Współpraca KAS z organami celno-skarbowymi innych państw – jak wygląda wymiana informacji w ramach kontroli transgranicznych?

26.03.2026

Wymiana informacji w kontrolach transgranicznych to formalny proces współpracy administracyjnej, w którym Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) przekazuje i pozyskuje dane od zagranicznych organów celnych i skarbowych w celu weryfikacji rozliczeń, przepływu towarów oraz prawidłowości stosowania przepisów celnych i podatkowych. Dla firm oznacza to, że ryzyka w obszarze cła, VAT (w tym WNT/WDT), akcyzy czy pochodzenia towarów mogą zostać zweryfikowane na podstawie informacji z innych jurysdykcji, często szybciej i w sposób trudniejszy do przewidzenia niż w kontroli „krajowej”.

Dlaczego współpraca międzynarodowa KAS ma znaczenie dla biznesu

W praktyce gospodarczej łańcuchy dostaw i modele dystrybucji rzadko kończą się w jednym państwie. Import, eksport, odprawy w innym kraju UE, magazyny konsygnacyjne, dropshipping czy przetwarzanie uszlachetniające powodują, że organ może porównywać dane z wielu źródeł. Konsekwencje dla firmy obejmują m.in.:

• koszty finansowe (doszacowania, odsetki, sankcje administracyjne, zabezpieczenia),
• ryzyko karne skarbowe przy podejrzeniu świadomego działania,
• zakłócenie ciągłości operacji (zatrzymania towaru, weryfikacje odpraw),
• ryzyko reputacyjne w relacjach z bankami, ubezpieczycielami, kontrahentami i platformami logistycznymi.

Podstawy prawne wymiany informacji w sprawach celno-skarbowych

Wymiana informacji ma umocowanie zarówno w prawie unijnym, jak i krajowym. Najczęściej wykorzystywane podstawy obejmują:

• Unijny Kodeks Celny (rozporządzenie (UE) nr 952/2013) i akty wykonawcze – ramy dla współpracy celnej oraz kontroli po odprawie w obrocie międzynarodowym [1].
• Rozporządzenie (UE) nr 904/2010 w sprawie współpracy administracyjnej i zwalczania oszustw w dziedzinie VAT – podstawowy instrument wymiany informacji między administracjami podatkowymi w UE (zapytania, spontaniczna wymiana, Eurofisc) [2].
• Dyrektywa 2011/16/UE (DAC) o współpracy administracyjnej w dziedzinie opodatkowania – ramy wymiany informacji podatkowych, w tym automatycznej w określonych obszarach [3].
• Rozporządzenie (UE) 2018/1672 w sprawie kontroli gotówki wwożonej do Unii lub wywożonej z Unii – istotne dla kontroli przepływu gotówki i wymiany informacji między organami (w tym w kontekście przeciwdziałania praniu pieniędzy) [4].
• Ordynacja podatkowa oraz ustawa o KAS – krajowe podstawy prowadzenia czynności sprawdzających, kontroli oraz pozyskiwania i przetwarzania informacji, w tym w sprawach transgranicznych (zakres i tryb zależą od stanu faktycznego) [5][6].

Fakt: w relacjach wewnątrz UE wymiana informacji jest co do zasady bardziej sformalizowana i w wielu obszarach wsparta systemami unijnymi, natomiast w relacjach z państwami trzecimi częściej opiera się na umowach międzynarodowych oraz instrumentach współpracy celnej. Ocena: dla firm zwiększa to znaczenie spójności danych raportowanych w różnych krajach (np. faktury, zgłoszenia celne, deklaracje VAT, dokumenty transportowe).

Jak wygląda wymiana informacji w ramach kontroli transgranicznych

Współpraca może towarzyszyć różnym formom działań organów, w tym kontroli po odprawie, kontroli rozliczeń VAT, kontroli akcyzowych oraz weryfikacji pochodzenia i wartości celnej. Typowe mechanizmy to:

1) Zapytania i odpowiedzi między administracjami

Organ w Polsce może wystąpić do organu innego państwa o potwierdzenie danych dotyczących transakcji, kontrahenta, magazynowania lub transportu. Analogicznie, KAS może otrzymać zapytanie z zagranicy. Dla firmy oznacza to, że nawet bez bezpośredniego kontaktu z polskim organem, informacje z jej otoczenia biznesowego mogą „uruchomić” zainteresowanie administracji.

2) Wymiana spontaniczna (z urzędu)

Jeżeli administracja wykryje okoliczności mogące wskazywać na nieprawidłowości w innym państwie, może przekazać informacje bez formalnego wniosku. W praktyce dotyczy to m.in. karuzel VAT, zaniżania wartości celnej, błędów w klasyfikacji taryfowej lub podejrzeń nadużyć w procedurach specjalnych.

3) Wymiana automatyczna i analiza ryzyka

Część danych krąży systemowo w ramach narzędzi unijnych i jest wykorzystywana do analizy ryzyka. Firma nie zawsze ma świadomość, że rozbieżności (np. pomiędzy dokumentami przewozowymi a deklaracjami) mogą być identyfikowane przez administrację bez wszczynania klasycznej kontroli.

