Czym jest zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach?
Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach to dokument wydawany przez właściwy organ podatkowy, który potwierdza, że na dzień jego wydania podatnik nie posiada zaległości podatkowych objętych zakresem zaświadczenia. Dokument może również wskazywać stan zaległości, jeżeli takie zaległości istnieją. Podstawą wydawania zaświadczeń przez organy podatkowe są przepisy Ordynacji podatkowej, w szczególności art. 306a i nast. tej ustawy.
W praktyce zaświadczenie pełni funkcję urzędowego potwierdzenia sytuacji podatkowej podatnika. Może dotyczyć osób fizycznych, przedsiębiorców, spółek oraz innych podmiotów, na których ciążą obowiązki podatkowe. W przypadku zaświadczeń wydawanych przez urząd skarbowy najczęściej obejmuje podatki rozliczane wobec tego urzędu, takie jak podatek dochodowy, VAT czy podatek od czynności cywilnoprawnych, w zależności od statusu podatnika i zakresu wniosku.
Zaświadczenie nie tworzy nowego prawa ani nie rozstrzyga sporu podatkowego. Potwierdza jedynie określony stan faktyczny lub prawny ustalony przez organ na podstawie posiadanych danych. Ma znaczenie dowodowe, ponieważ pochodzi od organu administracji publicznej i jest wykorzystywane w obrocie gospodarczym, postępowaniach administracyjnych, przetargach, transakcjach oraz relacjach z bankami lub kontrahentami.
Kiedy potrzebne jest zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach?
Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach jest często wymagane przy ubieganiu się o finansowanie, kredyt, leasing, dotację, udział w zamówieniu publicznym albo zawarcie istotnej umowy handlowej. Kontrahent, instytucja finansowa lub organ publiczny może żądać takiego dokumentu, aby ocenić wiarygodność podatkową podmiotu i ograniczyć ryzyko współpracy.
Dokument może być potrzebny także przy sprzedaży przedsiębiorstwa, udziałów lub zorganizowanej części przedsiębiorstwa, przy restrukturyzacji, przekształceniu spółki, zakończeniu działalności gospodarczej albo w toku czynności due diligence. W takich sytuacjach zaświadczenie pozwala zweryfikować, czy po stronie danego podmiotu nie występują zaległości, które mogłyby wpływać na ocenę ryzyka transakcyjnego.
W odniesieniu do osób prywatnych zaświadczenie może być wymagane między innymi przy określonych procedurach administracyjnych, rozliczeniach majątkowych, sprawach spadkowych, kredytowych lub przy potwierdzaniu braku zaległości wobec organów podatkowych. Zakres zastosowania zależy od celu, dla którego dokument jest składany.
Jak uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach?
Zaświadczenie wydaje właściwy organ podatkowy na wniosek zainteresowanego podmiotu. Wniosek powinien wskazywać dane podatnika, zakres żądanego zaświadczenia oraz cel jego uzyskania, jeżeli jest to wymagane dla wykazania interesu prawnego. Organ może odmówić wydania zaświadczenia w żądanym zakresie, jeżeli nie ma podstaw do potwierdzenia wskazanych okoliczności albo jeżeli przepisy nie pozwalają na udostępnienie danych danej osobie.
Zgodnie z art. 306a § 5 Ordynacji podatkowej zaświadczenie powinno zostać wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 7 dni. Jest to termin ustawowy, liczony od dnia doręczenia organowi wniosku, o ile wniosek jest kompletny i nie wymaga uzupełnienia. Za wydanie zaświadczenia co do zasady pobierana jest opłata skarbowa w wysokości 21 zł, wynikająca z ustawy o opłacie skarbowej i załącznika do tej ustawy. W konkretnych przypadkach mogą mieć zastosowanie zwolnienia z opłaty.
Wniosek można złożyć tradycyjnie we właściwym urzędzie, w tym w urzędzie skarbowym, albo elektronicznie, jeżeli dostępna jest odpowiednia usługa. Forma elektroniczna jest często wykorzystywana przez przedsiębiorców, ponieważ pozwala szybciej złożyć dokumenty i odebrać zaświadczenie bez osobistej wizyty w urzędzie. Należy jednak pamiętać, że instytucja żądająca zaświadczenia może określać własne wymagania co do formy dokumentu i daty jego wystawienia.
Na co zwrócić uwagę przy zaświadczeniu o niezaleganiu?
Zaświadczenie potwierdza stan na dzień wydania. Nie oznacza, że w przyszłości nie powstanie zaległość podatkowa ani że organ nie zakwestionuje rozliczeń podatnika w toku kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej lub postępowania podatkowego. Dokument nie zastępuje analizy prawidłowości rozliczeń podatkowych.
Istotne znaczenie ma także to, czy wobec podatnika toczą się postępowania mogące mieć wpływ na powstanie zaległości. Organ, wydając zaświadczenie, opiera się na danych dostępnych w swoich systemach oraz na ustaleniach wynikających z prowadzonych spraw. W razie zaległości dokument może wskazywać ich stan, a podatnik powinien ocenić, czy konieczna jest zapłata, złożenie korekty deklaracji, wniosek o ulgę w spłacie zobowiązań albo podjęcie działań odwoławczych.
Szybka konsultacja z prawnikiem lub doradcą podatkowym może pomóc uniknąć błędów przy składaniu wniosku, błędnej oceny treści zaświadczenia, problemów w transakcji lub ryzyka odpowiedzialności podatkowej. Ma to szczególne znaczenie, gdy zaświadczenie jest potrzebne w krótkim terminie, a w rozliczeniach podatnika występują zaległości, nadpłaty, spory z organem albo niejasności dotyczące sald.
Wsparcie kancelarii w zakresie zaświadczeń podatkowych
Wsparcie kancelarii w zakresie pomocy prawnej dotyczącej zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach obejmuje w szczególności:
- analizę, czy zaświadczenie jest wymagane w danej sprawie i jaki powinno mieć zakres,
- przygotowanie lub weryfikację wniosku o wydanie zaświadczenia,
- ustalenie właściwego organu podatkowego i trybu złożenia dokumentów,
- wyjaśnienie przyczyn wykazania zaległości podatkowej,
- wsparcie w kontaktach z urzędem skarbowym,
- analizę skutków podatkowych zaległości, nadpłat lub prowadzonych postępowań,
- przygotowanie działań naprawczych, w tym korekt deklaracji lub wniosków o ulgę w spłacie zobowiązań,
- reprezentację w sporach z organami podatkowymi.
Potrzebujesz zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach albo wyjaśnienia zaległości wykazanych przez urząd? Skontaktuj się z nami.