy, identyfikacja wizualna, dokumentacja projektowa – rośnie prawdopodobieństwo kwalifikacji do PKWiU 74.1. Jeżeli natomiast dominują prace stricte wdrożeniowe (np. wytworzenie kodu, konfiguracja i rozwój oprogramowania), analiza może iść w innym kierunku – ale to wymaga bardzo uważnego opisania i udokumentowania zakresu.

Praktyczne działania, które realnie ograniczają spór o 14%

Po stronie wykonawcy (i często również zamawiającego) warto wdrożyć podejście „compliance by design” – uporządkować dokumenty i proces, zanim pojawi się kontrola. Najczęściej skuteczne są następujące rozwiązania:

1) Precyzyjna umowa i opis świadczenia – umowa powinna rozdzielać etapy, rezultaty i odpowiedzialność (np. osobno projekt, osobno konsultacje, osobno wdrożenie). Przy ryczałcie znaczenie ma to, czy usługa jest jednorodna, czy stanowi pakiet różnych świadczeń.

2) Dowody rezultatu – repozytoria makiet/prototypów, dokumentacja projektowa, protokoły odbioru, raporty z badań użyteczności, backlog i ticketing. Z punktu widzenia Ordynacji podatkowej szeroki katalog dowodów działa w dwie strony: organ może sięgać po liczne źródła, ale podatnik również może na nich budować obronę. 

3) Jednoznaczny opis na fakturze – paradoksalnie, „ogólnik” nie zawsze pomaga. W razie sporu organ i tak sięgnie do umowy i materiałów, natomiast faktura z precyzyjnym opisem może ograniczyć pole do dowolnej interpretacji, o ile jest spójna z rzeczywistą realizacją.

4) Wsparcie klasyfikacyjne – wątpliwości co do klasyfikacji można konsultować poprzez ścieżki statystyczne. Ośrodek Klasyfikacji i Nomenklatur Urzędu Statystycznego w Łodzi prowadzi procedury składania wniosków dotyczących klasyfikacji, wymagając m.in. dokładnego opisu jednej usługi oraz – w przypadku usług złożonych – wskazania czynności nadającej zasadniczy charakter. 

5) Interpretacja indywidualna jako element strategii, nie „cudowna tarcza” – interpretacja może chronić, ale tylko w granicach opisanego stanu faktycznego i przy założeniach wskazanych w rozstrzygnięciu (w tym często przy założeniu poprawnej klasyfikacji). 

Jak kancelaria może pomóc: od audytu ryzyka do obrony w sporze

W sytuacjach, w których stawką jest ryzyko wejścia w 14% dla usług z obszaru UI/UX i product design, praktyka pokazuje, że kluczowe są: prawidłowe opisanie świadczeń, spójność dokumentów oraz przygotowanie materiału dowodowego jeszcze przed pierwszym pismem z organu. Kancelaria Kopeć & Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni może wesprzeć przedsiębiorców w audycie umów i modeli rozliczeń, przygotowaniu bezpiecznych opisów usług, opracowaniu strategii klasyfikacyjnej oraz w prowadzeniu korespondencji i sporów z organami podatkowymi – tak, aby ryzyko „przemapowania” usługi do PKWiU 74.1 było zarządzane, a nie zaskakujące.

Wnioski: kluczowe jest to, co faktycznie powstaje, a nie jak usługa jest nazwana

W realiach gospodarki cyfrowej nazwy ról („product designer”, „UX consultant”) i skrótowe opisy na fakturze coraz rzadziej przesądzają o podatkach. Dla ryczałtu decyduje dominujący charakter świadczenia i jego kwalifikacja do grupowania PKWiU wskazanego w ustawie. Skoro ustawodawca wiąże stawkę 14% z PKWiU 74.1, a organy mogą rekonstruować stan faktyczny szerokim katalogiem dowodów, to strategia „bez kodu” staje się ryzykowna. Skuteczniejsza jest strategia oparta na porządku dokumentów, precyzji umów i świadomym zarządzaniu klasyfikacją.

Bibliografia

• Obwieszczenie Marszałka Sejmu RP z dnia 13 czerwca 2025 r. – tekst jednolity ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. 2025 poz. 843), w szczególności art. 12 (stawka 14% dla PKWiU 74.1). 
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU 2015) (Dz.U. 2015 poz. 1676) – schemat grupowań dla działu 74 i grupy 74.1. 
• Obwieszczenie Marszałka Sejmu RP z dnia 23 grudnia 2024 r. – tekst jednolity ustawy Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2025 poz. 111), w szczególności art. 122, art. 180 oraz art. 199a. 
• Ośrodek Klasyfikacji i Nomenklatur Urzędu Statystycznego w Łodzi – informacje o trybie składania wniosków klasyfikacyjnych (wymóg opisu jednej usługi i wskazania czynności nadającej zasadniczy charakter w usługach złożonych). 
• Przykładowa praktyka interpretacyjna: interpretacja indywidualna wskazująca na wydanie rozstrzygnięcia przy założeniu poprawności klasyfikacji PKWiU i bez prowadzenia postępowania dowodowego.