4) Weryfikacja dokumentów i „dowodów transakcyjnych”

W kontrolach transgranicznych kluczowe są dokumenty potwierdzające rzeczywistość dostawy lub importu, w szczególności: umowy handlowe, zamówienia, dowody transportu, potwierdzenia odbioru, korespondencja operacyjna, dowody zapłaty, specyfikacje, dokumentacja celna oraz informacje o ubezpieczeniu i frachcie. Organ może porównywać wersje dokumentów znajdujące się u różnych podmiotów w łańcuchu.

Najczęstsze obszary ryzyka identyfikowane w kontroli transgranicznej

• VAT: rozbieżności między WDT/WNT, brak należytej staranności w weryfikacji kontrahentów, nieciągłość dokumentacji transportowej, błędne stawki i miejsca opodatkowania [2][5].
• Cło: zaniżenie wartości celnej, błędna klasyfikacja taryfowa, nieprawidłowe pochodzenie (preferencje), niewłaściwe korzystanie z procedur (np. uszlachetnianie) [1].
• Akcyza: przemieszczanie wyrobów akcyzowych, ewidencje i zabezpieczenia, ryzyka w łańcuchach z udziałem składów podatkowych (zakres zależy od towaru i modelu dystrybucji).
• Ryzyka osobowe i zarządcze: decyzje o modelu rozliczeń, akceptacja praktyk dokumentacyjnych, obieg informacji w firmie, reakcja na sygnały ostrzegawcze.

Konsekwencje dla firmy i odpowiedzialność zarządu

Konsekwencje zależą od ustaleń i podstawy prawnej działania organu. Na poziomie administracyjnym mogą pojawić się: korekty rozliczeń, naliczenie odsetek, odmowa preferencji celnych, zakwestionowanie stawki VAT, a w niektórych przypadkach także zabezpieczenia na majątku. Wątek karny skarbowy jest co do zasady powiązany z oceną winy i okoliczności działania, a jego inicjowanie może być poprzedzone analizą materiału z zagranicy (to ocena, każdorazowo zależna od stanu faktycznego).

Z perspektywy zarządu istotne jest, że brak nadzoru nad procesami zgodności (compliance) w obszarze cła i podatków może prowadzić do eskalacji ryzyk finansowych i operacyjnych, w tym utraty płynności w przypadku zabezpieczeń oraz zakłócenia dostaw.

Jak przygotować firmę na kontrolę transgraniczną: działania praktyczne

Przygotowanie powinno obejmować spójność danych w wielu systemach i jurysdykcjach, a nie tylko „komplet segregatorów”. Dobre praktyki obejmują:

1. Mapowanie łańcucha dostaw (role podmiotów, Incoterms, odprawy, miejsca magazynowania, odpowiedzialność za dokumenty).
2. Test spójności danych między fakturą, zgłoszeniem celnym, dokumentem przewozowym i deklaracjami VAT (w tym korekty).
3. Weryfikację pochodzenia i klasyfikacji taryfowej dla towarów o wysokim wolumenie lub wysokim ryzyku błędu (np. elektronika, tekstylia, komponenty).
4. Procedury należytej staranności dla kontrahentów i pośredników (handlowych i logistycznych).
5. Plan reagowania na kontrolę: osoba odpowiedzialna, obieg dokumentów, zasady komunikacji, archiwizacja i „legal hold”.

Jeżeli w firmie pojawiają się sygnały ryzyka, praktycznym krokiem jest wstępna weryfikacja obszarów podwyższonego ryzyka przed formalnym wszczęciem postępowania. Więcej informacji o tym, jak wygląda kontrola celno-skarbowa i jakie obowiązki dowodowe mogą pojawić się w trakcie czynności, pozwala lepiej zaplanować zasoby i ograniczyć przestoje.

Co robić po otrzymaniu informacji o czynnościach lub zapytaniu z zagranicy

W sytuacji, gdy firma dowiaduje się o zainteresowaniu organów (np. przez kontrahenta, przewoźnika albo w ramach wezwania), kluczowe są: zabezpieczenie dokumentów, kontrola wersji i spójności danych, ustalenie jednego kanału komunikacji oraz ocena, czy sprawa dotyczy wyłącznie obszaru administracyjnego, czy może eskalować do odpowiedzialności karnej skarbowej. Działania powinny być proporcjonalne i oparte o stan faktyczny, ponieważ nieprzemyślane wyjaśnienia lub niekompletne dokumenty mogą zwiększyć ryzyko sporu.

Materiał informacyjny, nie stanowi porady prawnej; zastosowanie przepisów zależy od konkretnego stanu faktycznego i aktualnej praktyki organów.

W sprawach wymagających uporządkowania dokumentacji transgranicznej i oceny ryzyk związanych z wymianą informacji między administracjami, Kopeć & Zaborowski (KKZ) może wesprzeć analizę sytuacji i przygotowanie strategii działań, dlatego w razie potrzeby warto poprosić o wstępną ocenę i Skontaktuj się z nami.

Bibliografia

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013 z dnia 9 października 2013 r. ustanawiające Unijny Kodeks Celny.
2. Rozporządzenie Rady (UE) nr 904/2010 z dnia 7 października 2010 r. w sprawie współpracy administracyjnej oraz zwalczania oszustw w dziedzinie podatku od wartości dodanej.
3. Dyrektywa Rady 2011/16/UE z dnia 15 lutego 2011 r. w sprawie współpracy administracyjnej w dziedzinie opodatkowania (DAC).
4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1672 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie kontroli gotówki wwożonej do Unii lub wywożonej z Unii.
5. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.
6. Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej.